Sobrecarga de trabajo: ¿Mito o realidad?

En todas las empresas, ya sean pequeñas o grandes, se corren riesgos constantemente. El colapso por sobrecarga de trabajo es uno de esos riesgos y es importante que sepamos identificar este contratiempo antes de llegar a enfrentarlo, de esa forma estaremos ahorrando tiempo y recursos.

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¿Cómo saber si existe sobrecarga de trabajo?

En muchos de los casos, el problema de la sobrecarga de trabajo no es en realidad ese, sino que pasa a ser una cuestión organizativa que deviene de no saber realmente cuáles son las tareas que cada trabajador tiene asignadas. Cuando en una empresa aparecen este tipo de problemas, deben realizarse tres preguntas clave para detectar si realmente es sobrecarga de trabajo o no:

1. ¿Cuál es la carga horaria de cada trabajador?
2. ¿Qué tareas tiene que realizar?
3. ¿Qué tiempo le lleva realizar cada tarea?

Si existe una respuesta concreta para cada una de estas preguntas, entonces podemos identificar por qué se está generando esta sobrecarga laboral, ¿por la cantidad de horas? ¿por la cantidad de tareas? o ¿Porque se ha calculado mal el tiempo para cumplir con ellas?. Pero el problema que venimos a exponer en el artículo, recae en que en realidad la mayoría de las veces no hay respuestas concretas para estas preguntas. Comienza a perderse el hilo y en realidad no se tiene en claro qué tareas debe hacer cada trabajador, por lo que ahí aparece el nudo de nuestra cuestión: no es sobrecarga de trabajo, sino que el problema es que no se puede medir realmente el trabajo por cada empleado. Al no tener determinado qué tarea realiza cada uno y las respuestas a esas tres preguntas, es evidente que no podemos determinar la cantidad de trabajo con la que los colaboradores están lidiando.

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¿Por qué elegir la gestión por procesos?

Cuando en una empresa se gestiona por procesos, esta cuestión es mucho más evitable. Es un problema mucho menos frecuente en este tipo de organizaciones ya que la gestión por procesos permite organizar mucho mejor las tareas a realizar. Lo que permite es planificar claramente y dividir por etapas cada proceso. De esta forma, podemos saber qué tareas se deben realizar en determinado tiempo y cuánto tiempo lleva hacer cada tarea. A partir de esa información podemos saber cuánto trabajo tiene cada colaborador y si realmente está teniendo una sobrecarga de trabajo o tal vez el problema ya sea por la falta de organización interna.

Al no tener realmente claro cuáles son las tareas que cada colaborador lleva adelante o tal vez no saber sobre los procedimientos podemos cometer errores, como por ejemplo contratar más trabajadores para dividir las tareas, o quitar tareas ya asignadas, pero esto en realidad sólo solucionará el problema superficialmente, ya que si realmente no sabemos cómo funciona el procedimiento o no tenemos en claro cada proceso que se lleva adelante, en un futuro, nuestros empleados volverán a verse sobrepasados, pero como dijimos anteriormente, no por trabajo sino por desorganización.

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Entonces ¿qué es la sobrecarga laboral?

La sobrecarga laboral es, como el nombre lo expresa, ni más ni menos que más tareas de las que un colaborador puede realizar en determinado tiempo. Claro que esto puede aparecer en empresas que se gestionan por procesos, no decimos que estén exentas de ello, pero en esos casos será mucho menos frecuente y cuando eso suceda, será mucho más fácil identificar dónde está el problema para poder solucionarlo. Puede que realmente haya mucho trabajo que hacer y necesitamos contratar a más empleados, o puede que alguno de nuestros empleados tenga además otras tareas que no estamos contemplando y le saquen tiempo.

Los problemas que la sobrecarga laboral puede traernos son variados, algunos de ellos son:

• Problemas derivados del estrés como ansiedad, depresión, problemas para descansar. Los empleados se ven tan afectados por su negativa a cumplir con sus tareas que comienzan a alterarse y esto trae consecuencias en su salud que termina afectandolos.
  
  
• Problemas con las tareas a llevar a cabo. No llegan a finalizar las tareas y esto termina trayendo acumulación y comienza a generar desorganización.
  
  
• Problemas en las relaciones interpersonales dentro de la empresa. Puede que los empleados que no se vean sobrepasados se vean afectados por este problema de otro compañero y las relaciones personales comienzan a generar fricción.
  
  
• Problemas en la atención al cliente, en la rentabilidad de nuestra empresa o en la eficiencia con la que desarrollamos nuestros productos. Todos los problemas que los empleados de una organización tengan, inevitablemente se verán reflejados en nuestro resultado final. Cuando algo no funciona correctamente, se nota, y esto afecta a todos nuestros procesos.

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Como vemos, es muy importante que podamos identificar realmente si lo que existe en nuestra empresa es sobrecarga de trabajo o en realidad es que tal vez no estamos aplicando una gestión por procesos eficiente,  que nos permita planificar y organizar las actividades, de acuerdo a las necesidades y los recursos humanos reales con los que contamos.

Gestionar por procesos es la salida más eficiente para evitar este tipo de situaciones e identificar el problema de raíz, para solucionarlo sin altercados. ¿Conoces las tareas que lleva adelante cada colaborador en tu empresa? Tal vez sea un buen momento para preguntarte si necesitas comenzar a gestionar por procesos.