Errores comunes en la gestión de proyectos ¿Cómo los resuelve monday.com?

Llevar a cabo con éxito proyectos puede ser un proceso arduo y complejo si no se tienen pasos a seguir claros y prioridades marcadas. Por más que tu equipo esté perfectamente capacitado y calificado para las tareas. En este artículo veremos 5 errores comunes en la gestión de proyectos y cómo Monday.com puede ayudarte a resolverlos.

Errores y estrategias para evitarlos

1- Falta de un plan: Un proyecto debe tener una planificación ordenada con objetivos definidos para evitar el fracaso. Si es una mera idea, no llegará a ningún lado sin un plan de acción.

La clave está en definir metas, fijar fechas límite y distribuir responsabilidades para que todo el equipo siga la misma línea.

Puede ser abrumador no saber por dónde empezar o a qué tareas darle prioridad y a quién asignárselas, pero para ello, Monday.com tiene la solución.

• Tableros Personalizables: podrás crear tableros particulares para cada proyecto y, dentro de cada uno, realizar el seguimiento y coordinar las actividades. Tienes las posibilidades de crear Grupos, Columnas, Elementos y Subelementos y ordenar o filtrar tu tablero para ver los elementos y desglosar los que deseas ver.
  
  

Además, son completamente interactivos y colaborativos, para que tú y tu equipo trabajen en simultáneo para completar las tareas.

Si eres nuevo en el uso del software o no tienes tiempo para personalizar el tablero, Monday también tiene la respuesta:

• Plantillas predeterminadas: ofrece distintos tipos para todas las industrias, negocios y equipos, como marketing y campañas, ventas y CRM, Diseño, Desarrollo de Software, Recursos Humanos.
  
  

Y, por supuesto, la herramienta favorita del mundo digital que trae el software:

• Automatizaciones: automatiza las tareas repetitivas y rutinarias, para evitar errores humanos, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.
  
  

2- Interrupciones en la comunicación: La comunicación es esencial para el éxito de cualquier proyecto. Todos los miembros del equipo deben estar al tanto sobre el progreso de las actividades para evitar confusiones y problemas.

Monday.com hace de la comunicación más efectiva, simultánea y colaborativa. Ya que todas las actualizaciones y cambios realizados aparecen en tiempo real para todo el equipo y cada uno de sus dispositivos gracias a características que hacen esto posible:

• Comentarios y actualizaciones. Permite dejar notas y cambios en las tareas.
• Notificaciones. Todos los miembros reciben avisos automáticos sobre las modificaciones del proyecto.
• Integraciones. El software permite integrar otras aplicaciones para facilitar la comunicación como Microsoft Teams.

Esto facilita la coordinación entre los colaboradores y, por consecuencia, se obtiene un mejor rendimiento del proyecto.

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3- Falta de seguimiento: si no se rastrea el progreso del proyecto, es más propenso a que haya errores y desviarse de la meta. Monday resuelve este problema ofreciendo…

• Vista de calendario: puedes visualizar las tareas en un calendario donde están organizadas y programadas con sus fechas y responsables respectivos para tener una mejor perspectiva del avance del proyecto.
• Informes y análisis: el software brinda informes detallados sobre el curso de las tareas y el rendimiento del equipo.
• Seguimiento del tiempo: registra el tiempo que lleva realizar cada tarea para optimizar este recurso.

4- No jerarquizar prioridades: todas las actividades no son iguales. Identificar cuáles son las más importantes te permitirá asignarlas de forma eficiente para optimizar recursos y mantener todo en orden. Para ello, Monday ofrece elementos organizativos.

• Etiquetas: puedes ordenar las tareas con diferentes colores, temas o categorías para visualizar información más rápido y automatizar el flujo de trabajo.
• Filtros y búsquedas: filtra las tareas por prioridad para detectar cuáles son urgentes o, también, qué deseas encontrar.
• Tableros: ofrece distintos tipos de tableros como Gráfica de Gantt que muestra un cronograma de actividades para una vista general en una línea de tiempo, y una Tabla Kanban para visualizar las tareas en tarjetas y moverlas entre columnas para una mejor organización.
  
  

5- Falta de trabajo en equipo: que el equipo pueda colaborar es fundamental para alcanzar los objetivos en común. La plataforma lo facilita con:

• Asignar tareas: asigna tareas a los miembros y establece responsabilidades.
• Compartir archivos: los usuarios pueden cargar y compartir archivos y documentos en la plataforma, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información.
• Vista de actividad: proporciona una vista completa de la actividad y movimiento del proyecto para estar al tanto.

Con estas características, Monday promueve un flujo de trabajo más transparente, cómodo y eficiente para todos.

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Navega hábilmente

Familiarizarte con las funciones del software hará que evites los errores comunes en la gestión de proyectos. Te alentamos a que explores la herramienta, así podrás aprovechar sus funciones de la mejor manera posible. Es una plataforma flexible, por lo que personalizarla hará de tu flujo de trabajo más ameno, ya que podrás adaptarlo a tus necesidades.

¡No te olvides de las automatizaciones, te ahorrarán tiempo!

Recomendación para la gestión de proyectos.

Recomendamos implementar Monday.com a tu flujo de trabajo y, además, para establecer los objetivos, utilizar el criterio SMART;

• Específicos: deben ser claros y específicos para saber qué buscas alcanzar.
• Medibles: debes poder seguir el progreso y resultados para saber el tiempo que te lleva alcanzar tus metas.
• Alcanzables: deben ser realistas acordes a tus recursos y circunstancias, un nivel que te permita avanzar sin frustración.
• Relevante: deben ser importantes para la dirección de tu proyecto, sino hay que descartar cualquier vía que no direccione al mismo objetivo que quieres lograr.
• Temporales: deben tener un plazo definido y trabajar todos los días para ello.

Establecer estos criterios e implementar al Software Monday.com como una herramienta inteligente en tu trabajo te ayudará a evitar los errores comunes en la gestión de proyectos y que tus ideas sean más claras, enfocar el ojo en asuntos que requieren tu atención para esforzarte más ellos y, así, alcanzar los resultados que deseas.