Dentro de cualquier tipo de organización en la cual se desarrolla una actividad económica, llevar adelante una gestión de proyectos exitosa es un pilar fundamental. La tarea de gestión de proyectos ofrece una hoja de ruta para ejecutar todas las etapas del mismo de manera asertiva, con el propósito de cumplir el objetivo deseado.
Hoy te contamos cómo llevar a cabo una gestión de proyectos exitosa y también la importancia de la figura del Champion.
La gestión de proyectos se entiende como un conjunto de prácticas que implican tareas como planeamiento, organización, control y asignación de recursos, con el fin de cumplir con un objetivo propuesto dentro de un plazo determinado.
Además, es una práctica que precisa tener un líder a cargo del proyecto, para que se encargue de organizar y monitorear el proceso de ejecución, que, en general, se divide en etapas.
Teniendo en cuenta lo anterior, se destaca que el propósito principal de la gestión de proyectos es garantizar que los proyectos se lleven a cabo de manera eficiente y efectiva en pos del objetivo final.
<<<Gestión de proyectos vs. gestión de trabajo. ¿Cuál es la diferencia?>>>
Alcanzar una gestión de proyectos exitosa, requiere considerar determinadas variables que, sin dudas, van a marcar la diferencia para lograr el éxito. Aquí compartimos un listado de 7 claves sólidas:
Definir alcance del proyecto
Es imprescindible determinar claramente los objetivos del proyecto. Entender claramente qué es lo que se quiere lograr o investigar. Hacer preguntas sobre qué, cómo, de qué manera, en cuánto tiempo, etc. Esto es muy importante para focalizar los esfuerzos en tareas que realmente sumen al cumplimiento del objetivo y optimizar tiempo y recursos.
Determinar los recursos
Es preciso definir con antelación cuáles son recursos con los que se dispondrá para la gestión del proyecto en cuestión. Esto incluye recursos económicos, materiales, tecnológicos, humanos, entre otros.
Planificar el proceso de manera detallada
Un punto clave para una gestión de proyectos exitosa es desarrollar un cronograma realista donde se incluyan todas las tareas y actividades que deben llevarse a cabo para la concreción del proyecto, junto con sus responsables y los demás recursos asociados.
Facilitar una comunicación clara y continua
Que los miembros del equipo del proyecto se comuniquen de manera efectiva es indispensable para lograr una buena gestión. La comunicación efectiva ayuda a que todos los involucrados en el proyecto trabajen de manera alineada, lo cual facilita la resolución de problemas y disminuye posibles malentendidos.
<<<¿Cuáles son los principales softwares de gestión de proyectos?>>>
Dentro de la práctica de la gestión de proyectos, se pueden distinguir determinados roles con funciones particulares asociadas. En este contexto, una figura sobresaliente es el Champion. Se trata de una persona que tiene el rol de ser un promotor o impulsor del proyecto en cuestión, se encarga de defenderlo para poder lograr la aceptación del mismo al interior de la organización, para luego poder garantizar su realización de manera exitosa.
De manera más detallada, algunos roles o responsabilidades más comunes del Champion, son:
Además, es muy importante que el Champion se destaque por ser un buen comunicador y tener empatía, para que todas sus responsabilidades como impulsor del proyecto sean realmente fructíferas.
<<<Medir, controlar y mejorar: indicadores en la gestión de proyectos>>>
En conclusión, realizando una gestión de proyectos exitosa es posible asegurarse de que todo el proceso del mismo se lleve adelante de manera planificada y organizada, así luego todo eso se ve reflejado en el resultado final.
Cumplir los plazos establecidos, respetar a los líderes, cuidar los recursos, ajustarse al presupuesto y sostener una comunicación efectiva permanente, son algunas de las claves más importantes para lograr la gestión de proyectos exitosa.
¿Cómo estás gestionando los proyectos al interior de tu organización? ¿Qué podrías mejorar?
<<<Gestión de proyectos remotos: Principales desafíos a superar>>>