En la actualidad, la gestión del conocimiento se ha consolidado como un factor crítico para el éxito organizacional. No se trata únicamente de almacenar información, sino de asegurar que los datos relevantes lleguen a las personas correctas en el momento oportuno. En este escenario dinámico, donde los equipos crecen, cambian y operan desde distintos lugares del mundo, la tecnología cobra un papel protagónico.
Es aquí donde entra en juego la sinergia entre Make y Document360, dos herramientas que, combinadas, ofrecen una solución poderosa para automatizar procesos clave relacionados con la documentación, el acceso al conocimiento y la mejora continua dentro de las organizaciones.
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La transformación digital ha multiplicado los puntos de contacto donde se genera conocimiento: correos, chats, tickets, documentos colaborativos, CRMs, entre otros. Si esta información no se organiza, actualiza y distribuye de manera estratégica, el conocimiento se convierte en un recurso subutilizado, lo que deriva en tiempos muertos, retrabajo y errores operativos.
Una buena gestión automatizada del conocimiento permite:
Gracias a Make, es posible conectar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo complejos. Document360, por su parte, actúa como una plataforma robusta de gestión del conocimiento, donde se almacena y mantiene actualizada toda la información crítica de una empresa: manuales, políticas, procedimientos, preguntas frecuentes, guías de productos, etc.
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Integrar Make y Document360 no se trata únicamente de unir dos herramientas, sino de transformar la cultura de gestión del conocimiento dentro de la empresa. Estas son algunas claves para una implementación exitosa:
1. Mapeo del flujo de conocimiento
Antes de automatizar, es vital identificar dónde se genera el conocimiento, cómo fluye dentro de la organización, qué canales se utilizan y dónde se producen cuellos de botella. Involucrar a usuarios finales es fundamental para diseñar automatizaciones que realmente agreguen valor.
2. Definición de casos de uso prioritarios
Una buena práctica es comenzar con automatizaciones de alto impacto. Por ejemplo:
3. Capacitación y adopción
El cambio tecnológico debe ir acompañado de un proceso de acompañamiento. Documentar cómo usar la nueva plataforma (¡usando Document360!) y mantener abiertos canales de consulta acelerará la adopción por parte del equipo.
4. Medición y mejora continua
Una vez implementadas las automatizaciones, se deben establecer indicadores claros: reducción en tiempos de búsqueda de información, cantidad de actualizaciones automatizadas, errores evitados, etc. Estos datos permiten iterar y mejorar continuamente.
Una cadena de tiendas puede cargar las actualizaciones de promociones, protocolos o cambios en el inventario dentro de Document360. Luego, Make se encarga de enviar automáticamente esa información a los gerentes regionales, equipos de ventas o dispositivos de tienda, sin intervención manual.
Startups o scaleups que desarrollan software necesitan actualizar constantemente documentación técnica, preguntas frecuentes o manuales para usuarios. Automatizar estas publicaciones desde sus repositorios o herramientas internas a Document360 permite escalar sin perder calidad.
Cada nuevo ingreso puede recibir un set de materiales según su rol, área y seniority. Make puede conectarse con sistemas de RRHH para iniciar estos flujos automáticamente al momento de contratar a alguien, y Document360 centraliza todo el contenido.
Las empresas más innovadoras no solo implementan tecnología: la usan de forma inteligente para liberar el potencial de sus equipos. Automatizar la gestión del conocimiento no significa reemplazar personas, sino empoderarlas para que trabajen con claridad, autonomía y acceso rápido a la información correcta.
Además, la combinación de Make y Document360 es escalable, lo que permite a las organizaciones empezar con procesos simples y luego sofisticar sus automatizaciones conforme crecen. Esto es especialmente útil para empresas en expansión o con múltiples sedes.
La sinergia entre Make y Document360 representa una evolución en cómo las organizaciones gestionan, actualizan y distribuyen el conocimiento. Ya no se trata de tener un repositorio estático de documentos, sino de implementar un sistema vivo, automatizado y estratégico, donde la información fluya de manera precisa y oportuna.
Los líderes que busquen impulsar la eficiencia, minimizar errores y mejorar la experiencia de sus equipos deben considerar esta integración como un paso esencial en su transformación digital. En un mundo donde el conocimiento se mueve tan rápido como los mercados, automatizar su gestión no es una opción, es una necesidad.