Roles y permisos en monday.com: administrá tu equipo con claridad

Los líderes de proyecto necesitan herramientas que no solo faciliten la gestión, sino que también aseguren la confidencialidad y el acceso adecuado a la información. En este contexto, los roles y permisos en monday.com se presentan como un componente esencial para cualquier organización que busque maximizar su productividad y seguridad en la gestión de proyectos.

monday.com ofrece una plataforma versátil y adaptable para la coordinación de proyectos, pero surge una pregunta clave: ¿cómo asegurarte de que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información correspondiente? La respuesta está en comprender y asignar de forma correcta los tipos de usuarios disponibles.

En este artículo, exploraremos los tipos de usuarios en monday.com, los permisos que contienen, su costo y utilidad, y cómo definirlos estratégicamente para lograr un equilibrio entre seguridad y eficiencia en proyectos colaborativos.

<<<Tipos de tableros en monday.com y sus usos estratégicos>>>

Tipos de usuarios en monday.com

monday.com categoriza a los usuarios en cuatro grupos principales: administrador, miembro, invitado y visor. Cada uno ofrece diferentes niveles de acceso y funcionalidades, asegurando que todos los involucrados en el proyecto puedan contribuir de manera eficaz sin comprometer la integridad de la información.

1. Administrador

El administrador es el rol con mayor nivel de control y responsabilidad en la cuenta. Sus principales permisos son:

• Configurar la cuenta general, incluyendo seguridad, integraciones y autenticación.

• Acceder y gestionar la facturación.

• Añadir, modificar o eliminar usuarios.

• Crear, archivar y eliminar tableros.

• Asignar roles y definir permisos específicos de cada tablero.

• Acceder a informes de actividad y auditoría.

👉 Es ideal para líderes de área, responsables de TI o quienes administran la infraestructura digital de la empresa. Un exceso de administradores puede ser riesgoso, ya que concentra demasiado poder de decisión.

2. Miembro

Los miembros son el núcleo operativo de la plataforma. Están pensados para quienes trabajan día a día dentro de los tableros.

Permisos más comunes:

• Crear y editar tableros compartidos.

• Añadir y editar elementos dentro de los tableros.

• Asignarse tareas o asignar a otros.

• Usar vistas, automatizaciones e integraciones habilitadas.

• Participar en actualizaciones y comentarios.

👉 Su utilidad radica en que tienen la libertad necesaria para avanzar con proyectos sin comprometer datos sensibles. Es el rol más frecuente y el que concentra mayor costo en las licencias.

3. Invitado

El invitado es un usuario externo que solo puede acceder a tableros específicos donde fue invitado. Es ideal para clientes, proveedores o socios que necesitan participar parcialmente en un proyecto.

Permisos:

• Visualizar y actualizar elementos únicamente en los tableros donde fue agregado.

• Interactuar mediante comentarios o adjuntar archivos.

• No puede crear nuevos tableros ni ver otros espacios de trabajo.

• No accede a la configuración de la cuenta.

👉 Este tipo de usuario tiene costo reducido (dependiendo del plan contratado), lo que lo convierte en una opción eficiente para involucrar a terceros sin sobrecargar el presupuesto.

4. Visor (Viewer)

El visor solo puede ver los tableros a los que fue invitado, sin posibilidad de realizar cambios.

Permisos principales:

• Acceso de solo lectura a tableros compartidos.

• Posibilidad de exportar información si se habilita desde la configuración.

• No puede editar, comentar ni crear contenido.

👉 Es muy útil para directivos, auditores o stakeholders que requieren mantenerse informados del progreso, pero no deben intervenir en la operación.

<<<Planificación y delegación con monday.com: Cómo preparar a tu equipo>>>

Costos asociados a los roles

monday.com estructura su modelo de precios en función del número de usuarios con licencia activa y el plan de suscripción elegido. Algunos puntos clave:

• Administradores y miembros siempre cuentan como usuarios pagos.

• Invitados suelen ser más económicos, ya que su licencia se cobra solo si acceden a múltiples tableros privados.

• Visores pueden ser gratuitos en ciertos planes, representando un ahorro considerable cuando se busca informar a directivos sin dar acceso completo.

💡 Consejo: Antes de asignar un rol, evaluá la frecuencia de uso y el retorno esperado. A veces, un invitado estratégico puede ahorrar más que convertirlo en miembro.

Cómo definir roles para mejorar la seguridad y eficiencia

Asignar roles no es solo un tema técnico: es un componente de gestión estratégica. Para sacar el máximo provecho de los permisos en monday.com, se recomienda:

1. Identificación de necesidades: Analizá qué tareas realiza cada persona y definí el nivel de acceso mínimo necesario para cumplirlas.

2. Principio de menor privilegio: No todos necesitan acceso completo. Aplicar este principio aumenta la seguridad.

3. Capacitación del equipo: Asegurate de que los usuarios conozcan el alcance de su rol y cómo usarlo correctamente.

4. Revisiones periódicas: Los proyectos evolucionan, y con ellos, los accesos. Revisa los permisos cada trimestre para evitar accesos obsoletos o riesgosos.

5. Comunicación clara: Informá a tu equipo sobre cualquier cambio en los accesos. La transparencia evita confusión y mejora la colaboración.

Maximiza el potencial de monday.com

Definir correctamente los roles y permisos no es solo una cuestión de seguridad; también es una manera de optimizar costos y agilizar la gestión. monday.com permite crear un ecosistema donde cada persona tiene el nivel de acceso justo para aportar al proyecto, sin sobrecargar la estructura ni exponer información sensible.

En definitiva:

• Los administradores establecen la base.

• Los miembros llevan adelante la operación.

• Los invitados aportan valor externo sin comprometer datos.

• Los visores permiten supervisión estratégica sin interferencia.

Al aplicar una estrategia clara de roles, no solo estarás administrando accesos: estarás potenciando la eficiencia de tu organización y garantizando que la colaboración se traduzca en resultados concretos.