¿Cómo crear una automatización en monday.com?

¿Necesitas simplificar tareas en tus proyectos? Crea una automatización en Monday.com y optimiza el flujo de trabajo. Implementar este software es una buena decisión ya que no solo potenciará los procesos, sino que verás mejores rendimientos tanto de tus proyectos como del equipo.

Una de las características que hace especial a la plataforma son las automatizaciones y en este artículo te enseñaremos cómo crear una automatización en Monday.com para que aproveches al máximo esta increíble herramienta que te ayudará a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.

¿Qué son las automatizaciones?

¡Esta herramienta de Monday.com hace cosas por ti sin tener que aprender a programar!

Son configuraciones predeterminadas que permiten ejecutar acciones específicas de forma automática, sin tener que hacerlas manualmente. Así, te libera de realizar tareas repetitivas para que puedas dedicarles más atención a temas más complejos.

<<<¿Cómo funcionan las automatizaciones de monday.com?>>>

Guía de automatización

Crea una automatización en Monday.com fácil y a tu conveniencia. Al agregar una automatización, tendrás la opción de personalizar o elegir entre una preestablecida.

Para comenzar debes:

1-            Acceder al Centro de automatizaciones: Selecciona "Crear automatización personalizada".

2-  Elegir un disparador: haz clic en la opción "Cuando esto suceda" para elegir un desencadenante que activará esa automatización.

Aparecerán varias opciones desplegables para que elijas la que se adapte a tus necesidades. Puedes seleccionar entre:

• Cambios de estado de tarea: por ejemplo “en proceso” “completado”
• Fecha y hora. Un tiempo límite previamente fijado.
• Responsable asignado. Quién será el encargado de la tarea.
• Nueva columna. Cuando se crea un nuevo elemento en una columna en particular.
• Elemento creado. Cuando se agrega un nuevo elemento.
• Integración. Cuando se produce un evento en una aplicación integrada, por ejemplo, un archivo cargado en Microsoft Teams o Google Drive.
  
  

<<<Principales integraciones que ofrece monday.com>>>

3-     Selecciona una condición (opcional)

Según el activador que hayas elegido en el paso dos, elije una condición dependiendo de la acción que quieras para el siguiente paso.

Las condiciones agregan un filtro a la automatización que determinan cuándo se ejecutará la acción configurada, así podrás controlarlas con más precisión y aplicarlas a acciones que realmente sean necesarios como, por ejemplo, enviar notificaciones si la prioridad de la tarea es “Alta” para que los responsables continúen con la acción correspondiente.

Si deseas especificar condiciones adicionales, simplemente haz clic en el signo más (+) junto a la condición previamente establecida y elige otra.

4-     Establece una acción.

Una vez que la primera parte de la automatización (activador + condición) esté lista, hay que elegir una acción para la misma.

La acción determina la tarea que quieras que la automatización realice.

Para ello, selecciona en el campo gris la opción "Luego haz esto". Desde ahí, puedes seleccionar una acción de las opciones presentadas en el menú desplegable o haciendo clic en "Más opciones". Puedes elegir entre:

• Enviar una notificación.
• Mover una tarea.
• Dependencias.
• Cambiar el estado de una tarea.
• Asignar una tarea.
• Agregar una etiqueta.
• Crear una subtarea.
• Iniciar otra automatización.
  
  

5-     Personalízalas como quieras.

Configura sencillamente automatizaciones sin código para crear el flujo de trabajo perfecto para cada equipo y proyecto.

Dependiendo la acción que elijas, deberás añadir información determinada para que se adapte a tus necesidades y lograr los objetivos deseados.

A su vez, integra fácilmente todas tus herramientas externas, ya que se pueden utilizar dentro de la plataforma como, por ejemplo, sincronizar el Calendario de Google para estar en sintonía con tus eventos y plazos.

6-     Activa la automatización: revisa si las configuraciones que creaste funcionen de forma correcta. Una vez que estés satisfecho, haz clic en “Crear automatización” para activarla.

Automatizaciones preestablecidas

Si no quieres personalizar la automatización, Monday también ofrece:

Plantillas predeterminadas. Puedes explorarlas y ver las categorías del menú para encontrar lo que más se adapte a lo que buscas.

Después de encontrar la plantilla que más te guste, todo lo que debes hacer es completar los campos en blanco y crear la automatización.

¡Y listo! Al seleccionar el botón "Crear automatización", la automatización ya está lista para funcionar.

<<<Work OS: una plataforma para el futuro del trabajo>>>

Potencia la productividad

Mantén la calma, lo bueno de Monday.com es que es una plataforma intuitiva y, facilita al usuario la navegación al guiarlo con un diseño claro, visual e instrucciones paso a paso.

Crea una automatización en monday.com para mejorar la eficiencia y productividad de tu equipo. Si le dedicas tiempo a configurar las automatizaciones y adaptarlas a tus necesidades específicas, evitarás errores humanos y tú y tu equipo tendrán más tiempo para enfocarse en actividades más relevantes y no tan repetitivas.

Las automatizaciones garantizan una mayor exactitud y fiabilidad en las operaciones.