El análisis de Pareto utiliza el Principio de Pareto, también conocido como la "ley del 80/20", que fue acuñado por el economista italiano Vilfredo Pareto en su libro de 1896, "Cours d'économie politique".
El Principio de Pareto establece que el 80 por ciento del beneficio de un proyecto proviene del 20 por ciento del trabajo. O, por el contrario, que el 80 por ciento de los problemas se remontan al 20 por ciento de las causas. El análisis de Pareto identifica las áreas problemáticas o tareas que tendrán la mayor recompensa. La herramienta tiene varios beneficios, que incluyen:
Se pueden definir una serie de pasos para el principio de Pareto
En un primer momento, se puede escribir una lista de todos los problemas a resolver. Siempre que sea posible, recopilar los comentarios de los clientes y los miembros del equipo. Esto podría adquirir la forma de encuestas de clientes, reclamos formales o registros del servicio de asistencia.
A continuación, se debe llegar a la causa raíz de cada problema. Técnicas como los 5 porqués , Análisis de Causa y Efecto y análisis de causa raíz son herramientas útiles para esto.
Ahora, se procede a puntuar cada problema que se haya enumerado según el orden de importancia. El método de puntuación utilizado dependerá del tipo de problema que se intente resolver. Por ejemplo, si se desea mejorar las ganancias, se puede calificar los problemas según su costo. Si lo que se está tratando es de mejorar la satisfacción del cliente, entonces, se puede calificarlos en función de la cantidad de quejas que se haya recibido sobre cada uno.
Ahora se puede utilizar el análisis de causa raíz realizado en el Paso 3 para agrupar los problemas por causa común. Por ejemplo, si tres de los problemas se deben a la falta de personal, se podría colocarlos en el mismo grupo.
El paso siguiente es sumar las puntuaciones de cada grupo que se hayan identificado. El grupo con la puntuación más alta debe ser la prioridad más alta y el grupo con la puntuación más baja debe ser la prioridad más baja.
Finalmente, es hora de llegar a la acción. El problema con la puntuación más alta probablemente tendrá la mayor recompensa una vez que se solucione, así que es momento de comenzar a hacer una lluvia de ideas sobre cómo resolver este primero.
Es posible descubrir que no vale la pena preocuparse por los problemas con la puntuación más baja, especialmente si son muy costosos de solucionar.
El principio de pareto implica que las personas enumeren los cambios necesarios o los problemas organizacionales. Una vez que se realiza esto, se clasifican los problemas en orden de gravedad. Los problemas con mayor grado de gravedad deben convertirse en el foco principal para la resolución o mejora de problemas.
Centrarse en los problemas, las causas y la resolución de problemas contribuye a la eficiencia organizacional. Las empresas operan de manera eficiente cuando los colaboradores identifican las causas fundamentales de los problemas y dedican tiempo a resolver los más importantes para generar el mayor beneficio organizacional.
Se puede mejorar las habilidades para resolver problemas cuando se realiza un análisis de Pareto, ya que permite organizar problemas relacionados con el trabajo en hechos cohesivos. Una vez que se haya delineado claramente estos hechos, se puede comenzar la planificación necesaria para resolver los problemas. Los miembros de un grupo pueden realizar un análisis de Pareto juntos. Llegar a un consenso grupal sobre los temas que requieren cambios fomenta el aprendizaje organizacional y aumenta la cohesión del grupo.
Las personas que realizan un análisis de Pareto pueden medir y comparar el impacto de los cambios que tienen lugar en una organización. Con un enfoque en la resolución de problemas, los procedimientos y procesos necesarios para realizar los cambios deben documentarse durante un análisis de Pareto. Esta documentación permitirá una mejor preparación y mejoras en la toma de decisiones empresariales para futuros cambios.
Según el principio de Pareto, cualquier mejora de proceso debe centrarse en el 20 por ciento de los problemas que causan la mayoría de los problemas para tener el mayor impacto. Sin embargo, una de las desventajas de los diagramas de Pareto es que no brindan información sobre las causas fundamentales.
Por ejemplo, un diagrama de Pareto demostrará que la mitad de todos los problemas ocurren en el envío y la recepción. Se necesitan análisis de efectos de modos de falla, gráficos de control de procesos estadísticos, gráficos de ejecución y gráficos de causa y efecto para determinar las razones más básicas por las que ocurren los problemas principales identificados por el gráfico de Pareto.
Los diagramas de Pareto pueden mostrar dónde están ocurriendo los principales problemas. Sin embargo, un gráfico puede no ser suficiente. Para rastrear la causa de los errores hasta su origen, es posible que se necesiten niveles más bajos de diagramas de Pareto. Si se producen errores en el envío y la recepción, se necesitan más análisis y más gráficos para mostrar que el mayor contribuyente es la toma de pedidos o la impresión de etiquetas.
Otra desventaja de los diagramas de Pareto es que a medida que se crean más con más detalles, también es posible perder de vista estas causas en comparación entre sí. El 20 por ciento principal de las causas raíz en un análisis de Pareto dos o tres capas por debajo del diagrama de Pareto original también debe compararse entre sí para que la solución específica tenga el mayor impacto.
Los diagramas de Pareto solo pueden mostrar datos cualitativos que se pueden observar. Simplemente muestra la frecuencia de un atributo o medida. Una desventaja de generar diagramas de Pareto es que no pueden usarse para calcular el promedio de los datos, su variabilidad o cambios en el atributo medido a lo largo del tiempo. No se puede usar para calcular la media, la desviación estándar u otras estadísticas necesarias para traducir los datos recopilados de una muestra y estimar el estado de la población del mundo real.
Sin datos cuantitativos y las estadísticas calculadas a partir de esos datos, no es posible probar matemáticamente los valores. Se necesitan estadísticas cualitativas para determinar si un proceso puede o no permanecer dentro de un límite de especificación. Si bien un gráfico de Pareto puede mostrar qué problema es el mayor.