Es común que se confunda proceso y procedimiento, pero no significan lo mismo. La definición de proceso que esgrime el diccionario de Oxford, describe la siguiente afirmación: un proceso es la secuencia de pasos o acciones destinadas a obtener un fin determinado.
Índice.
Desde el punto de vista de los flujos de trabajo en las empresas, podemos definir un proceso como el esquema de instancias necesarias para ejecutar un flujo de trabajo, el cual implica que la presencia de estos pasos responden al alcance de un objetivo de carácter general o macro.
Los procesos comprenden no solo instancias, sino también puntos de decisión o control y responsables. Algunos ejemplos de procesos pueden ser estos:
Los procedimientos en cambio son detalles específicos que obedecen a los procesos y sin los cuales no podrían existir. Los procedimientos dependen de los procesos para existir, pero estos existen independientemente, y en función de ellos se crean los procedimientos necesarios para realizar las instancias del proceso. Entonces, los procedimientos están orientados a cumplir objetivos específicos, dentro de los objetivos generales o a nivel macro de los procesos.
Mientras que los procesos persiguen objetivos más generales, los procedimientos se enfocan en cumplir objetivos o tareas más específicas. Además, en los procesos participan diferentes personas y áreas para conseguir el objetivo y en los procedimientos, usualmente, una sola persona o área de la empresa es responsable de las tareas que se tienen que ejecutar.
Por consiguiente, los procedimientos pueden considerarse como la lista de actividades de un proceso y comprende dos aspectos o partes: las funciones y las tareas. Las funciones apuntan al cumplimiento de los objetivos generales de efectuar dicho procedimiento. En tanto que las tareas son las acciones a realizar para cumplir las determinadas funciones asignadas dentro del procedimiento.
La ejecución de todas las actividades se denomina proceso, mientras tanto un procedimiento que se encuentra incluido es el de ejecutar una tarea específica.
Un primer ejemplo puede ser la elaboración y preparación de una pizza. Dado que cada tipo de pizza es preparada de forma diferente, el cocinero seguirá una receta de la cual se guíe para prepararla y será su proceso productivo o proceso de fabricación de la pizza, el cual contiene una serie de pasos hasta que la pizza quede lista para consumir.
A la vez, la receta que tiene las instrucciones específicas de elaboración será el procedimiento efectivo para preparar la pizza.
Es recomendable que tanto el proceso como el procedimiento se encuentren documentados, es decir, escritos en papel o formato digital para darse a conocer a todos los integrantes de una empresa. A continuación, agregamos más ejemplos para diferenciar proceso y procedimiento.
De manera general este proceso puede contemplar los siguientes procedimientos:
Este proceso hace referencia a la serie de etapas que cumplen como objetivo encontrar y conectarse con clientes para lograr que efectúen una compra. Estas etapas pueden ser:
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La importancia de establecer diferencias entre proceso y procedimiento sirve para comprender la naturaleza y el alcance de cada uno. Así, el proceso es un conjunto de pasos o etapas que conducen a un objetivo o meta, el procedimiento es simplemente una parte de ese proceso. Hasta los términos parecen remitir a conceptos diferentes: el proceso es lo que haces y el procedimiento es cómo lo haces.
Además, aprender a diferenciar proceso de procedimiento ayuda a entender por qué el proceso es más general y amplio, mientras que el procedimiento es más concreto y tiene carácter individual. En definitiva, las personas de las distintas áreas que forman parte de una empresa pueden conocer el proceso comercial y generar acciones para alimentar el embudo de ventas.
Pero el proceso comercial incluye otras tareas que ya pertenecen al dominio individual de cada uno. Y mientras se cumpla el objetivo del proceso, el procedimiento que tenga, es decir, el entramado de tareas que se acoplen, será libre de realizarse de cualquier manera.
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El proceso, entonces, es un conjunto de actividades orientadas a cumplir un fin determinado, mientras que un procedimiento es la forma en que se define una serie de pasos para obtener un resultado concreto. Poder establecer la diferencia entre proceso y procedimiento permite definir mejor cada uno de estos conceptos y saber cuándo se está trabajando en un proceso y cuándo lo que hacemos es el procedimiento de una tarea individual que aporta un factor clave al proceso en general.