WBS (Work Breakdown Structure) es una estructura de desglose de trabajo, la cual sirve para hacer una organización visual de los entregables en una gestión de proyectos según las dependencias.
Esta herramienta sirve para hacer una descomposición analítica de un proyecto en partes elementales, para volver el trabajo en elementos fácil de manejar y hacer que el proyecto sea más comprensible, por lo que es utilizada en el rubro de la construcción y en el diseño. Su objetivo fundamental es colaborar con el project manager al organizar actividades en proyectos de gran complejidad.
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El objetivo fundamental de la WBS es identificar en el último nivel de descomposición los llamados “work package” o paquetes de trabajo, ya que el proyecto es factible de ser dividido en distintas unidades que cuentan con una estimación del tiempo que llevaría realizar esa tarea.
Usar un WBS es útil en tanto se aplica en proyectos de gran envergadura, en los cuales se busca no dedicar tiempo de más a los aspectos secundarios. Por lo tanto, WBS consiste en una descomposición del proyecto de forma jerárquica, es decir, contemplando las tareas específicas dentro de cada objetivo, y el detalle que requiere: parte desde lo macro hasta lo específico.
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El equipo del proyecto, crea un documento de forma posterior a que los objetivos se hayan fijado. En líneas generales, WBS consta de tres etapas:
1. Definición de las tareas a cumplir: se recopilan a nivel general las tareas pendientes para la concreción del proyecto, para luego ser pensadas en unidades de trabajo.
2. Dividir cada tarea en niveles y unidades: se trata de desglosar y dividir cada unidad de trabajo en diferentes niveles, y dentro de los mismos, en unidades autónomas e independientes. Esto depende de los plazos de entrega previstos, como así también de los recursos con los que se cuenta.
3. Definición de subtareas: se trata del nivel más específico y, dependiendo del volumen de trabajo, puede subdividirse en más tareas.
WBS sirve para descomponer un proyecto en su totalidad: no se admiten divisiones de manera parcial, sino que cada tarea del proyecto debe ser desglosada. Esto fomenta que no haya tareas repetidas, ya que puede haber unidades complementarias pero no duplicadas.
Asimismo, WBS establece prioridades que garantizan la estructura de desglose del trabajo cada una con una prioridad determinada. Esto deviene en una mejor gestión del tiempo, como así también hacer que cada fase del proyecto responda a un objetivo a cumplir. Además, pueden crearse varios niveles dentro de una misma tarea: el proyecto puede ser desglosado sin límites, para trabajar en cada una de sus partes.