Una de las principales inquietudes que surgen al inicio de todo proyecto es elegir la metodología más adecuada para llevarlo adelante, ya que de la decisión que tomemos dependerá el éxito o fracaso del proyecto en ejecución. La mayoría de las empresas, en la gestión de proyectos, suelen decantarse por metodologías que son tendencias en el mercado, en lugar de analizar previamente la viabilidad de estas para resolver problemas y necesidades clave, lo que puede conducir a que se generen ciertos errores.
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La metodología scrum es una de las herramientas preferidas y más utilizadas para gestionar proyectos, pero a veces puede ser aplicada de una manera incorrecta y provocar una ejecución ineficiente. Generalmente, scrum funciona bien en lanzamientos de nuevos productos y entornos donde se maneja un alto nivel de incertidumbre, pero asimismo no es efectiva para proyectos tradicionales o muy largos, en donde el alcance a menudo está bastante definido y no está sujeto a incertidumbre.
Muchas empresas con experiencia en gestión de proyectos de metodología tradicional deciden adoptar una metodología ágil porque suponen que lograrán aumentar la eficiencia reduciendo el tiempo de desarrollo y alcanzando mejores resultados. Sin embargo, primero hay que asegurarse de que los tipos de proyectos sean compatibles con la metodología en cuestión. En este artículo, te contamos cuáles son los principales errores al implementar metodología scrum y qué hacer para evitarlos.
Existen diversos errores que puedes cometer al implementar la metodología scrum. Recordemos que scrum es una metodología ágil enfocada directamente en las tareas y en la interacción de los equipos de trabajo con los clientes, por lo que, como su nombre lo indica en inglés, scrum es una metodología de proyectos colaborativa. Sin embargo, no está exenta de errores, si no se la utiliza de la manera correcta. Veamos cuáles son los más importantes.
A menudo, los project managers dividen el plan del proyecto en distintas tareas, estiman su costo y cada uno de los integrantes del equipo comienza a trabajar en una tarea específica. Esto genera problemas de integración y silos de información, en donde los involucrados ignoran lo que está sucediendo, así como la conexión entre los distintos procesos y tareas a realizar. Normalmente, los integrantes de un equipo experimentado comienzan una tarea y hasta que no la terminan no continúan con la siguiente.
En cambio, a los miembros de un equipo amateur les suele costar mantener esta disciplina y tienden a comenzar una tarea, pero antes de culminarla inician una nueva que puede correr la misma suerte, y así sucesivamente, como si de un loop se tratara. Entonces, mantienen varias tareas en paralelo al mismo tiempo. Al final del día, la mayoría de las tareas del sprint se encuentran a medio terminar y ya ni queda tiempo para integrarlas de manera eficaz. Busca reducir la cantidad de tareas en proceso y aumentar las tareas completadas para poder avanzar.
El sprint goal es la dirección que permite a un equipo mantener el rumbo trazado para lograr el objetivo del proyecto. Cuando no hay sprint goal que dé orientación a la sucesión de tareas de un proyecto, simplemente pierdes una herramienta muy eficiente que impulsa dos valores muy apreciados de scrum: compromiso y coraje. En consecuencia, scrum se convierte en un proceso más dentro de tu empresa, al tiempo que se pierde enfoque en el valor agregado del negocio en cada incremento.
Para evitar este error, mantén desde la planificación del proyecto los objetivos y metas que deseas alcanzar y ajusta el plan para lograrlo a través de objetivos más pequeños en cada sprint.
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Otro de los errores al implementar metodología scrum en un proyecto es la asignación individual de tareas. A raíz de que los developers trabajan de forma individual en distintas tareas hasta que las completan, y luego continúan con otra actividad, puede generar falta de integración, silos y posibles inconvenientes de dependencias.
Entonces, se termina produciendo una paradójica baja en la colaboración en una metodología que justamente se caracteriza por ser colaborativa. La única alternativa para eliminar este error es reducir la carga de trabajo. De esta forma, se reduce también el tiempo de entrega de las tareas y el progreso del proyecto sigue su curso con mayores posibilidades de alcanzar el objetivo final.
Los responsables de rendir cuentas en la metodología scrum sobre el incremento son los developers. Como no existe individualidad en el desarrollador de scrum, es probable que varios miembros del equipo de desarrollo se quejen asegurando que sobre ellos recae todo el trabajo. Sin embargo, los developers deben permitir que el equipo se autoorganice y sea capaz de resolver problemas.
Por su parte, el scrum master debe comportarse como un mediador dentro del equipo; en tanto que el product owner es el responsable de consignar la inversión que realiza cada sprint en el equipo de desarrollo a través del uso de datos. De fallar la calidad técnica del producto, el product owner se convierte en el responsable directo. Puedes evitar que todos se desentiendan de sus responsabilidades definiendo roles claros entre los integrantes del equipo, a fin de que todos sepan hasta dónde llega su campo de acción para que el trabajo sea realmente colaborativo.
Uno de los peores errores que pueden cometer los equipos de scrum es enfocarse en trabajar muchas horas en lugar de generar valor agregado. Entonces, se presentan ineficiencias, ya sea en miembros que no tienen suficiente carga de trabajo, otros que se encuentran sobrecargados o quienes tienen una carga intermedia.
El temor a la inactividad se traduce en una sobrecarga de tareas innecesarias y que no aportan valor para mantener ocupada a las personas. El problema es que cuando el trabajo a realizar es realmente necesario, los miembros del equipo pueden estar ocupándose de otras actividades, por lo que esta falta de eficiencia le estará generando pérdidas significativas. Para evitar esto, busca priorizar las tareas separando y ordenando las que son máxima prioridad de las que no lo son para avanzar en las actividades que realmente agregan valor.
Un prejuicio extendido entre los responsables de scrum es creer que los developers son profesionales técnicos, especialistas exclusivamente en programación, ingeniería en operaciones o calidad. El equipo de desarrollo tiene todos los perfiles necesarios para entregar un incremento de producto, en función de una lista de criterios que debe cumplir el producto a desarrollar, ya que no solo podría requerir un desarrollador sino perfiles multidisciplinarios que aporten colectivamente al proyecto.
Evita la idea de que los desarrolladores estarán ahí para solucionarte todos los problemas. Forma un equipo heterogéneo de gente capacitada y actualizada para avanzar rápidamente con scrum y cumplir con los objetivos del proyecto en el tiempo previsto.
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Estos fueron, en líneas generales, los principales errores al implementar metodología scrum y cómo evitarlos de manera práctica. Como habrás notado, scrum es apta para proyectos insertos en entornos de incertidumbre y que deben estar sujetos a revisión constante para evitar fallas y avanzar rápida y exitosamente hacia la etapa final.