Acabas de poner en marcha un proyecto y tu cliente espera grandes cosas. Pero, ¿tienes un plan firme de gestión del presupuesto? Si no lo tienes, hay una serie de cosas que podrían salir mal. Podrías terminar entregando más de lo necesario y desperdiciando valiosos recursos. Peor aún, podrías terminar entregando menos de lo esperado, porque no tuviste suficiente tiempo para la planificación y el presupuesto del proyecto.
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La gestión del presupuesto del proyecto no es solo un palabrerío para referirnos a un plan aproximado; es la fuerza impulsora detrás de todo tu proyecto. Es lo que ayuda a que todo despegue con éxito y te mantiene ahí, hasta el final. No más pérdidas, falta de cumplimiento o promesas incumplidas. Solo un pronóstico claro de lo que necesitas, cuánto necesitas y cuándo lo necesitas para entregar tu proyecto con éxito.
Piensa en el presupuesto como todos los costos de tu proyecto sumados. Ten en cuenta todo, desde la mano de obra, los materiales y los costos operativos hasta los costos de actividad con los que te encontrarás durante el cronograma de tu proyecto.
Te brinda una idea clara de los gastos totales estimados del proyecto y te brinda la información que necesitas para decidir si el proyecto es factible. Después de todo, lo último que deseas hacer es comprometerte con un gran desembolso de dinero si el proyecto no va a generar un buen retorno de la inversión (ROI) para tu negocio.
Cuanto más hagas que el presupuesto de tu proyecto sea una prioridad, mejor será a largo plazo. No solo tendrás previsiones financieras más claras, sino que también podrás revisar presupuestos anteriores y tener una mejor idea de los tipos de cosas que funcionan.
Administrar el presupuesto de un proyecto no tiene por qué ser un proceso largo y prolongado que consume todo su tiempo. Hay una gran cantidad de diferentes recursos de software de gestión de proyectos que pueden ayudarte a automatizar los procesos y apoyarte en el seguimiento y la planificación del presupuesto del proyecto; solo tienes que decidir cuál es el adecuado para tu empresa.
Gracias a las mejoras en la tecnología, el software de presupuesto basado en la nube ha facilitado mucho el trabajo y con plataformas como Scoro, también tienes acceso a una variedad de herramientas para ayudarte con la facturación, la cotización y la administración del tiempo.
Utiliza esta guía paso a paso para ayudarte a crear una plantilla de administración del presupuesto del proyecto, pero ten en cuenta que ciertos factores y recursos pueden cambiar. Esta es la razón por la que es tan importante continuar con el seguimiento del presupuesto de tu proyecto a lo largo de toda su línea de tiempo.
Una vez que hayas establecido esto, puedes comenzar a calcular una estimación de todos los costos que necesitarás para entregar el proyecto.
Hay una serie de cálculos diferentes que es posible que quieras utilizar al calcular el presupuesto total del proyecto. Hemos resumido dos de los más populares a continuación:
ETC es el costo esperado que tomará terminar el proyecto. EAC significa estimación al finalizar y AC significa costo real.
Cálculo: ETC = EAC – AC
EAC es el costo total esperado de completar todo el proyecto. BAC significa presupuesto al finalizar y EV significa valor ganado.
Cálculo: EAC = AC + (BAC – EV)
Ahora que has armado el presupuesto de su proyecto, todavía hay un punto crucial que no debes pasarte por alto: el seguimiento. Si no puedes realizar un seguimiento del presupuesto de su proyecto, no podrás comprender cómo se está desempeñando realmente en tiempo real.
Digamos que uno de tus proyectos está tardando más de lo esperado porque no tienes suficiente personal. Sin un sistema de seguimiento adecuado, no podrás darte cuenta hasta el final, momento en el que será demasiado tarde. Terminarás teniendo que gastar recursos adicionales y superar el presupuesto para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo.
Establecer una línea de base te ayudará a medir la cantidad de progreso que estás logrando en un proyecto. Querrás establecer una fecha de inicio y finalización de referencia para cada actividad que hayas planificado y deberás actualizarla a medida que se produzcan cambios.
Tan pronto como encuentres algún tipo de ajuste o actualización en tu proyecto que afecte tu presupuesto, asegúrate de anotarlo.
El seguimiento de tu presupuesto en papel y hojas de cálculo puede ser un poco complicado. No solo tienes que recopilar y compilar toda la información, sino que también corres el riesgo de cometer un error humano. Con un software de gestión de proyectos como Scoro, podrás planificar y realizar un seguimiento de tus presupuestos con facilidad, sin las molestias ni los líos asociados con el seguimiento manual.
Con un panel de control de presupuestos y finanzas incorporado, Scoro hace que sea más fácil que nunca recopilar todos los datos que necesitas en una ubicación central. Para cada proyecto en el que estés trabajando, Scoro te ayudará a realizar un seguimiento de tus ingresos y gastos reales.
Más que un simple software de elaboración de presupuestos, Scoro también puede ayudarte a lograr tus objetivos organizacionales más amplios. Al reunir un conjunto de herramientas desde el seguimiento del presupuesto hasta la facturación y la administración del tiempo, podrás administrar proyectos a lo largo de toda el proceso con eficiencia y facilidad.
Una vez que hayas cubierto los conceptos básicos, todavía hay algunas cosas que puedes hacer para asegurarte de que tu proyecto funcione sin problemas y su presupuesto se mantenga por buen camino.
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Todo el proceso de elaboración de presupuestos puede ser una pesadilla si se realiza a mano: compilar todos los datos, revisarlos y actualizarlos puede consumir demasiado tiempo. Este tiempo podrías dedicarlo a tareas más importantes y, aquí, es donde entra en juego el poder del software de gestión de proyectos.
Con Scoro, puedes administrar y realizar un seguimiento de tu presupuesto fácilmente en un solo lugar. No más alternar entre diferentes aplicaciones y no más hojas de cálculo desordenadas. Solo una descripción clara de tu presupuesto y rendimiento.
Scoro incluso responde a la pregunta de cómo administrar el presupuesto del proyecto de manera efectiva junto con sus objetivos organizacionales más amplios. Con las soluciones integradas de presupuestos, facturación y gestión del tiempo, podrás trabajar para lograr todos tus objetivos sin problemas.