Imagina que a todo tu trabajo lo puedas realizar sin modificaciones, sin correcciones y de una sola vez. Sería estupendo, ¿no? Sin embargo, en la mayoría de los casos esto no sucede porque muchas empresas entran en una espiral del retrabajo del que les cuesta despegarse una vez que toda la organización funciona de ese modo. Los plazos de entrega sufren atrasos, pero las personas que trabajan terminan acostumbrándose a ser bastante reactivas y finalizan las tareas sobre la marcha. Si la dirección no ejecuta medidas, el impacto del retrabajo en la motivación de los colaboradores puede ser elevado.
<<<Área de dirección: importancia de una herramienta de planificación>>>
Debido a la carga de trabajo cada vez más intensa y los tiempos cada vez más acelerados, no es difícil comprender el nivel de exigencias a los que se somete a los colaboradores de muchas empresas, tanto de parte de los gerentes como de los mismos clientes. El retrabajo es la consecuencia directa de tener consignas de trabajo poco claras y una escasa alineación entre lo que hace la empresa y lo que necesitan los clientes. Es más que corregir detalles, implica básicamente rehacer el trabajo, lo que genera frustración, estrés y desmotivación en las personas.
Si una empresa sufre de retrabajo, automáticamente su productividad decrece generando pérdidas importantes en la rentabilidad, por el tiempo perdido en rehacer lo que debería estar hecho y dar lugar a las nuevas tareas y actividades. En este artículo, te contamos cuál es el impacto del retrabajo en la motivación de tu equipo y qué hacer para evitarlo en tu organización.
Toda actividad que debe rehacerse, ya sea porque está mal realizada o porque la consigna fue mal formulada o no comprendida, se le llama retrabajo. Imagina que elaboras una campaña de marketing, la ve el CEO y te dice que los clientes no la van a valorar porque está mal enfocada, la cambias y de todas formas, la recepción es tibia, por no decir indiferente. ¿Es culpa tuya, del CEO o de los clientes que no valoran los esfuerzos de la empresa por añadir valor a la marca?
En la mayoría de las veces, el retrabajo surge de un problema de falta de comunicación interna, que no permite una efectiva transmisión de los objetivos y responsabilidades a cumplir por parte de los colaboradores. Es más proclive en empresas con tendencia verticalista debido a su inclinación natural a dar órdenes y brindar escasa información o contexto para sustentar con coherencia el trabajo a realizar.
Es posible que todas o la mayoría de las empresas en algún momento hayan caído en el retrabajo. Sin embargo, esto no significa que no se pueda revertir el camino y aumentar la productividad. Pero antes de ponerse en marcha con las soluciones, todas las empresas deberían poder identificar primero los problemas o impacto negativo del retrabajo en las personas y cómo esto afecta a la salud de la empresa.
1. Aumento del estrés laboral.
El retrabajo genera una serie de efectos negativos relacionados con la frustración por tener que rehacer el trabajo. Toda la satisfacción de generar un producto bien ejecutado se esfuma cuando el gestor pide una “revisión” del trabajo, que termina siendo una reformulación completa. Esto desalentaría a cualquiera al grado de estresar a la persona.
Pero no solo eso, a la actividad que debe rehacerse hay que sumar las tareas diarias que no deben faltar. En consecuencia, todo el equipo sufre el estrés de la situación desgastante que conlleva el retrabajo, un loop que perdura en el tiempo si no se toman medidas para detenerlo y evitar que el personal se canse y se vaya de la empresa.
2. Desgaste del vínculo en el equipo y en la relación con los clientes.
El retrabajo molesta no solo a los colaboradores que reciben la orden de rehacer un trabajo sino a los supervisores o gerentes que se ven obligados a realizar el encargo. Por este motivo, el equipo responsable por los cambios se desgasta y pierde motivación cuando todo su esfuerzo se multiplica exponencialmente para generar resultados austeros. Los clientes también sentirán frustración por seguir insistiendo en requisitos que no concuerdan con las propuestas del equipo.
