¿Qué es un macroproceso?

En gestión por procesos, un macroproceso es una colección de procesos de nivel medio. A menudo son las actividades principales de las funciones organizacionales dentro de la empresa y pueden ser una colección de microprocesos que también pueden recibir insumos de otros macroprocesos.

En un nivel gerencial, los macroprocesos se pueden definir como un conjunto de procesos y actividades que interconectados son esenciales para alcanzar los objetivos estratégicos de una empresa. Están compuestos por procesos que ocurren en diferentes sectores, involucrando diferentes funciones o posiciones. Estos procesos pueden ocurrir de forma encadenada o paralela, pero tienen cierto grado de similitud.

Los macro procesos brindan una visión holística y siempre deben estar dirigidos y alineados a la misión de la empresa, al fin y al cabo representan las funciones y todo lo que la organización realiza para su razón de ser, es decir, lograr sus objetivos.

Una perspectiva sobre el proceso es clave para comprender los flujos de valor. Un proceso es una cadena de entradas y eventos que producen una salida. Hay varios niveles de procesos, desde micro a macro.

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¿Cómo se identifica un macroproceso?

Para identificar los macroprocesos es necesario comprender cabalmente el entorno de la empresa. Tratar de responder a preguntas como: ¿Qué demandas cumple mi empresa? ¿Qué hacemos y cuáles son los pasos que seguimos? ¿Es necesario involucrar a más de un sector? ¿El trabajo está estandarizado y la calidad entregada siempre es la misma? ¿Cuáles son los impactos que cada actividad trae al resultado final?

Cuando las respuestas a estas preguntas son claras, se entienden las interconexiones y el grado de complejidad existente en los procesos de la empresa. El análisis detallado de la importancia y el impacto de los procesos proporciona visibilidad sobre los macroprocesos existentes.

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¿Cómo se clasifican los macroprocesos?

Como mencionamos anteriormente, los procesos macro están relacionados con la razón de ser de una empresa y, por lo tanto, varían de acuerdo con sus objetivos estratégicos. Sin embargo, dentro de la metodología de cadena de valor, que permite a la empresa organizar sus procesos buscando generar valor al cliente, los macro procesos suelen dividirse en tres tipos:

• Proceso primario o macro empresarial: es el conjunto de procesos que se relacionan con el objeto de la existencia de la empresa como si fuera el corazón del negocio y todo lo que se lleva a cabo para cumplir su misión;
• Macroproceso gerencial: aquí se relacionan con el conjunto de procesos que tienen como objetivo monitorear, medir, dar seguimiento, controlar y gestionar el presente y el futuro de la organización. Se relaciona con la gestión en los aspectos estratégicos, operativos o financieros.
• Macroproceso de soporte: es un conjunto de procesos que no están directamente relacionados con el negocio principal de la empresa, lo que significa que no agregan valor directamente al cliente. Sin embargo, son importantes porque brindan todo el apoyo para que los procesos primarios se puedan realizar de manera más fácil y eficiente.

Sólo una visión muy detallada de la empresa puede definir cuáles son los macro procesos. Por ejemplo, para una empresa cuyo negocio principal es la construcción de invernaderos, los procesos relacionados con el área de TI serán macro procesos de soporte, mientras que para una empresa que brinda soluciones tecnológicas, los mismos procesos del sector de tecnología serían el macro proceso principal.

Por otra parte, los macroprocesos agrupan a los procesos que comparten un objetivo común, por lo que resulta fundamental definir correctamente los objetivos, asegurando su coherencia con la misión y los objetivos institucionales. 

La definición de los objetivos para cada macroproceso debe ser clara y precisa, de modo que se pueda lograr su entendimiento por parte de todos los funcionarios de la institución. Para ello, se sugiere utilizar verbos en infinitivo, de tal manera que se promueva la acción y las responsabilidades asociadas.

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Beneficios de los macroprocesos

A diferencia de la visión estrecha de los procesos aislados, los macroprocesos brindan una visión holística de la gestión de la empresa. El gerente es más asertivo cuando necesita tomar una decisión una vez que tiene información concreta y estructurada sobre los mecanismos que se utilizan dentro de la empresa.

Una vista de macroproceso proporciona:

• Análisis crítico y visión ampliada;
• La identificación de problemas, fallas o cuellos de botella se realiza con mayor rapidez;
• Resolución de problemas más rápida, proporcionando agilidad;
• Reducción de reprocesamiento;
• Economía de los recursos financieros, elemento fundamental para que una empresa se mantenga y crezca orgánica y sanamente;
• Mayor integración dentro de la empresa, si se entiende cómo se da la interacción e interconexión de procesos y sectores;
• Comprender cómo se realiza realmente el trabajo y la relación existente entre el proveedor y el cliente;
• Proporciona seguimiento del rendimiento de todas las etapas de los conjuntos de procesos.

Además de estas ventajas, otro beneficio que obtienes al observar los macroprocesos es darte cuenta de que, no pocas veces, las tareas se realizan de diferentes maneras, con la necesidad de estandarizar los procesos para organizar, formalizar y desarrollar un modelo que se debe seguir; esto, a su vez, asegura la eficiencia y la calidad, tanto del trabajo como del producto o servicio que se entregará para satisfacer una necesidad identificada.

Conclusión 

Podemos concluir que la gestión por procesos y la visión por macroprocesos, y consecuentemente su estandarización, es una práctica muy común para las empresas que buscan destacarse en el mercado, procurando que todos sus recursos sean utilizados a favor de un objetivo común, agregando valor a sus clientes. 

El mayor desafío en su implementación, sin embargo, es modificar la cultura predominante que está bastante arraigada en las empresas. El gerente debe estar abierto y alentar los cambios beneficiosos que trae la estandarización de los procesos, a fin de mejorar las interacciones con socios clave como proveedores, clientes y colaboradores.