Principales roles en la base de conocimiento de Document360

En este artículo se explorarán los roles esenciales dentro de una base de conocimiento, centrándonos en Document360.
Dentro de la plataforma, se establecen diferentes roles que determinan las funciones y permisos de cada usuario. Unos, desde un manejo más general y otros más específicos, para el contenido. 

<<<Necesitas documentar tu información ¿Qué es Document360?>>>

Portal role: administrador, colaborador y dueño

Dentro de la plataforma de Document360, existen tres roles principales: administrador, colaborador y dueño.

-Administrador: es el encargado de gestionar los permisos y accesos de los colaboradores. Tiene la capacidad de otorgar o bloquear el acceso a la plataforma y puede moverse libremente dentro de la misma, excepto en la parte de facturación. Puede ver y editar artículos, revisarlos y publicarlos, lo que le permite supervisar y mantener la calidad del contenido. Además, el administrador también tiene la responsabilidad de capacitar a nuevos usuarios y asegurarse de que todos los procesos de gestión del conocimiento se realicen de acuerdo con las políticas de la empresa.

-Colaborador: tiene un nivel de acceso y permisos definidos por el administrador. Dependiendo de los permisos otorgados, el colaborador puede ver y editar artículos, revisarlos y publicarlos. Sin embargo, su alcance está limitado a los artículos y categorías a los que tenga acceso. Los colaboradores juegan un papel crucial al proporcionar retroalimentación constante sobre la usabilidad y efectividad de la base de conocimiento, lo que ayuda a mejorar continuamente el sistema.

- Dueño: es el rol con mayores privilegios dentro de la plataforma. Tiene permiso para realizar todas las acciones posibles, desde redactar y editar artículos hasta su publicación. Puede visualizar todo el contenido que se encuentra dentro de la base de conocimiento, asegurando una supervisión completa. El dueño también es responsable de tomar decisiones estratégicas sobre el desarrollo y expansión de la base de conocimiento, asegurando que la plataforma se alinee con los objetivos de la empresa.
 

<<<Cómo crear una base de conocimiento: guía general en Document360>>>

Content role: editor, redactor y visualizador

Además de los roles principales en la plataforma 'portal role', existen roles más específicos relacionados con la gestión del contenido. Estos roles se conocen como "content role" y definen el acceso y los permisos para el contenido específico.

- Editor: es responsable de modificar y editar el contenido de la base de conocimiento. Tiene la capacidad de redactar artículos y categorías, así como de editar los existentes. También puede realizar revisiones y publicaciones. Los editores aseguran que el contenido sea coherente, preciso y relevante, y que cumpla con los estándares de calidad establecidos por la organización.

- Redactor: se enfoca en la creación de contenido para la base de conocimiento. Puede redactar nuevos artículos y categorías, pero no tiene acceso a la edición de contenido existente ni a las revisiones. Los redactores deben ser expertos en sus respectivos campos y estar al tanto de las últimas tendencias y desarrollos para proporcionar información actualizada y útil.

- Visualizador: es un rol que solo tiene permiso para ver el contenido de la base de conocimiento. No puede realizar ninguna acción de edición o publicación. Los visualizadores utilizan la base de conocimiento para obtener información y recursos que les ayuden en sus tareas diarias, asegurando que tienen acceso a la información más reciente y relevante.

Es importante destacar que los roles de contenido pueden variar según las necesidades de cada empresa. Se pueden agregar roles adicionales o modificar los existentes para adaptarse a las particularidades y requerimientos específicos.

             

         <<<Qué es una base de conocimiento externa: funciones destacadas>>>

En conclusión, la administración de la base de conocimiento en Document360 se basa en la asignación de roles que definen las funciones y permisos de cada usuario. Estos roles, tanto en la plataforma "portal role" como en el "content role", permiten un control preciso sobre el acceso y la gestión del contenido. La flexibilidad en la asignación de estos roles asegura que cada empresa pueda adaptar la plataforma a sus necesidades específicas, garantizando una administración eficiente y segura de la información.

Document360 se destaca por ofrecer una estructura de roles clara y adaptable, que facilita la colaboración y mejora la productividad al asegurar que cada usuario tenga el acceso adecuado para realizar sus tareas de manera efectiva. Esta flexibilidad no solo optimiza la gestión interna del conocimiento, sino que también mejora la experiencia del usuario final, asegurando que la información esté siempre disponible, actualizada y fácil de encontrar.

Implementar una base de conocimiento efectiva con Document360 no solo aporta valor a la empresa al mejorar la eficiencia operativa, sino que también fortalece la satisfacción y la lealtad del cliente al proporcionar respuestas rápidas y precisas. En un entorno empresarial donde la información es poder, Document360 se posiciona como una herramienta esencial para cualquier organización que busque mantener una ventaja competitiva mediante la gestión inteligente del conocimiento.