La sinergia entre Make y Document360: Automatizando el conocimiento

En la actualidad, la gestión del conocimiento se ha consolidado como un factor crítico para el éxito organizacional. No se trata únicamente de almacenar información, sino de asegurar que los datos relevantes lleguen a las personas correctas en el momento oportuno. En este escenario dinámico, donde los equipos crecen, cambian y operan desde distintos lugares del mundo, la tecnología cobra un papel protagónico.

Es aquí donde entra en juego la sinergia entre Make y Document360, dos herramientas que, combinadas, ofrecen una solución poderosa para automatizar procesos clave relacionados con la documentación, el acceso al conocimiento y la mejora continua dentro de las organizaciones.

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La importancia de la gestión automatizada del conocimiento

La transformación digital ha multiplicado los puntos de contacto donde se genera conocimiento: correos, chats, tickets, documentos colaborativos, CRMs, entre otros. Si esta información no se organiza, actualiza y distribuye de manera estratégica, el conocimiento se convierte en un recurso subutilizado, lo que deriva en tiempos muertos, retrabajo y errores operativos.

Una buena gestión automatizada del conocimiento permite:

• Reducir los silos de información.
  
• Asegurar la disponibilidad de datos actualizados.
  
• Facilitar el aprendizaje organizacional.
  
• Aumentar la autonomía de los equipos.
  

Gracias a Make, es posible conectar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo complejos. Document360, por su parte, actúa como una plataforma robusta de gestión del conocimiento, donde se almacena y mantiene actualizada toda la información crítica de una empresa: manuales, políticas, procedimientos, preguntas frecuentes, guías de productos, etc.

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Ventajas clave de integrar Make y Document360

1. Automatización de procesos operativos
   

   Make permite orquestar flujos automáticos como: “cuando se actualiza un artículo en Document360, notificar a los canales de Slack correspondientes” o “cuando se publica una nueva política de RRHH, enviar una notificación por correo a todos los empleados del área”. Esto asegura que los equipos estén informados sin necesidad de acciones manuales.
   

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2. Disminución de errores por intervención manual
   Muchas empresas aún dependen del copiar y pegar de documentos entre plataformas, lo cual no solo es ineficiente, sino propenso a errores. Con la automatización, se garantiza la integridad de la información, eliminando versiones obsoletas y evitando confusiones.
3. Mejora en la productividad del equipo
   Cuando los equipos no deben buscar durante minutos u horas dónde está un procedimiento o cómo se resuelve una determinada tarea, el tiempo se vuelve a favor del negocio. Document360 ofrece búsquedas inteligentes y etiquetas temáticas, y Make se encarga de distribuir las novedades automáticamente, según los roles o equipos.
4. Visibilidad y control
   Cada actualización puede registrarse, etiquetarse y auditarse. Esto permite tener trazabilidad sobre qué contenido fue consultado, actualizado o aprobado. Para industrias reguladas o con altos estándares de calidad, esta funcionalidad es esencial.

Estrategias efectivas para implementar esta sinergia

Integrar Make y Document360 no se trata únicamente de unir dos herramientas, sino de transformar la cultura de gestión del conocimiento dentro de la empresa. Estas son algunas claves para una implementación exitosa:

1. Mapeo del flujo de conocimiento

Antes de automatizar, es vital identificar dónde se genera el conocimiento, cómo fluye dentro de la organización, qué canales se utilizan y dónde se producen cuellos de botella. Involucrar a usuarios finales es fundamental para diseñar automatizaciones que realmente agreguen valor.

2. Definición de casos de uso prioritarios

Una buena práctica es comenzar con automatizaciones de alto impacto. Por ejemplo:

• Enviar notificaciones automáticas cuando un procedimiento se actualiza.
• Crear un artículo en Document360 a partir de formularios internos (Make puede automatizar esta creación).
• Integrar con CRM o herramientas de soporte para documentar respuestas frecuentes automáticamente.

3. Capacitación y adopción

El cambio tecnológico debe ir acompañado de un proceso de acompañamiento. Documentar cómo usar la nueva plataforma (¡usando Document360!) y mantener abiertos canales de consulta acelerará la adopción por parte del equipo.

4. Medición y mejora continua

Una vez implementadas las automatizaciones, se deben establecer indicadores claros: reducción en tiempos de búsqueda de información, cantidad de actualizaciones automatizadas, errores evitados, etc. Estos datos permiten iterar y mejorar continuamente.

Casos de uso: Retail, Tecnología y Recursos Humanos

Retail: Comunicación de promociones y políticas operativas

Una cadena de tiendas puede cargar las actualizaciones de promociones, protocolos o cambios en el inventario dentro de Document360. Luego, Make se encarga de enviar automáticamente esa información a los gerentes regionales, equipos de ventas o dispositivos de tienda, sin intervención manual.

Empresas tecnológicas: Documentación técnica actualizada

Startups o scaleups que desarrollan software necesitan actualizar constantemente documentación técnica, preguntas frecuentes o manuales para usuarios. Automatizar estas publicaciones desde sus repositorios o herramientas internas a Document360 permite escalar sin perder calidad.

Recursos Humanos: Onboarding automatizado

Cada nuevo ingreso puede recibir un set de materiales según su rol, área y seniority. Make puede conectarse con sistemas de RRHH para iniciar estos flujos automáticamente al momento de contratar a alguien, y Document360 centraliza todo el contenido.

El valor estratégico de esta integración

Las empresas más innovadoras no solo implementan tecnología: la usan de forma inteligente para liberar el potencial de sus equipos. Automatizar la gestión del conocimiento no significa reemplazar personas, sino empoderarlas para que trabajen con claridad, autonomía y acceso rápido a la información correcta.

Además, la combinación de Make y Document360 es escalable, lo que permite a las organizaciones empezar con procesos simples y luego sofisticar sus automatizaciones conforme crecen. Esto es especialmente útil para empresas en expansión o con múltiples sedes.

Conclusión

La sinergia entre Make y Document360 representa una evolución en cómo las organizaciones gestionan, actualizan y distribuyen el conocimiento. Ya no se trata de tener un repositorio estático de documentos, sino de implementar un sistema vivo, automatizado y estratégico, donde la información fluya de manera precisa y oportuna.

Los líderes que busquen impulsar la eficiencia, minimizar errores y mejorar la experiencia de sus equipos deben considerar esta integración como un paso esencial en su transformación digital. En un mundo donde el conocimiento se mueve tan rápido como los mercados, automatizar su gestión no es una opción, es una necesidad.