Un error común que suelen cometer muchas empresas en la gestión de proyectos es no definir los roles correctamente, por lo que es posible que no sepan con certeza cuáles son las responsabilidades de cada integrante del equipo que conforma el proyecto. Así como el análisis FODA es una herramienta efectiva para un gerente de marketing porque le permite identificar fortalezas y debilidades de la empresa para aplicar mejor sus estrategias. En el diseño de proyectos, la herramienta que se utiliza a menudo, o debería utilizarse, es la matriz RACI.
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La matriz RACI es un diagrama que permite resolver distintos problemas de la gestión de proyectos y ayuda a los project manager a encaminar mejor las actividades de las distintas etapas del proyecto, a la vez que permite agilizar los procesos reduciendo la incidencia de los errores, dado que reparte y define las responsabilidades de cada uno de los miembros.
Ahora bien, ¿cómo la matriz RACI puede aportar valor específicamente a la gestión de proyectos? Este interrogante y mucho más es lo que intentaremos responder a lo largo de este artículo.
La matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidad es una herramienta orientada a la gestión de proyectos para identificar roles y responsabilidades en relación con las tareas dentro de un proyecto. La sigla significa lo siguiente:
La función de la matriz RACI es definir los roles y las responsabilidades de cada persona involucrada en los proyectos y procesos de una empresa. Como a veces un mismo colaborador realiza diversas funciones, es necesario documentarlo por medio de un gráfico. Ahora bien, repasemos qué significa cada uno de los roles comprendidos en esta sigla.
Como su nombre lo indica, este rol es quien se encarga de realizar y completar las tareas que se le asignan. Aunque la persona asignada para cumplir dichas tareas delegue a terceros, al ser el responsable, deberá “responder” por el trabajo delegado. De modo tal que deberá pensar muy bien a quién el responsable delega si no puede realizar él mismo sus actividades.
Se trata de la persona responsable por la finalización de una tarea. Es quien delega y espera que la tarea concluida esté realizada adecuadamente, ya que podrá evaluar la calidad de esta y solicitar correcciones en caso de necesitarla. De lo contrario, se aprueba y pasará a ser una tarea completada.
Los consultores son quienes brindan opiniones e información de calidad. Generalmente, son expertos o especialistas en algún campo del conocimiento que será de vital importancia para el avance de un proyecto. Contar con ellos permite agregar valor al trabajo que ya están haciendo los involucrados en el proyecto y que comprendan mejor el contexto sobre el que se erige.
Los informados son personas enteradas sobre el avance del proyecto. Normalmente, esto se da al momento de la entrega de una tarea en particular. Puede suceder que quien es el responsable de ejecutar una tarea sea también el responsable de finalizarla, pero no de validarla. De eso se encargará, indefectiblemente, la autoridad sobre el responsable.
En el caso del informado, este solo se actualiza del progreso de un proyecto pero no ejecuta cambios directamente, aunque sí puede tomar decisiones en función de lo que percibe en esas actualizaciones. En otras palabras, tiene un poder tácito de hacer que las cosas funcionen si existe alguna desviación evidente en alguna etapa del proyecto.
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La matriz RACI ayuda a delimitar roles y responsabilidades de los distintos integrantes de un proyecto diseñado por una empresa. A partir de esta función principal, ofrece ciertos beneficios a la gestión de proyectos que permitirá obtener un mayor porcentaje de eficiencia durante el proceso y mejores resultados, gracias al trabajo colaborativo. Si bien es posible que un miembro del equipo asuma más de un rol, la herramienta no está contemplada para que algún integrante quede sin él. A continuación, compartimos los principales beneficios.
En lugar de involucrar a cada miembro de forma individual, la matriz RACI involucra a las personas necesarias en el momento adecuado, por lo que se reducen las especulaciones de información, acelerando las aprobaciones y toma de decisiones con respecto al avance o modificación de alguna instancia del proyecto.
Si todos hablan a la vez del mismo tema, será difícil entender alguna idea específica. Las personas pueden tener más de un rol, pero estos roles deben estar bien definidos, como por ejemplo, los responsables de la autoridad y los consultores de los informados.
Cuando un project manager asume varias responsabilidades y no delega ninguna, seguramente estará sobrecargado de trabajo. Implementando la matriz RACI puede delegar sin riesgos, porque tendrá conocimiento de qué función desempeñará cada integrante del equipo y entonces podrá dedicarse en perfeccionar la parte que le corresponde de su trabajo.
La matriz RACI hace más eficiente el trabajo de las personas involucradas en un proyecto por lo mismo que divide la carga de trabajo, los roles y responsabilidades. A su vez, establece las expectativas sobre qué esperar cuando el proyecto vaya avanzando hacia su finalización o a la finalización de cada etapa. Gestionar adecuadamente dichas expectativas ayudará a obtener mayor visibilidad al proyecto en su conjunto, a ser lo suficientemente críticos como para identificar las posibles deficiencias y discutir entre todos sobre las soluciones subsanarlas con éxito.
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En pocas palabras, la matriz RACI es una herramienta de la gestión de proyectos que contribuye a mejorar la eficiencia de las tareas distribuidas entre los distintos miembros del equipo porque distribuye la carga de trabajo de forma equitativa para que nadie haga de menos o de más (aunque probablemente este nivel sea una utopía) y se agilice el avance del proyecto. Si delimitar roles reduce el tiempo de duración de un proyecto, el trabajo en conjunto hará que incluso los resultados sean superiores.