Campañas de emails en monday: cuándo tiene sentido y cuándo no

En el ecosistema actual de herramientas empresariales, las plataformas de gestión de trabajo han ampliado sus capacidades más allá de la planificación de tareas. Muchas organizaciones que utilizan monday.com comienzan a preguntarse si también pueden —o deben— utilizar la herramienta para realizar envíos de correos electrónicos masivos.

La pregunta es legítima. Si la empresa ya gestiona proyectos, oportunidades comerciales o procesos internos en monday, ¿por qué no aprovechar la misma plataforma para enviar comunicaciones por email?

Sin embargo, la decisión no debería basarse en comodidad, sino en criterio estratégico. El objetivo de este artículo es analizar en qué contextos tiene sentido realizar campañas de emails en monday y cuándo resulta más adecuado utilizar un CRM o una plataforma especializada en email marketing.

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El punto de partida: qué tipo de email necesita tu operación

No todos los correos electrónicos cumplen la misma función dentro de una organización. Desde una mirada operativa, pueden clasificarse en dos grandes categorías:

• Emails transaccionales u operativos, vinculados a procesos internos o externos.

• Emails de marketing o nurturing, orientados a segmentación, automatización avanzada y conversión.

Confundir ambos usos suele generar expectativas incorrectas sobre la herramienta.

Monday es, ante todo, un sistema operativo de trabajo. Su fortaleza está en estructurar procesos, asignar responsables y visualizar flujos. En ese contexto, el envío de emails puede convertirse en una extensión lógica del proceso. Pero no siempre.

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Cuando las campañas de emails en monday tienen sentido

Existen escenarios donde utilizar monday para envíos de correos no solo es válido, sino estratégico.

1. Notificaciones vinculadas a procesos

Si un proyecto cambia de etapa, un proveedor actualiza documentación o un cliente confirma información, enviar un email automático desde el mismo flujo tiene coherencia operativa.

En este caso, el email no es una campaña comercial; es una acción dentro de un proceso. El valor está en la trazabilidad: el envío queda registrado en el tablero, vinculado al ítem correspondiente.

2. Comunicaciones transaccionales

Confirmaciones de tareas, recordatorios de entregables, avisos de vencimiento o actualizaciones de estado pueden gestionarse desde monday cuando forman parte de un circuito definido.

La ventaja es que la comunicación está integrada al workflow. No depende de que alguien recuerde enviar el mensaje manualmente ni de exportar listas a otra plataforma.

3. Avances de proyectos y coordinación interáreas

En organizaciones donde múltiples áreas colaboran en un mismo flujo, las automatizaciones de email permiten mantener alineación sin saturar canales informales.
Por ejemplo:

• Un equipo técnico completa una fase.

   

• monday activa un email automático al área comercial.

   

• Se adjunta información relevante.

   

• Se actualiza el estado del proyecto.

   

• El correo se convierte en una pieza más del sistema operativo, no en una acción aislada.

   

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El valor estratégico en estos casos

Cuando el email está integrado a la lógica de trabajo, aporta tres beneficios claros:

• Consistencia operativa: cada evento dispara una acción definida.

• Menor dependencia humana: se reducen olvidos y retrasos.

• Trazabilidad: el envío queda documentado dentro del flujo.

En este escenario, hablar de campañas de emails en monday no significa hacer marketing masivo, sino fortalecer procesos.

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Cuando monday no es la mejor opción

El análisis cambia cuando el objetivo es ejecutar campañas de marketing con segmentación avanzada, scoring, pruebas A/B o automatizaciones complejas de nurturing.

Plataformas como HubSpot o Mailchimp están diseñadas específicamente para:

• Gestionar bases de datos dinámicas.

• Construir segmentaciones conductuales.

• Analizar métricas de apertura y conversión.

• Ejecutar workflows multietapa.

• Optimizar entregabilidad.

Monday puede enviar correos automáticos desde tableros, pero no está concebido como un motor avanzado de marketing automation.

Intentar reemplazar un CRM especializado con monday para campañas masivas puede generar limitaciones en:

• Gestión de consentimiento y compliance.

• Reputación de envío.

• Personalización avanzada.

• Medición detallada de resultados.

En estos casos, forzar la herramienta fuera de su lógica natural termina generando fricción.

El criterio de decisión: proceso vs marketing

La pregunta central no es si monday puede enviar emails, sino qué rol cumple ese email dentro de la organización.

Si el correo es una acción dentro de un proceso operativo —confirmación, notificación, recordatorio—, utilizar monday tiene sentido porque mantiene coherencia estructural.

Si el correo es parte de una estrategia de captación, nutrición o conversión comercial, un CRM especializado resulta más adecuado.

Este criterio evita dos extremos:

• Subutilizar monday como simple gestor de tareas.

• Sobrecargarlo con funciones para las que no fue diseñado.

Escenarios híbridos: integración como solución

En muchas organizaciones, la respuesta no es elegir una herramienta u otra, sino integrarlas.

Un flujo habitual podría ser:

• El equipo comercial gestiona oportunidades en monday.

• Cuando un contacto pasa a determinada etapa, se sincroniza con el CRM.

• Desde el CRM se activa una secuencia de nurturing.

• Los resultados se reflejan nuevamente en el tablero.

En este modelo, monday conserva su rol como sistema operativo del trabajo, mientras el CRM asume la lógica de marketing.

La clave es diseñar la arquitectura con criterio, no por acumulación de funcionalidades.

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Impacto organizacional de una mala decisión

Utilizar monday como plataforma principal de email marketing sin analizar el contexto puede derivar en:

• Procesos manuales adicionales.

• Dificultad para medir rendimiento real.

• Problemas de entregabilidad.

• Confusión entre áreas sobre responsabilidades.

Por el contrario, subestimar su capacidad para automatizar notificaciones internas puede generar dependencia excesiva de herramientas externas.

El desafío no es técnico, sino estratégico: definir qué rol cumple cada herramienta dentro del modelo operativo.

Una mirada desde la gobernanza tecnológica

Las organizaciones maduras no eligen herramientas por moda ni por ahorro inmediato. Evalúan:

• El objetivo del envío.

• El volumen de contactos.

• La necesidad de segmentación.

• La integración con otros sistemas.

• La trazabilidad requerida.

Desde esta perspectiva, las campañas de emails en monday deben entenderse como una funcionalidad que potencia procesos, no como un sustituto universal del marketing automation.

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Conclusión

Monday puede enviar correos electrónicos, pero eso no significa que deba convertirse en la plataforma principal de email marketing de la empresa.

Cuando el email forma parte de un flujo operativo —notificaciones, avances de proyectos, comunicaciones transaccionales—, utilizar monday refuerza la coherencia del sistema.

Cuando el objetivo es nutrir leads, segmentar audiencias y optimizar conversiones, un CRM especializado ofrece mayor profundidad y control.

La decisión correcta no está en competir herramientas, sino en asignarles el rol que mejor acompaña la estrategia organizacional.

En definitiva, el criterio no es técnico: es de gestión.