Estar al frente de un área no es nada fácil porque muchas funciones, tareas y responsabilidades dependen de nuestras decisiones, y el área de compras no es la excepción. Todo gerente que lidere este sector de la empresa debería estar preparado para enfrentar los desafíos típicos de la gestión de compras, pero la gran mayoría no logra identificarlos hasta que se transforman en problemas subyacentes que hay que resolver de inmediato.
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Si un gerente de compras no puede proyectar una visión a futuro del área que dirige, es más que probable que llegue a experimentar irregularidades tales como escasez de suministros, conflictos con proveedores, entregas con retrasos, entre otros problemas de una gestión deficiente de las compras. Prevenir estos eventos requiere de una comprensión profunda de la realidad tecnologizada en la que vivimos, el impacto en las empresas y cómo lograrán adaptarse en el futuro a estos cambios.
Por tal motivo, todo gerente de compras debe saber mínimamente lo que su área necesita en insumos y en negociaciones duraderas con proveedores con posibilidades de convertirse en socios estratégicos. En este artículo, exploramos los principales desafíos de un gerente de compras y qué hacer para superarlos con éxito.
Existen muchos desafíos en el área de compras para todo gerente, pero como ya dijimos otras veces, los desafíos como las crisis en realidad son oportunidades de crecimiento y superación de la zona de confort. La mejor manera de probar que podemos avanzar es resolviendo los problemas que vayan surgiendo de forma exitosa y aprendiendo en el trayecto. A continuación, analicemos esta selección de 8 desafíos clave que un gerente de compras puede llegar a tener.
Históricamente, los gerentes de compras priorizaban más la gestión de gastos. Si bien esto sigue siendo una parte importante de su trabajo, relacionarse con proveedores de bajo costo no siempre es la mejor solución para administrar adecuadamente los costos. Las empresas que se adaptan a las fluctuaciones de la cadena de suministro tienen más chances de nadar contra la corriente.
Hoy más que nunca los gerentes de compras necesitan tener información clara sobre el mercado y los proveedores, así como los riesgos asociados con el establecimiento de vínculos con ciertos proveedores, productos o industrias. Puedes evitar estos riesgos diversificando tus proveedores, lo que te ayudará a evitar los clásicos problemas de compras que terminan afectando a la cadena de suministro.
En la actualidad, a raíz del encarecimiento de la economía mundial, los costos de fabricación, mano de obra y materias primas están aumentando en todo el mundo. Por este motivo, no es de extrañar que los proveedores también estén aumentando sus precios a los clientes. Frente a esta realidad, los gerentes de compras necesitan información confiable sobre sus proveedores para tomar decisiones acertadas.
La falta de visibilidad de proveedores y del mercado afecta en gran medida a los gastos de la empresa, poniendo trabas en las negociaciones exitosas con los proveedores. Tener información relevante de los comportamientos del mercado y los proveedores es fundamental para aumentar la visibilidad.
La adquisición de un software puede ser muy útil para capturar datos precisos y críticos que alejan a las empresas de las pérdidas financieras y asociaciones poco redituables. No obstante, todavía son muchas las empresas cuyos gerentes de compras no han implementado una herramienta digital para sus equipos de compras. Esto suele deberse a los costos que implica la digitalización y automatización de toda la cadena de suministro.
Los equipos de compras deben elegir un software de aprovisionamiento adecuado que asegure la eficiencia y rentabilidad a largo plazo, ya que esto también les permitirá crecer y aumentar el volumen de trabajo sin sacrificar recursos.
Los departamentos de compras deben trabajar con las partes involucradas en toda la organización. A la vez, los gerentes deben saber qué necesita cada área, quién toma las decisiones de compra, cuáles son las compras recurrentes y qué precios están manejando. Cualquier problema que enfrente el área de compras puede afectar los resultados de la empresa.
Mantener alineadas todas las áreas de tu empresa permite que las necesidades de compras sean consideradas en los presupuestos y en la toma de decisiones de la organización.
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El cumplimiento es otro de los desafíos de un gerente de compras. Sin reglas ni políticas de cumplimiento, las operaciones de una empresa se vuelven caóticas debido a los gastos excesivos, posibles litigios, entre otros. Además, el cumplimiento también es importante para lograr la transparencia, sostenibilidad y reducción de riesgos de la cadena de suministro.
Los gerentes de compras deben tener claro las reglas de cumplimiento tanto para los equipos internos como para los socios externos, como los proveedores. Esto define el estándar para el gasto de cada área y el desempeño de los proveedores. Del mismo modo, protege a las empresas del fraude.
Otro desafío de los gerentes de compras es evitar las entregas tardías, incompletas o dañadas. Estos inconvenientes generan retrasos en la entrega de productos a los clientes y amenazan el desarrollo del negocio. Registrar y brindar seguimiento periódico del rendimiento de los proveedores es la manera más adecuada que tienen los gerentes de compras para obtener un mayor control de las entregas. Pero aún queda el desafío de lograr visibilidad de los procesos de un proveedor, incluidas las rutas de distribución y los plazos.
Por último, los gerentes de compras deben elegir a los vendedores y proveedores adecuados para mitigar la probabilidad de tener problemas con las entregas. Evaluar a los proveedores implica asegurarse de que cuenten con todos los recursos para cumplir con las solicitudes. Es importante que un gerente de compras complete las verificaciones de antecedentes requeridas antes de realizar un pedido a un proveedor. En última instancia, puede acceder a los datos de pedidos anteriores del proveedor para verificar su desempeño y constatar referencias.
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Hemos visto hasta aquí los principales desafíos de un gerente de compras: reducir riesgos, aumentar la visibilidad, utilizar tecnologías, alinearse con otras áreas, implementar políticas de cumplimiento, evitar las demoras y elegir a los proveedores correctos. Todavía puede haber muchos más, pero para que un departamento de compras funcione su gerente debe ser capaz de resolver estas cuestiones junto con su equipo, a fin de garantizar un servicio que aporte más valor.