Análisis y reportes en Document360: optimiza la gestión documental

En el mundo digital, la gestión documental ha evolucionado más allá de la simple organización de información. Hoy en día, comprender cómo los usuarios interactúan con su base de conocimiento es clave para optimizar su experiencia y, al mismo tiempo, reducir la carga del soporte técnico. Document360 se presenta como una herramienta indispensable en este ámbito, proporcionando análisis detallados y reportes en tiempo real que permiten a las organizaciones ajustar su contenido de manera efectiva. Te invitamos a que conozcas  cómo utilizar estas funcionalidades para mejorar la experiencia del usuario y disminuir la necesidad de gestionar tickets de soporte.

 ¿Qué se puede analizar en Document360?

Document360 ofrece una gama completa de análisis que permite obtener una visión detallada sobre el comportamiento de los usuarios dentro de la base de conocimiento. A continuación, se destacan las principales métricas que se pueden analizar:

- Visitas y vistas de página: esta métrica proporciona información sobre cuántas veces los usuarios han visitado una página específica de su base de conocimiento. Al analizar estas estadísticas, es posible identificar cuáles son las secciones más populares y cruciales para los usuarios. Por ejemplo, si un artículo sobre "Configuración inicial" recibe una gran cantidad de visitas, esto indica que muchos usuarios están buscando orientación en esta área específica. Con esta información, puede decidir mejorar la visibilidad de dicho artículo o proporcionar enlaces directos desde otros artículos relevantes.

- Búsquedas de usuarios: conocer qué términos están buscando los usuarios dentro de su base de conocimiento es vital para entender sus necesidades y expectativas. Document360 permite rastrear las palabras clave que los usuarios ingresan en la barra de búsqueda, así como los resultados que encuentran o no encuentran. Si nota que un término específico está siendo buscado con frecuencia pero no conduce a resultados útiles, esto podría indicar la necesidad de crear contenido nuevo o mejorar la indexación de los artículos existentes.

- Retroalimentación de artículos: los usuarios tienen la posibilidad de calificar y dejar comentarios en los artículos que consultan. Esta retroalimentación directa es invaluable para evaluar la efectividad del contenido. Si un artículo recibe constantemente valoraciones bajas o comentarios negativos, podría ser un indicio de que la información es insuficiente, obsoleta o confusa. Por otro lado, los artículos con calificaciones altas pueden servir como modelos para la creación de nuevo contenido.

- Tasas de éxito en la búsqueda: esta métrica refleja el porcentaje de búsquedas que resultan en clics sobre un artículo. Una alta tasa de éxito sugiere que los usuarios están encontrando rápidamente la información que necesitan. En cambio, una baja tasa podría indicar que los usuarios tienen dificultades para encontrar contenido relevante, lo que podría llevar a frustraciones y, eventualmente, a la creación de tickets de soporte.

Ajustes en tiempo real para mejorar la experiencia del usuario

La posibilidad de ajustar el contenido de manera dinámica y en tiempo real es uno de los aspectos más poderosos de Document360. A continuación, se detallan algunas estrategias para utilizar esta capacidad en la optimización de la experiencia del usuario:

- Optimización del contenido: al revisar los reportes de búsqueda y las métricas de vistas de página, se puede identificar fácilmente qué contenido necesita ser optimizado. Si un término de búsqueda no está generando resultados útiles, podría ser necesario crear un nuevo artículo o actualizar uno existente para cubrir ese tema específico. Además, los artículos con alto tráfico deben ser revisados regularmente para garantizar que la información esté actualizada y sea fácil de comprender.

- Mejora de la estructura de la base de conocimiento: basándose en los patrones de comportamiento de los usuarios, es posible reorganizar la estructura de la base de conocimiento para hacerla más intuitiva. Por ejemplo, si un artículo específico está recibiendo una gran cantidad de visitas, podría ser beneficioso enlazarlo desde otras partes de la base de conocimiento o destacarse en la página principal. Esto no solo facilita el acceso a la información, sino que también mejora la navegación general dentro de la plataforma.

- Actualización de artículos populares: los artículos que reciben retroalimentación positiva o que son frecuentemente visitados deben ser priorizados para su actualización continua. Esto asegura que la información proporcionada sea siempre relevante y útil, evitando que los usuarios necesiten recurrir al soporte técnico para obtener aclaraciones adicionales.

<<<Cómo una base de conocimiento mejora la experiencia del cliente>>>

Disminución de la gestión de tickets

Uno de los beneficios más significativos de optimizar su base de conocimiento mediante los análisis y reportes de Document360 es la reducción en la gestión de tickets de soporte. A continuación, se exploran algunas formas en que esto se puede lograr:

- Identificación de problemas comunes: Los reportes de Document360 permiten identificar patrones recurrentes en las búsquedas y consultas de los usuarios. Si nota que un problema específico está generando muchas consultas o búsquedas, puede tomar medidas proactivas para abordarlo. Por ejemplo, si los usuarios están buscando repetidamente soluciones para un error técnico común, crear un artículo detallado que aborde este problema puede reducir drásticamente la cantidad de tickets relacionados.

- Reducción de la carga del equipo de soporte: Al mejorar la base de conocimiento y hacerla más accesible y efectiva, se reduce la necesidad de que los usuarios contacten al soporte técnico para obtener ayuda. Esto no solo mejora la eficiencia del equipo de soporte, sino que también permite que se enfoquen en resolver problemas más complejos que no pueden ser solucionados a través de la base de conocimiento.

- Mejora continua basada en retroalimentación: Al implementar un ciclo continuo de análisis, ajuste y mejora, su base de conocimiento se convierte en un recurso vivo que evoluciona con las necesidades de los usuarios. Esto no solo mejora la experiencia del usuario, sino que también disminuye la cantidad de tickets y consultas repetitivas, liberando recursos valiosos para otras áreas de la organización.

<<<Principales funcionalidades de Document360: búsquedas avanzadas>>>

Conclusión

Document360 no es solo una herramienta para gestionar documentos; es una plataforma integral que, mediante análisis y reportes detallados, permite a las organizaciones optimizar su base de conocimiento de manera dinámica. Al entender el comportamiento de los usuarios y realizar ajustes en tiempo real, es posible mejorar significativamente la experiencia del usuario y reducir la necesidad de soporte técnico. Esto no solo contribuye a una mayor satisfacción del usuario, sino que también optimiza la eficiencia operativa, disminuyendo la carga de trabajo del equipo de soporte y mejorando la gestión general de tickets. Implementar una estrategia basada en estos principios garantiza que su base de conocimiento sea una herramienta efectiva y valorada por los usuarios, posicionando a su organización a la vanguardia en la gestión documental.