Work OS: una plataforma para el futuro del trabajo

El futuro del trabajo está llegando rápido. Descubre cómo un sistema operativo de trabajo se convierte en el centro de todo el trabajo dentro de una organización.

¿Qué es un sistema operativo?

Un sistema operativo de trabajo (Work OS) es una plataforma de software basada en la nube donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas. Permite a los equipos planificar, ejecutar y rastrear procesos, proyectos y el trabajo diario.

Este sistema está diseñado para organizaciones de todos los tamaños y en todas las funciones de la organización. Proporciona la flexibilidad para construir y adaptarse a cualquier flujo de trabajo, proyecto o proceso.

Además, se convierte en un espacio de trabajo digital dentro de una organización: sus componentes básicos se pueden ensamblar en aplicaciones que gestionan cualquier tipo de labor. Recopila información de herramientas externas, ayuda a los equipos a comunicarse sobre los elementos dentro del mismo contexto y coloca todos los flujos de trabajo en un solo lugar. La seguridad de la información en tu empresa es óptima.

Las 7 capacidades principales de un sistema operativo de trabajo

Una plataforma Work OS admite las siguientes capacidades:

• Uso en toda la organización. Sirve a todos los usuarios de una organización, en lugar de puestos o equipos específicos. Todos en la organización deberían ser usuarios del sistema operativo.
• Bloques de construcción. Son bloques de construcción funcionales que los equipos arrastran y sueltan para ensamblarlos en aplicaciones que administran el trabajo y capturan y presentan datos. Un usuario de Work OS puede separar y volver a ensamblar cualquier flujo de trabajo o aplicación ofrecida.
• Almacén de datos estructurados. Allí capturan todos los datos a través de la acción humana y las automatizaciones, para que los datos estén  completos y sean asimilables. Un usuario puede consumir los datos tal cual o a través de la lente de los bloques de construcción.
• Integración de datos y aplicaciones. Permite a los usuarios conectar fuentes de datos externas y aplicaciones en un espacio de trabajo unificado. Las integraciones permiten a estos continuar usando sus herramientas favoritas mientras reúnen todo en un centro de trabajo compartido.
• Automatización del flujo de trabajo. Admite la automatización de muchas de las operaciones. Esta tiene como objetivo eliminar el error humano para actividades que son predecibles y repetitivas.
• Visualización de datos y análisis. Todos los usuarios con acceso a un sistema operativo de trabajo y con permisos para acceder a una fuente de datos específica pueden crear informes y visualizaciones con el mismo. Esto hace que los paneles e informes se conviertan en una fuente única de información para la toma de decisiones basada en datos.
• Permisos y autorizaciones. Incluye funciones de establecimiento de permisos y autorizaciones sobre quién puede ver, actualizar e ingresar datos, así como quién puede integrar y automatizar el trabajo. Los equipos pueden trabajar a su manera con el sistema operativo mientras cumplan y se aliñen con sus estándares organizacionales.

Funciones avanzadas que puede ofrecer un sistema operativo de trabajo

• Creación de aplicaciones de código bajo / sin código. Proporciona una plataforma abierta sin código / código bajo para que los desarrolladores creen widgets, flujos de trabajo, integraciones y aplicaciones personalizados. Estos pueden ser utilizados por la propia organización de desarrolladores o para uso comercial de otros.
• Seguimiento del progreso. Brinda transparencia en el progreso del trabajo para cada empleado y cada equipo en el contexto de la unidad a la que pertenezca (proyectos, iniciativas, procesos). Los gerentes pueden realizar un seguimiento del trabajo de todos y, por lo tanto, asegurarse de que los equipos estén alineados.
• Comunicación. Si bien un sistema operativo de trabajo no proporciona necesariamente canales de comunicación independientes, sí proporciona mensajes dentro del contexto de una tarea de trabajo. Las herramientas de comunicación de terceros (video, mensajes, documentos compartidos y correo electrónico) pueden integrarse a la perfección para agregar contexto adicional.

¿Por qué han surgido las ofertas de Sistemas Operativos?

El ambiente de trabajo ha cambiado dramáticamente. Los equipos, grandes y pequeños, necesitan trabajar a la velocidad de la luz para proporcionar experiencias de primera clase a sus clientes o corren el riesgo de perder oportunidades, tiempo y recursos. Para asegurarse de que los equipos siempre mejoren, las organizaciones también se esfuerzan por mantenerse cerca de sus clientes para identificar y aprovechar de manera rápida las oportunidades comerciales y abordar las amenazas de manera proactiva, al tiempo que mantienen la alineación, la productividad y la eficiencia en toda la organización.

