Automatizaciones en RRHH: casos de uso prácticos y reales con Make

En el ámbito de recursos humanos, los líderes enfrentan la presión de optimizar procesos operativos mientras fortalecen el bienestar organizacional y la experiencia de los colaboradores.

Los directores de RRHH y líderes de People Operations saben que gestionar talento implica mucho más que contratar y pagar nóminas. Procesos clave como el onboarding, la gestión de permisos, la evaluación de desempeño o el offboarding requieren precisión, agilidad y consistencia. Sin embargo, cuando se gestionan de manera manual, consumen tiempo valioso, aumentan la probabilidad de errores y dificultan la toma de decisiones estratégicas.

Aquí es donde entran en juego las automatizaciones recursos humanos, con plataformas low-code como Make, que facilitan la integración de sistemas y la creación de flujos de trabajo automatizados sin necesidad de programar.

<<<Transformando la automatización empresarial: ¿Qué es Make?>>>

Desafíos clave en RRHH

Los departamentos de RRHH enfrentan cuatro retos fundamentales que impactan directamente en la productividad y la satisfacción de empleados:

• Onboarding: La incorporación inicial determina el compromiso y la motivación de un nuevo colaborador. Procesos lentos o desorganizados generan desconfianza.

• Gestión de solicitudes de permiso: La coordinación de ausencias puede convertirse en un cuello de botella, afectando tanto la planificación de equipos como el clima laboral.

• Evaluación de desempeño: Es vital para la mejora continua, pero suele postergarse o fragmentarse por falta de herramientas integradas.

• Offboarding: Una salida mal gestionada no solo afecta la experiencia del colaborador, sino que implica riesgos legales y de seguridad para la organización.

Cada uno de estos procesos puede resolverse con flujos automatizados en Make, liberando al área de RRHH para enfocarse en cultura, retención de talento y liderazgo estratégico.

Casos de uso reales de Make en RRHH

1. Onboarding Automatizado

El proceso de incorporación suele involucrar múltiples áreas: RRHH, IT, managers y el propio empleado. Con Make, este flujo puede automatizarse de la siguiente manera:

• Al confirmar una contratación en el sistema de reclutamiento, Make extrae los datos y los envía automáticamente a la nómina y a la base de empleados.
• IT recibe una notificación inmediata para preparar accesos, cuentas de correo y dispositivos.
• Se genera un correo de bienvenida con la agenda de inducción, accesos a capacitaciones online y un checklist de tareas iniciales.
• El manager del área recibe automáticamente un recordatorio para organizar la primera reunión de integración.

Impacto para directores: incorporación más rápida, reducción al rededor de 40-60% del tiempo administrativo y una experiencia inicial coherente que eleva el compromiso desde el primer día.

2. Gestión de solicitudes de permiso

La administración de ausencias es un clásico dolor de cabeza para RRHH y managers. Con Make se puede diseñar un flujo que:

• Integra un formulario online donde los colaboradores solicitan permisos o vacaciones.
• Envía automáticamente la solicitud al supervisor para su aprobación.
• Una vez aprobada, la ausencia queda registrada en el calendario compartido del equipo y en la hoja de control de RRHH.
• Se notifica al área de nómina para ajustar los registros sin intervención manual.

Impacto para directores: procesos ágiles, eliminación de errores humanos y mejor visibilidad de la disponibilidad de equipos. Esto permite planificar con mayor precisión la capacidad operativa de la organización.

3. Evaluación de desempeño

Las evaluaciones son claves para el crecimiento del talento, pero suelen ser largas y dispersas. Con Make, el flujo se puede optimizar así:

• Se programa automáticamente el envío de encuestas a colaboradores y supervisores en fechas definidas.
• Los resultados se recopilan en una hoja de cálculo centralizada que alimenta un dashboard visual de desempeño.
• Se generan reportes individuales para managers y se envían automáticamente por correo o Slack/Teams.
• Si se detectan resultados por debajo de cierto umbral, el sistema puede disparar una alerta para planificar sesiones de coaching o capacitación.

Impacto para directores: evaluaciones más frecuentes y consistentes, con hasta un 70% menos de carga administrativa y mayor capacidad para tomar decisiones basadas en datos reales de desempeño.

4. Offboarding estandarizado

La salida de un colaborador, voluntaria o no, es un momento delicado. Un offboarding mal gestionado puede generar riesgos de seguridad, pérdida de información o mala reputación. Con Make:

• Al registrar la baja en la base de empleados, se dispara un flujo que notifica a IT para cerrar accesos a cuentas y sistemas.
• Se genera automáticamente un checklist de devolución de dispositivos (PC, teléfono, credenciales).
• RRHH recibe una tarea para programar la entrevista de salida y recopilar aprendizajes.
• El sistema archiva toda la documentación de desvinculación en un repositorio seguro.

Impacto para directores: protección de datos y activos, cumplimiento legal garantizado y oportunidad de obtener insights valiosos para mejorar la gestión del talento.

Roadmap para iniciar automatizaciones en RRHH con Make

1. Diagnóstico inicial: mapear los procesos más críticos que consumen tiempo (ejemplo: onboarding manual que tarda semanas).
2. Definir objetivos claros: qué métricas quiere mejorar RRHH (tiempo de respuesta, satisfacción de empleados, reducción de errores).
3. Implementar un piloto: iniciar con un flujo sencillo como permisos o onboarding.
4. Escalar progresivamente: sumar evaluaciones y offboarding para completar el ciclo de vida del empleado.
5. Monitorear y optimizar: medir resultados y mejorar continuamente con feedback real de managers y colaboradores.

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Conclusión

Las automatizaciones recursos humanos con Make no solo simplifican procesos, sino que fortalecen el rol estratégico de RRHH dentro de la organización. Para los directores de RRHH y líderes de People Operations, esto significa liberar tiempo de tareas administrativas, mejorar la experiencia de empleados y tomar decisiones basadas en datos claros y oportunos.

En un mercado laboral competitivo y en constante cambio, quienes implementen estas automatizaciones no solo estarán optimizando sus procesos, sino liderando el futuro del trabajo.