Si bien la industria es una de las que más puede beneficiarse de la automatización, las empresas de construcción todavía están luchando con los procesos manuales basados en papel y las limitaciones en las que incurren dichos procesos. Cuando los flujos de trabajo de creación, solicitud y aprobación de documentos formales se realizan manualmente, los trabajadores se ralentizan y la productividad se ve afectada.
Como informó The Economist recientemente, más del 90% de los proyectos de infraestructura del mundo están retrasados o superan el presupuesto. Y Estados Unidos no está mejor: la productividad de los constructores estadounidenses se ha reducido a la mitad desde finales de la década de 1960. Un enfoque basado en el manual agrega complejidad al flujo de trabajo, lo que hace que los procesos requieran más tiempo y trabajo para los trabajadores de la construcción.
Tomemos, por ejemplo, un gran proyecto de construcción donde las propuestas necesitan revisión y aprobación por parte de varias empresas, agencias y consultores diferentes antes de que el proyecto pueda confirmarse y el trabajo real pueda comenzar. Los retrasos pueden ocurrir en múltiples áreas de la construcción como licitación, adquisición y firma de documentos.
La automatización inteligente de procesos (IPA) en la construcción puede simplificar y acelerar estos procesos para mejorar la productividad de los trabajadores y la eficiencia de los proyectos. Veamos cómo.
En la construcción, la licitación generalmente involucra a empresas que compiten para suministrar bienes, materiales o servicios a un contratista. Para ello, deben crear propuestas y contratos que incluyan información obligatoria y expliquen cómo la empresa cumplirá (y superará) las necesidades del cliente.
Cuando los contratos de licitación se realizan en papel, abundan las copias duplicadas del contenido, ya que se debe conservar una copia original sin marcar de la oferta. Luego, toda la documentación clave debe distribuirse a los miembros relevantes del equipo, lo que implica el envío de copias en papel por toda la empresa. Los contratos deben revisarse y aprobarse antes de que puedan enviarse al cliente, lo que agrega más pasos a un proceso ya de por sí denso.
Automatizar el proceso de revisión y aprobación de documentos puede reducir la duración del proceso de licitación crea un sistema de trabajo más eficiente y confiable.
Las notificaciones y las plantillas de correo electrónico pueden permitir respuestas más inmediatas, dando a los trabajadores la confianza de que las solicitudes de aprobación se tratarán con mayor rapidez. Los flujos de trabajo basados en la nube pueden conectar a los usuarios con los documentos necesarios desde múltiples plataformas, desde el almacenamiento de documentos hasta la gestión de relaciones con los clientes.
Incluso los procesos digitales, cuando son de naturaleza manual, aún pueden obstaculizar la productividad de los trabajadores. En las compras, las empresas que utilizan procesos manuales basados en correo electrónico a menudo experimentarán retrasos debido a los retrasos en las bandejas de entrada de los empleados, lo que puede ralentizar gravemente el proceso de compra.
Los flujos de trabajo automatizados pueden crear carpetas de clientes, administrar permisos de acceso y notificar a los miembros relevantes del equipo cuando hay nueva información disponible para acelerar todo el ciclo de adquisiciones. Las reglas comerciales se pueden aplicar dentro del flujo de trabajo para tomar decisiones basadas en la información, lo que agiliza las tareas y los resultados.
Esto elimina la necesidad de gran parte del intercambio de correos electrónicos que normalmente se produce entre el vendedor y el comprador, lo que agiliza las bandejas de entrada y el flujo de trabajo.
Teóricamente, el proceso de planificación, ejecución y firma de un único documento no es demasiado complejo. Pero por lo general, no es tan simple. Hay muchos documentos que deben crearse, editarse y aprobarse, y a menudo incluyen más de una empresa (cada una con su propio conjunto de documentos y procedimientos que deben aprobarse). Los retrasos en la aprobación de proyectos pueden dar lugar a plazos incumplidos, desequilibrios presupuestarios y malas relaciones con los clientes. Todo lo cual afecta negativamente su resultado final.
Simplificar los procesos en toda la organización significa que la aprobación de documentos y otras funciones esenciales del proyecto se pueden lograr de manera efectiva y eficiente, sin poner en riesgo la calidad. Agregar aprobaciones de documentos automatizadas a sus flujos de trabajo acelerará el proceso de aprobación de documentos y garantizará que sea la versión correcta del documento.
Más allá de las medidas mejoradas de salud y seguridad, un trabajador de la construcción de la década de 1960 podría no encontrar mucho que haya cambiado en el sitio. Los procesos manuales basados en papel todavía ensucian las prácticas de construcción y la revisión, adquisición y aprobación de los documentos dentro de ellas.
Las empresas que implementan la automatización en la construcción pueden comenzar a eliminar estos procesos lentos. Los flujos de trabajo inteligentes y automatizados pueden eliminar los pasos repetitivos e innecesarios dentro de los procesos para aumentar la productividad de los trabajadores y mejorar la eficiencia de las empresas de construcción.