Un sistema operativo de trabajo está diseñado para manejar este tipo de complejidad. Es donde los equipos planifican y entregan todo el trabajo, como por ejemplo ideas, procesos, proyectos e iniciativas, en un solo lugar. Son ideales para entornos de equipo dinámicos, rápidos y remotos que requieren colaboración. Un Work OS permite que la gerencia pueda asegurarse de que todos estén alineados en su trabajo y procedimientos estándar.

Varias tendencias macro empresariales han contribuido a la necesidad de un sistema operativo: agilidad organizacional, transformación digital y colaboración entre equipos.

La agilidad es el rey, pero poco común

Las organizaciones luchan por mantenerse al día con los requisitos, los entornos y las necesidades de los clientes en constante cambio, mientras realizan y ejecutan en todo momento.

Por lo tanto, las organizaciones deben volverse ágiles, es decir, lo suficientemente flexibles como para cambiar y adaptarse a diferentes demandas. Lo que comenzó como una forma de trabajar para los desarrolladores de software, ahora se está convirtiendo en un mandato para muchas organizaciones.

Entonces, la agilidad organizacional es la capacidad de una organización para adaptarse de manera rápida. Para muchas empresas, esto significa una nueva mentalidad que refleja menos jerarquía y equipos más flexibles que pueden poseer proyectos de principio a fin.

Pero según un estudio reciente de la firma consultora de gestión Oliver Wyman, a pesar de que una gran cantidad de líderes dijeron que la agilidad organizacional era muy importante para el éxito futuro (90%), solo uno de cada cuatro calificó su agilidad organizacional como alta (26%) .

En un intento por cerrar esta brecha, las organizaciones han recurrido a la transformación digital para ser más ágiles.

La transformación digital tiene consecuencias dolorosas

Las empresas actuales utilizan tecnologías digitales para optimizar sus procesos y gestionar el trabajo. La transformación digital es el proceso de integración de la tecnología digital en todas las áreas de un negocio para resolver problemas operativos. Por lo tanto, más que solo implementar y usar un nuevo software, la transformación digital hace que los líderes y los equipos reconsideren cómo ejecutan los procesos, los flujos de trabajo y las relaciones con los clientes.

Para lograr esta transformación digital, cada vez más organizaciones han adaptado las nuevas tecnologías para su trabajo. Sin embargo, en muchas organizaciones, los departamentos y las funciones pueden usar sus propias tecnologías especializadas: software como Customer Relationship Management (CRM) para ventas o Enterprise Resource Planning (ERP) para finanzas, gestión de campañas para marketing o Human Capital Management (HCM) para Recursos Humanos. El problema es que estas herramientas no están conectadas entre sí, por lo tanto se generan silos de datos entre departamentos o equipos, sin importar el tamaño de la empresa. Esto dificulta que los líderes y los equipos puedan ver el panorama general y, por lo tanto, tomar decisiones basadas en datos con confianza.

La colaboración entre equipos es aún más difícil hoy

La mayoría de las empresas están luchando por mantener el ritmo de la transformación digital y así aumentar la agilidad organizacional. Según McKinsey, "en muchas empresas, la propiedad de los procesos y la información está fragmentada y celosamente guardada, los roles están diseñados en torno a los requisitos parroquiales, y la complejidad interna resultante dificulta la muy necesaria colaboración entre empresas".

La mayoría de las organizaciones también tienen fuerzas de trabajo dispersas entre ubicaciones y zonas horarias: ya no se encuentran la mayoría de los equipos ubicados dentro de una "sede" tradicional. A menudo, los flujos de trabajo son ineficientes con departamentos como recursos humanos, marketing, operaciones, ingeniería, ventas y diseño que operan por su cuenta.

La conclusión es clara: los lugares de trabajo necesitan una forma de manejar esta complejidad, o quedarán en el polvo.

Los equipos autónomos están impulsando a las organizaciones hoy en día, con consecuencias

Para responder a este problema, los equipos autónomos, o equipos que trabajan por su cuenta, con sus propias prácticas y objetivos, impulsan a las organizaciones de hoy. Estos equipos operan de forma rápida e independiente, utilizando herramientas personalizadas adecuadas para su función o proyecto específico. 

