Determinar un presupuesto se trata de contemplar la previsión de ingresos y programación de gasto durante un determinado período. Saber cómo presupuestar un proyecto no es tarea fácil, ya que dependerá del tipo de metodología aplicada.
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La gestión de proyectos se trata de un conjunto específico de operaciones que llevarán la concreción de un objetivo, con un alcance y recursos determinados, desde su inicio hasta el final.
En toda gestión de proyectos, hay tres pilares esenciales que definen sus objetivos: alcance, costos y tiempo. Esta tríada, conocida como el triángulo de hierro, es fundamental en el desarrollo del proyecto. La modificación de alguna de estas tres variables repercute en las demás.
Como puedes notar, costear un proyecto es una parte importante para su avance. El presupuesto de un proyecto es esencial. Establecerlo es de gran ayuda para definir el alcance del trabajo y a controlar los costos.
Elaborar un presupuesto para la gestión de proyectos es necesario, ya que ayuda a planificar, desarrollar y usar los costes de manera efectiva. Un presupuesto bien elaborado permite una buena administración y que la aplicación del proyecto sea exitosa a lo largo de todas sus etapas.
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Dentro de la gestión de proyectos, la metodología Waterfall (o modelo en cascada) es aquella que es de tipo lineal y secuencial, en el que las acciones se llevan a cabo siguiendo un orden establecido. Aquí el éxito está centrado en llegar a tiempo en fechas claves por lo que puede disponerse de un bajo presupuesto.
Cuando el alcance del proyecto es casi conocido y se sabe a dónde se quiere llegar, es pertinente usar esta metodología. En Waterfall, el trabajo es rígido y establecido previamente, donde cada fase consta de entregables específicos. Para presupuestar en Waterfall lo ideal es disponer de un especialista que asesore a desglosar las tareas. Se aconseja presupuestar por entregables, y no por horas.
La estructura de desglose del trabajo (WBS) organiza los entregables del proyecto en diferentes niveles. De esta forma, se organiza visualmente la información, desde el objetivo principal ubicado en la parte superior hasta las distintas dependencias.
En cuanto al presupuesto, conviene asignar topes específicos para las tareas, a fin de que sea más sencillo dar seguimiento. Los proyectos para los que se requieren grandes presupuestos demandan un seguimiento más estrecho.
Una de las características de Waterfall es el establecimiento de un presupuesto cerrado, acordado con el cliente desde el inicio del proyecto.
El trabajo “cerrado” de esta metodología, hace que no se puedan introducir cambios después, por lo que si surge la posibilidad de que el cliente sobre la marcha pida un nuevo presupuesto, éste no pueda modificarse.
El presupuesto para trabajar con Waterfall es siempre acordado al principio. Por esta razón, suele utilizarse en proyectos sencillos o en los que el objetivo final está totalmente claro.
Las metodologías ágiles son aquellas que se aplican fundamentalmente en el mundo IT, es decir, empresas vinculadas a la investigación y tecnología. No responden a un modelo lineal, por lo que hay mayor flexibilidad para establecer un presupuesto.
El presupuesto es dinámico y se va adaptando conforme transcurre el proyecto. A diferencia de Waterfall donde el presupuesto es único y estático, en las metodologías ágiles está adaptado a los cambios y requerimientos del momento.
El presupuesto en este caso casi nunca se calcula anualmente, sino que se tienen en cuenta los cambios que se ven reflejados en la economía, una industria o incluso dentro de la propia empresa.
En las metodologías ágiles, el dinero puede disponerse según las variaciones del mercado. El proyecto se cotiza por horas, o por periodos de iteración de trabajo, ya que muchas veces no hay un horizonte definido al cual alcanzar.
Las metodologías ágiles permiten trabajar de forma iterativa donde se validan nuestras hipótesis sobre el producto y se realizan los cambios necesarios para conseguir el market product fit, es decir, el encaje producto-mercado, por lo que se ajusta a trabajar con productos donde la incertidumbre es alta.
En este tipo de gestión agile, se trata de financiar cadenas de valor y no proyectos. Una cadena de valor implica la serie de pasos que sigue una organización para crear una solución que responda a la necesidad de un cliente.
La inversión del presupuesto está guiada por “horizontes”, lo que significa que aunque no haya proyectos definidos estructuradamente como Waterfall, no se debe perder de vista la visión a futuro.
Se trata de asegurar que la inversión en las iniciativas, dentro de la cadena de valor, se realiza de forma adecuada. Sin embargo, es clave marcar un horizonte temporal durante el cual definir los recursos de la cadena de valor.
El presupuesto es participativo, es decir, las decisiones son tomadas de forma colaborativa. Por esta razón, no se habla de presupuestar proyectos sino cadenas de valor.
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Los recursos disponibles, las restricciones de tiempo y el alcance del proyecto determinarán el presupuesto, así como también si se trabaja con Waterfall o Agile.