Muchas empresas tienen la creencia, basada en su experiencia con estructuras organizacionales verticalistas, de que todo, desde las funciones y roles hasta la elección de las personas que trabajan en distintos puestos, forma parte del diseño de una estructura organizacional. Sin embargo, no están teniendo en cuenta que la gestión por procesos es la metodología que dimensiona mejor la estructura de una empresa, añadiendo interconexiones entre las áreas, personas, procesos, tareas, tecnologías y objetivos planteados.
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Las estructuras organizacionales sostenidas por procesos están construidas en relación con el flujo de diferentes procesos de un extremo a otro. A diferencia de una estructura funcional tradicional, una estructura basada en procesos incluye no solamente las distintas tareas y actividades de los colaboradores sino también las interacciones que realizan con las otras áreas y procesos. Esto permite mejorar la comunicación interna y alinear toda la organización a través de la implementación de procesos.
Cuando las empresas adoptan una estructura a partir de procesos, pueden conectar más adecuadamente los roles, tareas y funciones con la cadena de mando en un organigrama sublimando la sensación de pirámide jerárquica de las estructuras típicas. En este artículo, te explicamos cómo los procesos contribuyen en el diseño de estructura organizacional de una empresa.
Normalmente, a las empresas los clientes les pagan por entregar valor agregado. Ese valor se confiere a través de la fabricación y entrega de un determinado producto o la prestación de un servicio. Para esto, existen procesos que impactan directamente en lograr que un producto o servicio entregue valor al cliente y otros procesos que impactan en menor medida. A continuación, veremos estas dos categorías de procesos que sostienen el diseño de una estructura organizacional.
Los procesos sustantivos son los conjuntos de actividades y tareas primordiales para el funcionamiento correcto de una organización y entregar valor a sus clientes. Sin ellos, una empresa directamente no podría permanecer en el tiempo. Todo proceso es sustantivo cuando interviene en la fabricación o transformación de un producto. En otras palabras, están destinados a desarrollar las actividades que permitan ejecutar adecuadamente los objetivos estratégicos, la misión y todo activo que genere valor tanto para la empresa como para los clientes.
El proceso comercial de una empresa de servicios es un proceso sustantivo, ya que sin este proceso la empresa no puede sobrevivir. Entonces, de la misma forma que en gramática los sustantivos designan palabras para designar a las cosas y otorgarles identidad, los procesos sustantivos ejecutan las acciones que entregan valor a una organización sin las cuales esta no tendría identidad en el mercado. Otro ejemplo de proceso sustantivo es el proceso de producción de una fábrica, porque transforma la materia prima en productos comercializables.
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Sin embargo, existen otros procesos relevantes vinculados al proceso de transformación de un producto o prestación de servicios, pero que no intervienen directamente en su ejecución, como por ejemplo, las campañas publicitarias de marketing, que no son sustantivos sino adjetivos. Así como los adjetivos son palabras que acompañan al sustantivo para expresar un atributo o característica de la cosa designada por este o delimitar su extensión, los procesos adjetivos acompañan a los procesos sustantivos permitiendo lograr los objetivos.
Los procesos adjetivos no transforman la materia para producir un bien, pero son necesarios para impulsar la producción, la promoción y las ventas. Asimismo, los procesos adjetivos brindan soporte al trabajo realizado pero no son cruciales para la supervivencia de una organización. Al igual que los adjetivos de una oración, los procesos adjetivos “describen” y brindan contexto a los procesos sustantivos.
A menudo, sucede que cada área tiene la falsa creencia de que sus propios procesos son los más importantes para la empresa, es decir, que son sustantivos cuando en realidad no lo son. Muchas veces, las empresas le asignan más valor a los procesos adjetivos que a los sustantivos, lo que dificulta trazar un camino de crecimiento y escalabilidad sostenible en el tiempo.
Frente a esta realidad, es fundamental tener claros todos los procesos de tu empresa, sabiendo identificar los sustantivos de los adjetivos para entender dónde centrar los mayores esfuerzos. Dicho de otro modo, los procesos sustantivos serán todos aquellos cuya ejecución al final del día generen ingresos o rentabilidad. Visualizar esto permitirá construir una estructura organizacional sólida basada en procesos.
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En síntesis, el diseño de estructura organizacional es susceptible de sostenerse eficazmente a partir de la aplicación de procesos. Es en función de los procesos que las personas definen los roles asociados, las tareas y los responsables de esos procesos. La estructura no determina a los procesos sino que los objetivos de trabajo se desglosan en procesos, los cuales a su vez determinan las personas idóneas para llevarlos a cabo.
Estos procesos pueden ser sustantivos, es decir, orientados a transformar la materia en productos, o bien ser adjetivos, que son los que contribuyen con los sustantivos a cumplir los objetivos. Saber asignarle la importancia debida a cada tipo de proceso es un desafío aún para las empresas aún influenciadas por una estructura funcional.