Si eres un empresario, te vas a sentir sumamente identificado con esto. Día a día pensas cómo hacer para que los días sean más largos, y claro, con esto hacer la mayor cantidad de tareas posibles en el menor tiempo que se pueda. ¿Verdad?
Bueno, me decidí hacer un artículo bien cortito y al grano, que sólo hablemos de las 5 cosas que haces actualmente y que te hacen perder el tiempo, y no te das cuenta (El 3 lo hacemos todos):
Separemos lo importante de lo urgente. Separemos de lo operativo a lo estratégico. No puedes ser un CEO y hacer tareas operativas que realmente luego en el costo final de esa actividad puntual, termina siendo altísimo. Sé que a veces es complejo no hacer estas tareas porque el día a día nos sobrepasa, pero piensa que mientras más tareas operativas realizas, menos piensas en la visión general de la empresa, y un cargo directivo es la "dirección" de la empresa. Todo esto, por más que no sea una erogación en la empresa, termina impactando en los resultados de forma indirecta.
Las tareas y procesos tienen subtareas y subprocesos, incluso algunos pueden ser súper complejos y larguísimos. ¿Verdad? Haz una lista. Papel, lapiz y lista todas las tareas, luego podemos ayudarte a que puedas tenerla online y evitar que se pierda el papel, teniendo que volver a hacer la tarea de escribir esta lista (Re-trabajo imperdonable). Luego, ponle una prioridad en número a cada proceso/tarea.
Seamos sinceros. No podemos hacer más de 2 ó 3 tareas al mismo tiempo y todas bien. Al menos en mi caso, debo hacer una tarea totalmente concentrado y luego pasar a la siguiente, pero claro en el medio hay llamadas, correos, reuniones, etcétera. Lo cual también sería multitasking, pero no abusemos de esto.
Lo más probable al hacer muchas tareas a la vez, es hacerlas desprolijas, incorrectas, etc. ¿Cuántas veces conversaste con alguien 5 minutos mientras hacías otra cosa y luego no recordaste lo que hablaron? A mi me pasaba mucho. ¿Cuántas veces hacías un documento mientras también confeccionabas una factura de venta ó una cotización y luego debías revisarlo 15 veces por la cantidad de errores que podías crear? Me pasaba también.
¿Entonces? ¿Qué sentido tiene ser súper multi-task si después necesitamos más tiempo de re-trabajo?
Ante cualquier cosa importante que se nos presente en el día, incluso a veces son varias en un mismo día o en una misma hora, nos auto-declaramos: "Yo me acuerdo, no me voy a olvidar de esto". ERROR. A lo mejor nos acordemos de la idea general, pero existe un margen de error en algún detalle y/o dato muy alto. Y si eres un mando medio ó alto directivo, ¿Corres altos riesgos en decisiones cuando en realidad podría ser riesgo cero? Hagamos lo mismo con la mente y las tareas.
Existen softwares que nos hacen esto más fácil. Y relaja un poco la mente de tantos datos, y deja más lugar para recuerdos lindos y hermosos de tu familia y/o amigos.
El punto anterior me deriva a este. Existen personas que anotan absolutamente todo, listan hasta las calorías que consumen y más aún, pero nunca hacen acciones para cumplir las listas. Como si el pensamiento de: "Si hago una lista, las tareas se hacen solas" funcionara.
La verdad que no, hacer listas está bien, anotar todo está bien, pero no llevarlas a la acción también es ser improductivo.
Es demasiado difícil este punto, ¿Verdad? Si, lo es. Pero me he dado cuenta que cuando reviso el correo antes de levantarme, me empiezo a preocupar y a trabajar antes de pensar en lo único que debería pensar es: ¿Qué me puedo hacer de desayunar?
Lo mismo antes de dormir. Personalmente, me cuesta muchísimo, incluso peor, si me llega un correo a las 3 am, también lo veo aunque sea de qué se trata. Esto nos hace perder muchísimo tiempo. Y no nos lleva a ningún lado.
Completaremos este listado poco a poco y en conjunto. ¿Te sumas? Puedes dejar tu comentario con algo que crees que nos hace perder el tiempo productivo y así con el tiempo haremos el glosario de los NO en la productividad. ¡Espero tu aporte!