3. Costos adicionales.
Por otra parte, el retrabajo puede suscitar grandes costos a una organización. A la hora de elaborar un presupuesto, el área comercial mide y calcula el gasto de la empresa para entregar un servicio en un momento específico. De esta forma, se calcula la cantidad de horas que tendrá que trabajar un equipo para finalizar un proyecto, incluidos los gastos fijos como la luz, internet, insumos de oficina, etc.
Cuando el tiempo de ejecución excede los límites establecidos por retrabajo, la cantidad remunerada termina siendo inferior y la empresa comienza a experimentar pérdidas. Entonces, los líderes intentarán hallar culpables, lo que provocará descontento, ansiedad e inseguridad en el entorno de trabajo, al igual que en los clientes.
<<<Definición de estrategias: Cómo estructurarlas correctamente>>>
Eliminar el retrabajo por completo puede llegar a ser imposible. Sin embargo, se puede reducir considerablemente con una serie de prácticas. Una vez que identificamos el impacto del retrabajo en la empresa, no es momento de buscar culpables sino de ponerse en acción con soluciones efectivas.
1. Planificar.
El primer paso para reducir el retrabajo es planificar la carga de trabajo. Tener al alcance de la mano toda la información necesaria para ejecutar las tareas es indispensable para evitar sorpresas inesperadas en mitad del proceso. Además, planificar permite pensar por adelantado en lo que está por venir, a fin de anticipar acciones y valorar situaciones desde distintos ángulos. Mientras más información tengas sobre tus clientes, mejor entenderás sus necesidades y tu equipo podrá cumplir con sus expectativas.
2. Formalizar el proceso.
Luego de la planificación, debes trazar las etapas en que se dividirá un proceso. De esta manera, podrás identificar los procesos que requieren más tiempo y más personas de los que pueden postergarse o no merecen toda nuestra atención por el momento. Fijar procesos por etapas ayuda también a definir plazos de entrega bien claros. Asimismo, debe existir un acuerdo formal en el contrato con el cliente en donde se expresen las normas para las solicitudes de cambio, la cantidad límite de pedido y el plazo para solicitarlos.
3. Brindar capacitaciones periódicas al equipo.
A veces, el retrabajo se produce por realizarse de forma incorrecta. El avance de la tecnología y la adopción de nuevas metodologías más efectivas para aumentar la eficiencia ha propiciado que ciertos modos tradicionales de trabajar hayan quedado obsoletos. Por eso es que las capacitaciones permanentes son tan importantes para mejorar la productividad y el desempeño de los colaboradores, lo que va a influir positivamente en la reducción del retrabajo y en el valor agregado de los resultados.
4. Automatizar las tareas manuales y repetitivas.
El retrabajo también puede deberse a una falta de organización en la distribución de las tareas. De ahí la importancia de incorporar herramientas de automatización para simplificar la ejecución de algunas tareas especialmente tediosas. Una solución tecnológica le permitirá a tu equipo encontrar la información en una única plataforma y centralizar el desarrollo de los procesos, ya que generan análisis de datos automáticos, evitando los errores de cálculo humanos.
5. Mantener una comunicación directa y transparente.
Muchas veces, en el afán de terminar o resolver rápido un proyecto con un cliente, los integrantes del equipo descuidan la comunicación efectiva con los clientes, lo que también, como dijimos anteriormente, puede representar una causa del retrabajo. Si en cambio, se valora el diálogo, ya sea con el equipo para discutir ideas o con un cliente para tener bien presente su visión de lo que espera de un producto o servicio, toda la organización estará en sintonía y será más fácil entender consignas de trabajo y ayudarse mutuamente cuando la ocasión lo amerite.
<<<Navegando a ciegas: Principales consecuencias de no tener indicadores>>>
Para evitar o reducir el impacto del retrabajo en la motivación de los colaboradores, planifica siempre el trabajo, formaliza los procesos, capacita a tu equipo, automatiza las tareas que lo necesiten y comunícate, brindando feedback y recibiendo comentarios o sugerencias de las personas que trabajan a tu lado. Verás cómo se sienten más motivadas en función de los resultados favorables.