Dentro de la gestión de compras, pueden presentarse distintos errores en la confección de un plan que podrían generar algunos inconvenientes para obtener las materias primas o insumos necesarios para la fabricación. Cuando esto ocurre, es una buena idea dar un paso atrás para observar el panorama general y corregir el error en cuestión. Pero un error también es una oportunidad para realizar mejoras a largo plazo.
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Analizar las causas de tus errores puede ayudarte a establecer procesos o procedimientos de adquisición para reducir las posibilidades de que estos vuelvan a suceder. Sin embargo, hay que entender que estamos en una época de plena globalización, como proceso dinámico y evolutivo, lo que ha propiciado el surgimiento de consumidores más activos y exigentes a la hora de satisfacer sus demandas.
Para atender acertadamente a estas demandas, las empresas deben ser capaces de gestionar las compras de manera eficiente, asegurando suficiente stock y encargos especiales de los clientes. Con el objetivo de que puedas planificar mejor tu proceso de compras, en este artículo, seleccionamos los principales errores en la confección de un plan de compras.
Antes de identificar los errores en la confección de un plan de compras, en primer lugar, debemos distinguir entre compras de proyectos y compras de inventario. La compra de proyecto tiene que incluir una planificación alineada con el proyecto para evitar que este quede desabastecido de material.
Sin embargo, se puede utilizar una estrategia de anticipar compras para reducir costos o para asegurar el valor. Eso generalmente sucede en los países que tienen mayores problemas inflacionarios y el futuro de la moneda es incierto. Pero al comprar por volumen, se puede conseguir descuentos mejores que la tasa de interés que genera tener ese dinero en circulación. Pero fundamentalmente, para efectuar las compras de un proyecto tienes que hacer tu proyecto de entrega de materiales según la compra.
Por su parte, en la compra de inventario, los productos listos para la comercialización se compran y se entregan en el almacén o directamente en los puntos de venta. Si todavía no se vende, el inventario permanece en el almacenamiento hasta que finalmente se necesita.
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Ya anticipamos la diferencia entre gestionar las compras en un proyecto y hacerlo en la adquisición de inventario. Ahora explicamos cómo una incorrecta delimitación de un plan de compras puede generar esta confusión y otros problemas.
1. Confundir la compra con el abastecimiento.
Un error común que se comete muchas veces es confundir la compra con el abastecimiento, que son cosas totalmente distintas, Como proyecto, se puede generar toda la compra y que luego la parte logística se encargue de ir a comprar según la demanda, que es distinto a comprar un pedido. Se podría cerrar un trato al inicio y simplemente abastecer.
Ahora bien, cuando estamos hablando de compras de stock, ahí la solución es totalmente distinta, porque la compra tiene que ser algo que financieramente y estratégicamente esté soportada. Por ejemplo, si quisieras comprar alcohol en pandemia, vas a tener que stockearte, porque habrá déficit, entonces, frente al déficit, tienes que asegurarte de contar con ese material.
Probablemente con eso tengas que elevar tu stock de inventario, pero por otro lado las finanzas te van disuadir de comprar en tantas cantidades para evitar quedarte sin dinero, por lo que se trata de material que está frenado. Entonces, la estrategia de la operación y la estrategia de las finanzas tienen que llegar a un acuerdo para definir cuánto comprar.
El comprador lo único que tiene que hacer es ir a comprar, pero la decisión de cuánto comprar debería venir de ese acuerdo entre la operación y la administración. Normalmente, la operación va a buscar stockearse y la administración va a buscar desestockearse, es decir, gastar lo menos posible.
2. No comparar la conveniencia entre el esquema de compra nacional y extranjero.
Al comprar materiales del exterior, a menos que se trate de un caso muy importante para tu proveedor, tienes que pagar todo el material al momento de que el barco salga. Entonces, vas a tener un montón de tiempo el dinero frenado desde que el material salió del puerto de origen hasta que llegó realmente a tu depósito. Todo este trayecto tiene un costo financiero frente a la disponibilidad inmediata de tener el material de un proveedor nacional.
Si comparas precios contra precios, a veces, el proveedor extranjero puede ser más competitivo, pero si comienzas a comparar costos financieros contra costos financieros, es probable que el proveedor nacional se vuelva más competitivo. Dependiendo del momento de la empresa o de la estrategia de la operación y de la situación de costo de la empresa, te va a convenir un esquema nacional o extranjero.
3. No construir una relación con los proveedores.
Otro error clave es no mantener las relaciones con tus proveedores. Sin comunicaciones regulares, pueden perderse ahorros, nuevos programas de proveedores, oportunidades de innovación y mucho más. Tus proveedores pueden ofrecerte nuevas ideas o informarte sobre productos útiles en desarrollo que podrían beneficiar tu trabajo.
¿Cómo construir esas relaciones? Asegúrate de recibir y leer los correos electrónicos de tus proveedores o síguelos en las redes sociales si te resulta más fácil. Programa una llamada con proveedores clave regularmente, especialmente en las semanas previas a las fechas límite de planificación de tu proyecto o presupuesto.
4. No contar con una política de cumplimiento.
Sin un conjunto claro de reglas de cumplimiento, tus operaciones están abiertas a riesgos costosos, posibles litigios, entre otros. El cumplimiento es importante tanto para el equipo de compras como para tus proveedores, ya que implica mayor consistencia, confiabilidad y ética.
Programa tiempo con tu equipo y otras partes interesadas para desarrollar una lista de verificación de cumplimiento completa en tu plan de compras con todos los momentos de riesgos potenciales. Luego capacita a todos los que atraviesan el proceso de adquisición en el uso de la lista de verificación y su importancia. Si tienes una política de cumplimiento, revísala al menos una vez al año para conocer las actualizaciones necesarias.
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En pocas palabras, los principales errores en la confección de un plan de compras son: no distinguir entre compras de inventario y compras de proyectos, no analizar los esquemas de compras nacional y extranjero, no construir relaciones con los proveedores y no tener una política de cumplimiento. Puede haber más errores, pero serán materia de otro artículo. Por ahora, ya tienes la puerta entreabierta para empezar a elaborar un plan de compras eficaz y a tu medida.