Para prosperar, las empresas deben asegurarse de que sus diversos departamentos trabajen bien juntos. Eso se debe a que la comunicación interdepartamental efectiva es "el alma de una organización exitosa".
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La mayoría de nosotros hemos experimentado comunicaciones interdepartamentales efectivas e ineficaces y entendemos cuánto mejor nos desempeñamos nosotros como individuos y nuestros equipos cuando nos comunicamos de manera efectiva. La comunicación interdepartamental puede desempeñar un papel vital en la eliminación de barreras y la puesta en marcha de procesos para ayudar a los equipos a lograr los objetivos departamentales y al mismo tiempo lograr estrategias organizativas generales.
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Aquí hay tres estrategias para mejorar la comunicación interdepartamental:
1- Una organización sin limites
Muchas veces los gerentes ponen demasiado esfuerzo trabajando a través de procesos interdepartamentales y parece que no pueden reunir a las personas para lograr un trabajo interfuncional. El proceso de trabajo debe reunir a los equipos a intervalos establecidos para abordar específicamente las necesidades interdepartamentales. De este modo los equipos tendrán la información que necesitan para trabajar realmente juntos en la búsqueda de objetivos comunes.
2- Construcción de relaciones proactivas, buenas y anticuadas
na de las barreras para las comunicaciones interdepartamentales efectivas son las relaciones tensas en las organizaciones, que generalmente conducen a una falta de confianza. Sin relaciones sólidas, las personas están menos dispuestas a comunicarse entre sí.
Una forma de mejorar las comunicaciones interdepartamentales es mejorar las relaciones de una persona a la vez. Si un gerente necesita trabajar regularmente con un gerente en otro departamento, los gerentes deben hacer un esfuerzo constante y proactivo para construir una relación sólida.
Hay muchas maneras de hacer esto. Por ejemplo, reunirse regularmente para tomar café o almorzar, ofrecer ayuda para proyectos no necesariamente relacionados con iniciativas en las que ambos equipos necesitan trabajar o incluso ofrecer recursos en exceso durante tiempos lentos, son herramientas excelentes. Los consultores de mejora del rendimiento, FranklinCovey , llamarían a estos depósitos fiduciarios. Uno puede generar confianza y, por lo tanto, canales de comunicación, al ser el primero en ofrecer ayuda, elogios o amistad sin esperar recibir algo a cambio.
3- Comunicación clara del proceso de implementación
Podemos decir que existen otras dos barreras principales para la comunicación interdepartamental efectiva: separación física y separación de sistemas. Es difícil comunicarse con otros departamentos en diferentes ubicaciones o zonas horarias, o que utilizan diferentes sistemas de software que no son accesibles para los otros departamentos.
Para mejorar la comunicación interdepartamental, las organizaciones deben tener sistemas establecidos que permitan a las personas comunicarse y trabajar en armonía. El correo electrónico es una herramienta, pero si los equipos realizan un trabajo real en sistemas a los que no tienen acceso, todavía hay una barrera para comunicarse.
El uso de sistemas como redes de software empresarial, intranets colaborativas y software basado en la nube que permite a las personas trabajar en proyectos de forma asincrónica en un repositorio centralizado elimina la necesidad de trabajar en documentos por separado y hacer malabarismos con múltiples versiones.
La comunicación interdepartamental se trata principalmente de personas y relaciones, pero en un mundo de organizaciones de matriz dispersas y complejas, contar con sistemas y herramientas para habilitar las comunicaciones es fundamental.
El desempeño organizacional puede depender de ello. ¿Cómo estás tratanto de mejorar la comunicación interdepartamental en tu empresa?