Un plan de contingencia es necesario en las empresas en tanto mediante su uso, se puede tener una guía de acción sobre cómo responderá la empresa en caso de eventos críticos o importantes que se desvíen del plan originalmente estipulado. Por ende, un plan de contingencia sirve para mitigar riesgos que puedan surgir de la forma más rápida posible.
Un plan de contingencia es útil en todo tipo de empresa, aplicado a la gestión de proyectos, ya que sirve para identificar los riesgos que pueden amenazar la compañía. De esta forma, se tienen en cuenta una serie de medidas que se pueden tomar frente a una emergencia de último momento o una crisis, y conocer de antemano las posibilidades de falla en las cadenas de producción.
Además, este plan sirve para tener de antemano previsto quién ejercerá el liderazgo cuando sea necesario y dar certeza tanto a los colaboradores como los clientes sobre la continuidad de la empresa.
Un plan de contingencia reduce el impacto de los daños y el tiempo de respuesta debido a que se diseña de forma previa a cualquier momento de urgencia y crisis, por lo que los pasos serán medidas y eficientes.
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Dentro de la gestión de proyectos, el plan de contingencia cobra total relevancia ya que acompaña la gestión de riesgos. Esto se da en el comienzo de la planificación, donde se crea un registro de riesgos para identificar y supervisar los riesgos.
De esta forma, los riesgos del proyecto se identifican, dan seguimiento y se abordan. El plan de contingencia es similar a un plan de gestión de riesgos de proyecto, pero donde se contempla toda la empresa.
Un plan de contingencia, entonces, debe considerar los riesgos que abarcan varios proyectos o incluso los riesgos que podrían afectar a varias áreas de la empresa.
Dentro de una gestión de proyectos, puede que se materialice un riesgo pero puede ser abordado de forma proactiva y quedar registrado para su tratamiento a futuro en caso de que vuelva a surgir.
Uno de los casos más comunes para sobrevivir frente a situaciones atípicas en la empresa, es por ejemplo, contemplar un plan que describa qué dirección debería tomarse en caso de tomar ciertos caminos comerciales, como así también otra opción común es prever un plan de contingencia frente a la posible caída de los sistemas de software. En la gestión de proyectos, la gestión de contingencia sirve frente a eventos claves, tal como ocurrió en las empresas frente a la pandemia del Covid-19.
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En esta primera etapa, se trata de prever los recursos con los que se cuenta para sobrellevar una crisis, y los elementos que se dispondrán. En esto es primordial el conocimiento total de la empresa, su funcionamiento, sus áreas más fuertes y sus áreas más débiles.
Por eso , hay que tener en cuenta los escenarios de riesgos, tales como desabastecimiento de materia prima, faltantes varios y sistemas que pueden fallar, incluso hasta desastres naturales que puedan ocurrir debido a la ubicación geográfica.
Además, será necesario prever los recursos financieros y estrategias, como así también a las personas que ejercerán el liderazgo.
En esta etapa, cabe preguntarse cómo puede disminuirse el daño que podría sufrir la empresa o el proyecto frente a problemas de tal magnitud.
Se detalla la estrategia de forma conjunta, delegando funciones a cada colaborador ya que el plan de contingencia debe ser conocido por todos y contar con la participación activa de cada área.
3. Actualización periódica
Una vez que se ha formulado, el plan de contingencia puede estar sujeto a revisión, discusión y actualización constante. Se recomienda que cada empresa lo revise de manera periódica, ya que quizás puedan cambiarse las estrategias definidas.
El cambio que pueda hacerse ya sea en la parte operativa o administrativa, requerirá modificar ciertas actividades previstas. Para esto, se recomienda la documentación e historial con el detalle de cada modificación.