Un sistema de gestión documental (DMS) son todos los programas informáticos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos. Permite rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que sucede con la información de la base de datos.
La mayoría de estos softwares tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que realicen los usuarios. La combinación de estas bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido a diversos métodos donde se encuentran alojados estos documentos.
Estos documentos se hallan comprimidos y permiten almacenar también distintos archivos multimedia, como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos proporcionan los medios de almacenamiento, seguridad, así como la capacidad de recuperación e indexación.
Los sistemas de gestión documental se pueden clasificar según el nivel de complejidad. Los administradores de archivos como el explorador de Windows son software de gestión documental, aunque de los más rudimentarios. permiten las gestiones básicas de la gestión documental, como el acceso al recurso y la capacidad de compartir la información. Aunque tienen la desventaja de no relacionar la información ni de poder situarla en un contexto.
El sistema de gestión documental permite relacionar los documentos entre sí y atribuirles un significado o sentido. Además favorece la búsqueda de información en toda la base y ser capaz de ofrecer documentos con cierta relación entre los temas. En pocas palabras, ofrece una base operativa de colaboración.