En algún momento de nuestras vidas, muchos de nosotros nos hemos sentido frustrados por un proceso en particular, ya sea como cliente o como colaborador. Incluso, es posible que hayas experimentado el retraso de lo que tomó más tiempo del esperado, lidiando con problemas o tareas inútiles que no tenían sentido o no añadían valor. Hasta que un buen día te diste cuenta que el mismo proceso que tantas dificultades te generaba podría funcionar sin problemas.
<<<¿Cómo ayuda la gestión por procesos a la planificación en tu empresa?>>>
El análisis de procesos es el primer paso para mejorar esos procesos enrevesados que no llegan a ningún resultado óptimo. Se trata de un método que ayuda a las empresas a descubrir ineficiencias y planificar cambios para mejorar el rendimiento.
En este artículo, nos proponemos profundizar sobre qué es el análisis de procesos comerciales, por qué es importante para tu negocio, las señales comunes de que un proceso necesita mejorar y cómo comenzar a hacer que eso suceda.
El análisis de procesos es el primer paso de una metodología más amplia conocida como gestión por procesos empresariales (BPM). La gestión por procesos trata de identificar ineficiencias en los procesos comerciales y tomar medidas para mejorarlos. Pero no se puede mejorar un proceso sin comprenderlo primero. Y ahí es donde cobra relevancia el análisis de procesos.
El rol en la mejora de procesos del análisis de procesos es beneficiar a tu empresa de tres maneras principales:
Identificar las ineficiencias es el primer paso para reducirlas. Ya se trate de retrasos en los procesos, duplicaciones de trabajo u oportunidades de automatización, el análisis del flujo de trabajo total te permite detectar dónde se pueden realizar mejoras.
Como era de esperar, las ineficiencias conducen a un aumento de los costos. Estos costos pueden incluir aspectos como el mal uso de los recursos humanos o la reducción de la velocidad de comercialización. El análisis de procesos ayuda a detectar áreas potenciales de ahorro de costos.
Los procesos poco óptimos causan frustración a los colaboradores. Si un proceso es complicado o extenso, puede disminuir la productividad, lo que puede molestar a los miembros del equipo que podrían observar una mejor manera. Además, las tareas manuales repetitivas pueden disminuir la motivación. La identificación de soluciones de software para estas tareas ayuda a crear un trabajo más útil para el personal, derivando en un mayor compromiso.
Para lograr que tus procesos funcionen sin problemas, vale la pena realizar análisis de procesos de forma regular. Esto también mantiene tus procesos alineados con cualquier cambio en tu negocio o en el mercado en general. Sin embargo, no tienes que esperar hasta su revisión anual para realizar un análisis de procesos. Si identificas un proceso que parece ineficiente, realizar un análisis ad-hoc también es una buena idea.
Algunas señales de que un proceso está en condiciones para su revisión son:
No obstante, estos son apenas un esbozo de que algo podría estar originando una falencia en tu proceso. Existen otros factores que podrían crear las mismas señales. No comprenderás realmente si tu proceso es ineficiente hasta que realices un análisis exhaustivo.
<<<El rol de los procesos en la definición de objetivos>>>
La idea es estandarizar los posibles y principales pasos que pueden ayudarte en el análisis de procesos. Aunque no por hacer esto significa una regla exacta, pero tener un modelo es preferible a no tener nada.
El primer paso en el análisis de procesos es decidir qué proceso analizar. Para las revisiones de rutina, puedes elegir procesos que se ejecutan con frecuencia en toda la empresa, como prácticas de contratación, incorporación de colaboradores, iniciación de proyectos, aprobaciones financieras como la reclamación de gastos o la gestión de órdenes de compra.
Asimismo, puedes optar por analizar un proceso recién implementado para verificar qué tan bien está funcionando. O bien elegir un proceso que sabes que tiene un impacto comercial significativo.
Una vez que hayas elegido un proceso para analizar, debes recopilar la mayor cantidad de información posible sobre cómo se ejecuta actualmente el proceso. Esto puede provenir de la documentación, así como de los procedimientos operativos o los manuales de calidad, o de entrevistar a las personas que realizan el trabajo.
También es recomendable observar el proceso actual en acción para ver cómo encajan todas las etapas y cómo se transfiere el trabajo entre equipos o departamentos. Vale la pena tomarse el tiempo para investigar a fondo cómo funciona el proceso, de modo tal que puedas internalizarlo completamente cuando pases a la siguiente etapa.
La tercera etapa consiste en trazar el proceso actual funcionando. Esta es una etapa crucial, ya que permite a las partes interesadas visualizar cómo opera realmente el proceso individual en la práctica. Teniendo en cuenta toda la información recopilada, deberás organizarla y presentarla de una manera lógica y estructurada.
Hay varias formas de realizar un mapa de proceso, incluidos diagramas de flujo de procesos comerciales simples, diagramas de flujo de trabajo de notación y mapeo de procesos comerciales, diagramas de carriles y SIPOC, etc.
En esta etapa, probablemente tengas una idea bastante clara de dónde el proceso existente puede ocultar ineficiencias. En esta instancia, puedes cuestionar el estado de tus procesos debatiendo con tu equipo:
¿Qué pasos en el proceso son más importantes? ¿Cómo podríamos mejorar estos pasos? ¿Cuáles dependen de otros? ¿Esta dependencia ralentiza el proceso? ¿Se podría eliminar o modificar? ¿Dónde hay retrasos inesperados en el proceso? ¿Qué causa estos retrasos? ¿Podrían simplificarse algunos pasos con recursos o tecnología adicionales?
La etapa final del análisis de procesos es identificar las posibles mejoras que podrían realizarse en el proceso. Utilizando todo lo que has investigado durante la fase de análisis, es posible detectar áreas que podrían optimizarse para el futuro.
En esta etapa, las mejoras son probabilísticas, ya que deberás ponerlas en práctica y monitorearlas para ver si realmente impulsan los cambios que esperas. Hasta ese punto, es en esta etapa en la que pasa del análisis a la mejora y se une al ciclo de vida más amplio de la gestión de procesos en la fase de diseño.
<<<Diseño de procesos: ¿Por dónde empezar?>>>
Resumiendo, el análisis de proceso es el paso previo a la mejora de procesos propiamente dicha. Se efectúa para conocer el estado de los procesos e identificar posibles ineficiencias que estuvieran generando retrasos o sobrecostos para, una vez revelado el panorama, dirigir acciones de mejora en consecuencia, entre las cuales la automatización de procesos podría ser una de ellas.