Tipos de tableros en monday.com y sus usos estratégicos

La gestión de proyectos no se limita a coordinar tareas y cumplir plazos: hoy implica garantizar transparencia, fomentar la colaboración entre áreas y, al mismo tiempo, proteger la información sensible de la organización. En este escenario, monday.com se ha posicionado como una de las plataformas más completas al ofrecer tableros de trabajo que permiten adaptar la visibilidad y el nivel de seguridad según el contexto.

Comprender en qué momento usar cada tipo de tablero y cómo combinarlos resulta fundamental para transformar la manera en que los equipos trabajan. En este artículo exploraremos las particularidades de cada tipo de tablero, con ejemplos prácticos en áreas como marketing, operaciones y dirección. También veremos cómo combinarlos de manera inteligente y qué buenas prácticas aplicar para sacar el máximo provecho de la plataforma.

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Tableros principales

Los tableros principales son la base de la colaboración en monday.com. Por defecto, cualquier miembro de la cuenta tiene acceso a ellos, lo que los convierte en el espacio ideal para trabajar con transparencia y alinear a todos hacia un mismo objetivo.

Características principales

• Acceso abierto a todos los miembros de la organización.

• Promueven la visibilidad y el trabajo colaborativo.

• Ideales para proyectos que requieren coordinación general.

Usos estratégicos

• En marketing: un equipo puede planificar una campaña de principio a fin, registrando hitos, piezas de contenido, responsables y métricas de éxito. De esta manera, cada integrante sabe qué debe entregar y cuándo.

• En operaciones: permiten centralizar la información de inventarios, pedidos y logística. Esto evita confusiones entre áreas y asegura que todos manejen los mismos datos en tiempo real.

• En dirección: resultan útiles para dar seguimiento a proyectos transversales, como iniciativas de transformación digital, donde es clave que todas las áreas vean el progreso.

En definitiva, los tableros principales son el lugar donde se construye la confianza organizacional, al garantizar que la información relevante está al alcance de todos.

Tableros compartidos

Los tableros compartidos surgen como una solución intermedia: mantienen la colaboración, pero con un mayor nivel de control sobre quién puede acceder. Están diseñados para trabajar con equipos específicos o incluso con usuarios externos como agencias o proveedores.

Características principales

• Acceso restringido a los miembros invitados.

• Ideales para colaboración externa o proyectos interdepartamentales.

• Flexibilidad para compartir solo la información necesaria.

Usos estratégicos

• En marketing: un tablero compartido con una agencia externa puede centralizar el trabajo de diseño, redacción y cronogramas de publicación. Así se evitan correos dispersos y se garantiza que la agencia solo acceda a los datos relevantes.

• En operaciones: permiten gestionar proyectos que involucran a varias áreas, como la implementación de un nuevo software. Un tablero compartido entre operaciones y TI asegura coherencia sin exponer datos de toda la empresa.

• En dirección: facilitan la colaboración con consultores externos o asesores, compartiendo información puntual sin abrir el resto de los tableros de la organización.

Con este tipo de tablero, la empresa logra un equilibrio entre colaborar y proteger, algo fundamental en entornos donde intervienen múltiples actores.

Tableros privados

Los tableros privados representan el mayor nivel de confidencialidad dentro de monday.com. Solo los usuarios invitados específicamente pueden acceder, lo que los hace indispensables para manejar información sensible.

Características principales

• Totalmente restringidos: únicamente visibles para sus miembros.

• Ideales para proyectos estratégicos o datos confidenciales.

• Permiten proteger la competitividad de la empresa.

Usos estratégicos

• En marketing: sirven para planear estrategias de lanzamiento de productos antes de que la información sea pública. Solo los directores y el equipo clave participan del tablero.

• En operaciones: permiten gestionar presupuestos, contratos o negociaciones con proveedores sin exponer la información a toda la organización.

• En dirección: son ideales para dar seguimiento a planes de expansión, adquisiciones o análisis financieros de alto nivel que requieren máxima discreción.

Los tableros privados refuerzan la idea de que no toda la información debe ser compartida: la confidencialidad estratégica también es una forma de liderazgo.

Cómo combinarlos para maximizar resultados

Si bien cada tipo de tablero tiene su utilidad, el verdadero valor aparece al combinarlos en un mismo flujo de trabajo.

• Principal para dar visibilidad general a todo el equipo.

• Compartido para trabajar con agencias, proveedores o áreas específicas.

• Privado para resguardar las decisiones estratégicas y la información crítica.

Ejemplo práctico

En una campaña de marketing digital:

1. El tablero principal concentra las tareas generales, plazos y responsables.

2. Un tablero compartido se usa con la agencia creativa para coordinar entregables de diseño y contenidos.

3. Un tablero privado resguarda el presupuesto y la estrategia de segmentación hasta el lanzamiento oficial.

Este enfoque permite transparencia donde corresponde, colaboración con control y seguridad en lo confidencial, logrando un equilibrio perfecto.

Buenas prácticas para elegir el tablero adecuado

• Definir el nivel de visibilidad requerido: ¿todos necesitan ver la información o solo un grupo reducido?

• Evaluar la sensibilidad de los datos: si hay información financiera o contractual, el tablero privado es la mejor opción.

• Facilitar la colaboración: los tableros compartidos son la opción ideal cuando participan externos o varios departamentos.

• Promover la transparencia: si el objetivo es alinear al equipo y mejorar la comunicación interna, los tableros principales son el camino.

Tomar estas decisiones con criterio asegura que la gestión sea efectiva y evita riesgos de seguridad.

Conclusión

Adoptar correctamente los tipos de tableros en monday.com es mucho más que una cuestión técnica: es una decisión estratégica que impacta en la forma en que la empresa gestiona la información, fomenta la colaboración y protege sus activos más valiosos.

En Drew Tech ayudamos a las organizaciones a implementar monday.com de forma estratégica, aprovechando estas funcionalidades para construir equipos más alineados, procesos más eficientes y una gestión de datos más segura. Porque en un entorno empresarial dinámico y competitivo, gestionar proyectos con inteligencia no es opcional: es la clave para crecer con solidez y visión de futuro.