Cómo gestionar roles y permisos en monday.com

En la gestión de proyectos, una organización eficiente y una clara asignación de responsabilidades son clave para el éxito. Monday.com  una plataforma de gestión de trabajo, ofrece una robusta estructura de roles y permisos que facilita la colaboración y garantiza que cada miembro del equipo tenga el nivel de acceso adecuado para realizar sus tareas. A continuación te explicamos  cómo gestionar roles y permisos en monday.com desde los diferentes roles disponibles hasta la configuración de permisos en tableros y tareas.

Roles en monday.com

En monday.com los usuarios se organizan en diferentes roles, cada uno con un conjunto específico de permisos y responsabilidades. Los permisos a nivel de cuenta definen los accesos superiores, mientras que los espacios de trabajo gestionan los accesos y permisos del equipo. Además, a nivel de panel, se controla la información que los usuarios pueden ver o modificar, asegurando una administración detallada y segura de la información.

Los principales roles disponibles son:

1. Administrador: los administradores tienen acceso completo a la cuenta de monday.com. Pueden gestionar la facturación, los usuarios, los permisos y la configuración general de la cuenta. Este rol es ideal para aquellos que necesitan supervisar y controlar el entorno de trabajo de la organización. Los administradores también pueden crear y eliminar tableros, cambiar la configuración de seguridad y personalizar la cuenta para adaptarse a las necesidades específicas del equipo.
   
   
2. Miembro: los miembros tienen acceso a los tableros y tareas a las que se les ha dado acceso. Pueden crear y editar tableros y elementos, pero no pueden gestionar usuarios ni la configuración de la cuenta. Este rol es adecuado para los miembros del equipo que participan activamente en los proyectos. Los miembros pueden colaborar, comentar, y actualizar tareas, lo que fomenta un flujo de trabajo dinámico y colaborativo.
   
   
3. Espectador: los espectadores tienen acceso de solo lectura a los tableros y elementos. No pueden realizar cambios ni añadir nuevos elementos. Este rol es perfecto para los stakeholders o clientes que necesitan visibilidad sobre el progreso del proyecto sin intervenir en la gestión diaria. Los espectadores pueden seguir el progreso y estar al tanto de los desarrollos sin riesgo de alterar la información.
   
   

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Gestión de permisos en tableros

En monday.com los tableros son la base para la organización de proyectos y tareas. La gestión de permisos en los tableros es crucial para asegurar que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información sensible y puedan realizar cambios. A continuación, se explica cómo gestionar los permisos en los tableros:

• Tableros públicos vs. privados:

• Tableros públicos: todos los miembros de la cuenta pueden ver y editar estos tableros. Son útiles para proyectos que requieren la colaboración abierta de todo el equipo. Permiten una transparencia total y fomentan un ambiente colaborativo donde cualquier miembro puede contribuir y proporcionar retroalimentación.
• Tableros privados: solo los usuarios invitados específicamente pueden ver y editar estos tableros. Son ideales para proyectos confidenciales o equipos pequeños. Estos tableros aseguran que la información sensible esté accesible solo para aquellos que realmente necesitan verla, lo que es crucial para la seguridad de la información y la confidencialidad del proyecto.
  
  

• Configuración de permisos en tableros:

• Acceso del administrador del tablero: los administradores del tablero pueden gestionar quién tiene acceso al tablero, incluyendo agregar o remover miembros, y definir quién puede editar y ver el contenido. Esto se hace desde la configuración del tablero, donde se pueden asignar diferentes niveles de acceso según las necesidades del equipo.
• Permisos de visualización y edición: Dentro de un tablero, se pueden establecer permisos específicos para controlar quién puede ver y quién puede editar las columnas y elementos. Esto se configura en las opciones de cada tablero bajo "configuración de tablero" y luego "permisos". Por ejemplo, puede permitir que todos los miembros vean una columna de estado, pero solo ciertos miembros pueden actualizarla.

Gestión de permisos en tareas

Las tareas en monday.com también conocidas como elementos, son las unidades de trabajo dentro de los tableros. La gestión de permisos en las tareas permite controlar quién puede modificar y actualizar la información específica de cada tarea.

Permisos a nivel de columna: en cada tablero, se pueden configurar permisos a nivel de columna para controlar quién puede editar el contenido de una columna específica. Por ejemplo, se puede permitir que solo ciertas personas editen las columnas de estado o de fecha. Esto es útil para asegurar que solo los responsables de una tarea específica puedan cambiar su estado o fecha de entrega, manteniendo así la precisión de la información.

Permisos de elementos individuales: Para mayor granularidad, se pueden establecer permisos a nivel de elemento. Esto es útil cuando ciertas tareas deben ser visibles para todos, pero solo editables por miembros específicos del equipo. Esto se configura en las opciones del elemento bajo "configuración de elemento" y luego "permisos". Por ejemplo, puede tener una tarea que todos deben ver, pero solo el gerente de proyecto puede marcar como completada.

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 Beneficios de una gestión eficiente de roles y permisos

Gestionar roles y permisos de manera eficiente en monday.com trae múltiples beneficios:

Seguridad y confidencialidad: garantiza que la información sensible esté protegida y accesible solo para las personas autorizadas. Esto es crucial en proyectos que manejan datos confidenciales o propiedad intelectual.

Colaboración efectiva: facilita la colaboración al permitir que los miembros del equipo tengan acceso a la información relevante sin comprometer la seguridad. Los diferentes niveles de acceso aseguran que todos los miembros del equipo puedan contribuir adecuadamente sin exponerse a información innecesaria.

Responsabilidad claramente definida: clarifica las responsabilidades y reduce la posibilidad de errores, ya que cada miembro del equipo sabe exactamente qué áreas son de su competencia. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta la transparencia dentro del equipo.
Flexibilidad: Permite adaptar los niveles de acceso y permisos a medida que los proyectos evolucionan y las necesidades cambian. Esta flexibilidad es esencial en proyectos dinámicos donde las necesidades de acceso pueden cambiar rápidamente.

La gestión de roles y permisos en monday.com es una herramienta poderosa para mantener la organización, seguridad y eficiencia en la gestión de proyectos. Al comprender y utilizar estas funcionalidades, las organizaciones pueden maximizar la colaboración y asegurar que cada miembro del equipo tenga acceso a la información y herramientas necesarias para desempeñar su rol de manera efectiva.