Aunque no existe una fórmula para lograr una dirección de proyectos exitosa, es posible aplicar algunas prácticas efectivas a fin de agilizar las etapas de un proyecto y reducir los riesgos durante su ejecución. No olvidemos que el director o project manager es el responsable de todas las actividades a realizar por el equipo a su cargo dentro de la gestión de proyectos.
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Un error o desviación durante la ejecución no es solo inoperancia o falta de conocimiento del trabajador vinculado al proyecto sino responsabilidad del líder por no planificar correctamente o efectuar una mala selección de los integrantes del equipo. Para evitar errores comunes en la dirección de proyectos durante la ejecución, en este artículo incluimos algunas recomendaciones prácticas para encarar cualquier nuevo proyecto a partir de ahora.
Para lograr que un proyecto cumpla con el alcance, el tiempo y el presupuesto, es necesario atender a ciertas prácticas efectivas que realizan los directores de proyectos más experimentados para alcanzar mejores resultados. Esta es la selección que en nuestra experiencia no puede faltar.
Durante la etapa previa a la ejecución del proyecto, conviene realizar un relevamiento en donde tendrá lugar la preparación de un kickoff, o reunión inicial destinada a funcionar como primer punto de interacción. En esta instancia, la dirección del proyecto va a definir quiénes son las personas que deberán reunirse en el kickoff para determinar si el evento es presencial o virtual. Esta etapa previa es básicamente una antesala del proyecto.
En el kickoff se realiza un panorama general sobre los objetivos del proyecto, los principales puntos a abordar y qué roles van a desempeñar los principales involucrados, ya sea como consultores o analistas dentro de ese proyecto. En ocasiones, puede ocurrir que el rol vaya a cambiar a lo largo del proyecto. Por ejemplo, un participante puede empezar cumpliendo un rol de investigador pero más adelante desempeñar el rol de ejecutor, en conjunto con el equipo. Depende de las necesidades del proyecto, por lo que es posible que la flexibilidad de los equipos permita ir mutando de rol y función.
Los roles son flexibles y variables dependiendo del proyecto. Pero en algunas circunstancias podemos encontrarnos con clientes que de pronto se resisten al cambio y se empeñan en utilizar tablas de Excel en lugar de modernizarse incorporando alguna herramienta tecnológica que agilice los procesos de cada etapa. En casos como esos, el cliente puede necesitar un acompañamiento más intensivo, por lo que el rol de analista o consultor pasará a ser el de un coach que lo ayude a gestionar más adecuadamente el cambio.
En esta etapa el objetivo principal es entender por qué las personas hacen lo que hacen y cómo obtienen ganancias. Una vez comprendido esto, habrá que replicar esta meta en todos los procesos y tareas para contribuir al objetivo mayor del proyecto. Si no se logra entender el negocio se estará mejorando un proceso que se desconoce su objetivo. El para qué de la mejora o el cambio tiene que estar orientado a mejorar la rentabilidad y a satisfacer una inquietud del cliente. Conoce en profundidad a tus clientes tanto como a tu equipo de proyecto para saber qué medidas tomar en cada caso.
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Aquí en esta instancia, el cliente deberá validar el proceso realizado por el equipo del proyecto, a fin de corroborar que se está yendo por el camino correcto o bien que son necesarias nuevas acciones y mejoras para arribar a los resultados esperados. Esta actividad está orientada además para incluir al cliente en la ejecución del proyecto para que como cliente sepa que es una parte fundamental y decisiva en el avance del proyecto, porque sin su aprobación no habrá continuidad.
De esta forma, podrás realizar ajustes en conjunto y desarrollar un producto mucho más enfocado en los requerimientos del cliente en lugar de la visión sesgada del equipo.
La dirección de proyectos es el área responsable de que un proyecto se lleve a cabo correctamente, pero no puede ejecutar todas las tareas del proyecto ya que para eso existen los distintos roles y responsabilidades. Al realizar la propia tarea de construcción del proyecto, es conveniente que la implementación del uso del proyecto sea realizada por la propia persona, ya que se aprende mucho más rápido cuando la persona realiza algo ella misma que mirando e imitando lo que hace el otro.
El aprendizaje deviene como resultado de la experiencia basada en algún tipo de conocimiento. Una demostración al cliente con el entregable permitirá afianzar el vínculo entre la organización y los clientes.
En la etapa de cierre, haciendo una retrospectiva podemos volver al principio para comprobar si lo planteado en el proyecto se cumplió o no. Esto permite identificar posibles aspectos que pueden haber quedado en el camino o desviados de su curso, para intentar cubrir todo.
Dependiendo de las industrias, la cultura o las generaciones de una empresa, hay dinámicas que son medianamente flexibles. Por ejemplo, en una industria petrolera, minera, camionera y de logística, la actividad es mucho más física, por lo que habrá más operarios hombres que mujeres. Existen ciertas cuestiones a analizar de esas industrias que tiene que ver con la cultura, tácticas, ciertas herramientas de mejora que aunque funcionen en algunas industrias no son igual de efectivas para todas.
Ante esta realidad, se debe considerar el contexto, el rango etáreo. Por tratarse de una estructura mucho más tradicional o dura es preciso aplicar herramientas más tradicionales. Por consiguiente, no se trata de tener ciertos parámetros estándar buscando que todos los proyectos encajen, sino analizar las distintas problemáticas de cada cliente, a fin de proporcionarles la solución más adecuada para resolver sus circunstancias.
Entonces, dependiendo de la cultura organizacional de una empresa, se decidirá la metodología ideal para ejecutar un proyecto sin que los participantes ni el cliente pierdan visibilidad de su progreso.
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En pocas palabras, para garantizar una efectiva dirección de proyectos, el project manager debe poder planificar en un kickoff objetivos a lograr y cada una de las actividades de cada etapa, asimismo debe elegir al equipo calificado y adecuado para ejecutar el proyecto de forma eficiente y eficaz al final del mismo. Por último, debe trabajar en conjunto con el cliente para asegurarse de entender lo que quiere y actuar en consecuencia. Mientras más se haga partícipe a los clientes de las instancias del proyecto, más precisos serán los resultados finales.