App de escritorio del Notetaker de monday: graba reuniones sin un bot

El AI Notetaker es el asistente de reuniones integrado en monday.com. Graba las llamadas de Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, las transcribe en tiempo real identificando quién habla y genera resúmenes, aspectos destacados y tareas conectados a tus tableros.

Su uso se mide con el mismo modelo de créditos que el resto de la IA de monday: 120 créditos por hora, medidos en minutos de reunión.

En su versión web, el Notetaker funciona como un bot: se conecta a tu calendario y entra a la llamada como un participante más. La app de escritorio suma una segunda forma de grabar, pensada para los casos en que un bot no es práctico o no está permitido.

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Qué es la app de escritorio y en qué se diferencia del bot

La app de escritorio graba la reunión desde tu propia computadora. No envía ningún participante a la llamada, así que el anfitrión no tiene que admitir a nadie. Tampoco depende de que Zoom o Teams estén configurados para aceptar invitados externos.

Además, graba la ventana de la reunión. Eso permite revisar después lo que se mostró en pantalla, como slides, tableros o documentos compartidos, junto con el audio y la transcripción.

El resto de las funciones y la configuración son las mismas que en la versión web.

Cómo funciona paso a paso

1. Descarga la app. Busca el banner de descarga en la página principal del AI Notetaker, en el panel izquierdo de monday.com. Por ahora está disponible para macOS; la versión para Windows todavía no se lanzó.
2. Inicia o únete a tu llamada. La app detecta que estás en una reunión y te propone empezar a grabar.
3. Haz clic en Record. El botón está en la esquina superior derecha de la app. Ahí eliges la reunión correspondiente de tu calendario.
4. Registra reuniones sin agenda. Si la reunión no está programada, selecciona New meeting y escribe un nombre. Así quedan identificadas las llamadas improvisadas o las conversaciones presenciales.
5. Revisa el resultado en monday.com. Al terminar, la reunión aparece en el historial del Notetaker con la grabación, la transcripción, el resumen y las tareas.

Qué hace con la información después de la reunión

Decisiones y tareas con responsables que pasan a tableros

El Notetaker identifica decisiones, responsables y próximos pasos. Desde la pestaña de tareas, eliges las que quieres conservar y el tablero de destino. Se crea un elemento con el nombre de la reunión y cada tarea queda como subelemento. Así, lo acordado entra al flujo de trabajo con un responsable asignado.

Sidekick: consulta la reunión y genera el seguimiento

En la vista general de cada reunión hay un panel de Sidekick. Puedes elegir una acción sugerida, como un resumen de lo que se habló, el correo de seguimiento o la lista de próximos pasos. También puedes hacer tu propia pregunta. Es útil para quien no estuvo en la reunión o para enviar el seguimiento minutos después de cortar.

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monday CRM: datos del negocio sugeridos automáticamente

En monday CRM, el Notetaker detecta datos como el valor del negocio, los bloqueos y los próximos pasos. Los presenta como recomendaciones en la sección Daily Digest de la página de inicio del CRM, y el vendedor revisa y acepta lo que corresponde en lugar de cargarlo a mano. Además, cuando un participante coincide con un contacto, el resumen aparece en su línea de tiempo de correos y actividades.

Contexto para agentes y apps

Las grabaciones, transcripciones y tareas quedan dentro del workspace. Eso las convierte en contexto que otras capacidades de monday pueden aprovechar. Por ejemplo, las apps creadas con monday vibe pueden acceder a los datos del Notetaker para mostrar tareas, consultar transcripciones o completar campos del CRM. Y los agentes de IA trabajan sobre los tableros donde esas tareas ya quedaron registradas.

Casos de uso

• Ventas: reuniones con clientes que no admiten bots

Muchas empresas bloquean el ingreso de grabadores externos a sus llamadas. Con la app de escritorio, el vendedor puede registrar la conversación avisando al cliente de forma verbal, sin pedirle que admita un bot. También sirve para visitas presenciales o almuerzos de negocios. Al volver, el Daily Digest ya sugiere qué actualizar en el negocio.

• Gestión de proyectos: revisiones con pantalla compartida

En una revisión de avance, gran parte de la información está en la pantalla: cronogramas, tableros, entregables. Como la app captura la ventana de la reunión, el líder de proyecto puede volver al momento exacto en que se mostró un retraso o un cambio de alcance. Además, puede convertir los compromisos en tareas del tablero del proyecto.

• Reuniones internas: 1:1, comités y conversaciones improvisadas

Las reuniones internas suelen ser las que menos se documentan. Con la opción New meeting, una conversación de pasillo o un 1:1 con tu equipo deja registro de acuerdos y responsables. Así se reduce el riesgo de que una decisión quede solo en la memoria de quien estuvo presente.

Consentimiento y buenas prácticas de privacidad

Como la app no agrega un participante visible, nadie en la llamada sabe que se está grabando, salvo que tú lo digas. Por eso, monday establece que al iniciar una grabación desde la app confirmas que diste el aviso y obtuviste el consentimiento que exige la ley aplicable. Las leyes cambian según el país y, en algunos casos, según la región. Ante dudas, consulta con tu equipo legal.

Estas prácticas ayudan a usarla con responsabilidad:

• Avisa siempre al inicio. Una frase alcanza: “Voy a grabar la reunión para tomar notas; ¿están de acuerdo?”. Si alguien se opone, no grabes.
• Define una política interna. Establece qué tipos de reunión se pueden grabar y cuáles no, como conversaciones de RR. HH., evaluaciones de desempeño o temas legales sensibles.
• Aprovecha la privacidad por defecto. Las grabaciones de la app son visibles solo para ti hasta que decidas compartirlas. Comparte con criterio: solo con participantes, con la organización o con personas específicas. Las grabaciones no se pueden compartir fuera de la cuenta.
• Revisa el resumen antes de difundirlo. La IA puede omitir matices o atribuir mal una frase. Valida decisiones y responsables antes de enviar el seguimiento.
• Usa la gobernanza de IA. Los administradores pueden gestionar el acceso de los usuarios y controlar el uso desde la sección de gobernanza de IA de monday.

monday cuenta con certificaciones SOC 2 Type II, ISO 27001, GDPR e HIPAA, pero la seguridad de la plataforma no reemplaza el aviso a los participantes: ambas cosas son necesarias.

Cuánto cuesta en créditos

La app de escritorio usa el mismo modelo que el Notetaker web: 120 créditos de IA por hora de grabación, medidos en minutos. Los créditos salen de una bolsa compartida con otras funciones de IA, como Sidekick, los agentes o monday vibe. Las horas no usadas no se acumulan para el mes siguiente.

Para estimar el consumo, multiplica las horas mensuales de reuniones grabadas por 120. Por ejemplo, un equipo que graba 10 horas al mes necesita 1.200 créditos solo para el Notetaker. Conviene definir qué reuniones vale la pena grabar para no agotar la bolsa antes de tiempo.

Conclusión

La app de escritorio amplía el alcance del AI Notetaker a las reuniones donde un bot no encaja: llamadas con clientes que restringen grabadores externos, encuentros presenciales y conversaciones improvisadas. Mantiene las mismas funciones que la versión web y suma la captura de pantalla.

El valor real aparece cuando la reunión termina: tareas con responsables en los tableros, seguimientos listos con Sidekick y datos del negocio sugeridos en el CRM. Para aprovecharla, hacen falta reglas claras: avisar siempre, definir qué se graba y controlar el consumo de créditos.