Cómo crear una base de conocimiento: guía general con Document360

 Cómo crear una base de conocimiento con Document360: guía general

En la era digital, una base de conocimiento sólida es esencial para cualquier organización que busque mejorar la eficiencia operativa y ofrecer soporte de alta calidad a sus usuarios. Document360 es una herramienta robusta diseñada para facilitar la creación y gestión de una base de conocimiento efectiva. En esta guía, explicaremos cómo crear una base de conocimiento utilizando Document360, desde la configuración inicial hasta la publicación de artículos.

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¿A quién está dirigido?

Esta guía está dirigida a administradores de contenido, gestores de proyectos, desarrolladores y cualquier profesional encargado de gestionar información y documentación dentro de una organización. Document360 es ideal para empresas de todos los tamaños que necesiten una solución escalable y eficiente para gestionar su conocimiento interno y externo.

Creación de una cuenta en Document360

Tipos de cuenta

Document360 ofrece tres tipos principales de configuración de cuenta:

1. Privada: ideal para equipos internos que necesitan acceso exclusivo a la base de conocimiento. Esta opción asegura que solo los miembros del equipo pueden ver y editar la documentación.
2. Pública: perfecta para organizaciones que desean compartir su conocimiento con el público en general. Los artículos son accesibles a cualquier persona sin necesidad de autenticación.
3. Mixta: combina elementos de las configuraciones privadas y públicas. Algunas secciones de la base de conocimiento pueden ser públicas, mientras que otras se mantienen privadas para uso interno.

Proceso de registro

1. Registro: visita el sitio web de Document360 y regístrate con tu correo electrónico y una contraseña segura.
2. Configuración inicial: elige el tipo de cuenta que deseas configurar (privada, pública o mixta). Completa los detalles necesarios, como el nombre de la organización y el dominio del sitio web de la base de conocimiento.
3. Verificación: verifica tu correo electrónico para activar la cuenta.

Carga de documentación

Document360 permite la carga de diversos tipos de documentación, lo que facilita la centralización de todo tu contenido informativo. Entre los formatos soportados están:

• Documentos de texto (Word, PDF)
• Imágenes (JPEG, PNG, GIF)
• Videos
• Enlaces externos
• Archivos de código

Para cargar documentación, sigue estos pasos:

1. Panel de administración: inicia sesión en tu cuenta y dirígete al panel de administración.
2. Subir archivos: usa la opción de "Subir archivos" para cargar documentos desde tu dispositivo.
3. Organizar contenidos: organiza los archivos en categorías relevantes para facilitar su acceso y gestión.

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Gestión de documentación en categorías y artículos

La organización es clave para una base de conocimiento efectiva. Document360 permite estructurar la información en categorías y artículos.

Creación de categorías

1. Agregar categoría: en el panel de administración, selecciona "Categorías" y haz clic en "Agregar categoría".
2. Nombre y descripción: proporciona un nombre y una descripción para la categoría.
3. Subcategorías: puedes añadir subcategorías dentro de una categoría principal para una organización más detallada.

Creación de artículos

1. Agregar artículo: dentro de la categoría correspondiente, selecciona "Agregar artículo".
2. Título y contenido: introduce un título descriptivo y el contenido del artículo.
3. Guardar y publicar: guardar el artículo como borrador o publicarlo directamente si está listo para ser visto.

Uso de herramientas de contenido para estructurar artículos

Document360 ofrece varias herramientas para estructurar y enriquecer tus artículos:

1. Editor de texto enriquecido: permite dar formato al texto (negrita, cursiva, listas, etc.), insertar enlaces y resaltar información clave.
2. Insertar medios: agrega imágenes, videos y otros medios para hacer los artículos más interactivos.
3. Fragmentos de código: ideal para documentaciones técnicas, permite la inclusión de bloques de código con resaltado de sintaxis.
4. Tablas y gráficos: insertar tablas y gráficos para presentar datos de manera organizada.

Flujo de trabajo en el proceso de creación de un artículo

El flujo de trabajo en Document360 está diseñado para maximizar la eficiencia y colaboración del equipo:

1. Planificación: identifica el tema del artículo y asigna un redactor.
2. Borrador inicial: el redactor crea un borrador utilizando el editor de texto enriquecido.
3. Revisión: el borrador es revisado por editores o revisores designados, quienes pueden hacer comentarios y sugerencias.
4. Revisión final: después de las revisiones y ajustes, el artículo se aprueba para su publicación.
5. Publicación: el artículo se publica en la base de conocimiento y se notifica a los usuarios pertinentes.

Designación de roles

Document360 permite la asignación de roles específicos para una mejor gestión y control de la base de conocimiento:

1. Administrador: tiene control total sobre la configuración y el contenido.
2. Editor: puede crear, editar y publicar artículos.
3. Revisor: encargado de revisar y aprobar artículos antes de su publicación.
4. Contribuyente: puede crear y editar artículos, pero no puede publicarlos.
5. Lector: solo tiene acceso para leer el contenido publicado.

Creación del sitio web para publicar artículos

Document360 facilita la creación de un sitio web donde se publicarán los artículos de la base de conocimiento.

 Configuración del sitio web

1. Personalización del dominio: configura un dominio personalizado o usa el subdominio proporcionado por Document360.
2. Diseño y temas: selecciona y personaliza el tema del sitio web para alinearlo con la identidad visual de tu organización.
3. Páginas personalizadas: crea páginas adicionales como "Acerca de", "Contacto", etc., para complementar tu base de conocimiento.
4. SEO y analíticas: configura opciones de SEO para mejorar la visibilidad en motores de búsqueda y conecta herramientas analíticas para monitorear el tráfico y uso del sitio.

Publicación de contenidos

1. Sincronización de artículos: los artículos creados y publicados en el panel de administración se sincronizan automáticamente con el sitio web.
2. Actualizaciones en tiempo real: cualquier cambio o actualización en los artículos se refleja inmediatamente en el sitio web.
3. Accesibilidad y búsqueda: asegura que el sitio sea accesible desde cualquier dispositivo y facilita la búsqueda con una barra de búsqueda intuitiva.

Crear una base de conocimiento efectiva con Document360 es un proceso organizado y colaborativo que puede transformar la forma en que una organización gestiona y comparte su conocimiento. Desde la configuración inicial hasta la publicación de artículos, Document360 ofrece una gama completa de herramientas para garantizar que tu base de conocimiento sea accesible, bien organizada y fácil de usar. Siguiendo esta guía, podrás maximizar el potencial de tu equipo y ofrecer un recurso valioso tanto para usuarios internos como externos.