Por otro lado, esto da como resultado "mini-organizaciones" y grupos de trabajo dentro de una organización más grande. Los equipos operan de forma independiente, sin colaboración con los otros equipos, sin supervisión ejecutiva y sin alineación con los objetivos comerciales y los procedimientos operativos.

Los silos han surgido debido a las tendencias comerciales

Esto da como resultado tres silos principales que impregnan el lugar de trabajo moderno;

• Silos de datos: los datos de trabajo no se comparten entre los equipos, lo que lleva a una toma de decisiones aislada. Por ejemplo, los diseñadores no tienen acceso a las estadísticas de marketing y, por lo tanto, no saben si una campaña diseñada tuvo éxito o no.
• Silos de colaboración: un equipo no es consciente del trabajo de otro, lo que lleva a un trabajo innecesario y redundante. Por ejemplo, un equipo de proyecto crea materiales de marketing para un cliente, mientras que el equipo de marketing más grande también crea los mismos materiales para el mismo cliente.
• Silos operativos: las unidades de negocio desarrollan sus propios procedimientos en lugar de trabajar de acuerdo con los procedimientos operativos que ya están estandarizados. Por ejemplo, una unidad de negocios firma un contrato para pagar a los proveedores en 30 días netos en lugar de 60 días netos, que es el estándar dentro de la organización, debido a la recopilación de sus procedimientos.

Las ofertas de Work OS han surgido como una forma para que las organizaciones logren agilidad organizacional, transformación digital y equipos autónomos que impulsen la excelencia y se mantengan alineados.

¿Para quién es un sistema operativo de trabajo?

Un sistema operativo de trabajo es ideal para equipos de todos los tamaños, ya que es lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de cualquier proceso, proyecto o flujo de trabajo. Un sistema operativo de trabajo está diseñado para todos los usuarios de una organización y no atiende a un subconjunto de profesionales. No reemplazan a otros sistemas, pero generalmente encapsulan esos sistemas mediante la integración. Todas las ofertas de Work OS varían en facilidad de uso y flexibilidad.

¿Por qué mi equipo debe usar un sistema operativo de trabajo?

Es importante implementarlo ya que une los silos existentes y mejora la agilidad organizacional al centralizar los datos, contextualizar las comunicaciones y proporcionar visibilidad en toda la organización, por lo tanto tu empresa podrá:

• Moverse rápido: permite a los equipos adaptarse rápidamente al automatizar el trabajo duro y dar a los equipos autonomía para trabajar de la manera que mejor se adapte a ellos. Este trabajo rápido permanece alineado con los estándares de la organización.
• Centralización de datos: consolidan la información de herramientas desarticuladas en un solo lugar, para que todos los que tengan permisos la utilicen para la toma de decisiones basada en datos. Esto rompe los silos de datos.
• Contextualización de la comunicación: ayudan a los equipos a comunicarse dentro del contexto del trabajo en curso, de modo que las diferentes unidades de negocios puedan compartir fácilmente productos y planes de trabajo. Superando de manera amplia los silos de colaboración.
• Brindar visibilidad: centralizan las comunicaciones y los datos, brindando a los líderes visibilidad en el trabajo diario y asegurando la alineación con los procedimientos estándares . Esto supera los silos operativos.

Los Work OS o Sistemas Operativos se convierten en un espacio de trabajo digital que conecta a los equipos con su trabajo y herramientas relevantes. Resuelven muchos de los desafíos organizacionales identificados anteriormente.

Echemos un vistazo a dos ejemplos:

Ejemplo 1: una agencia de marketing utiliza un sistema operativo de trabajo para planificar y ejecutar campañas concurrentes, como redes sociales, motor de búsqueda PPC, marketing por correo electrónico y publicidad de marca fuera de línea. Esto requiere colaboración y sincronización entre múltiples equipos: creativo, diseño, contenido, producción, operaciones, finanzas y ventas. Todos los equipos deben estar alineados en todo momento, y la gerencia necesita visibilidad del progreso, las cargas de trabajo, los costos y el ROI de las campañas. La agencia utiliza el sistema operativo para agilizar los flujos de trabajo, incluida la administración de contratos legales, la incorporación de nuevos clientes y la recepción y priorización de solicitudes de clientes.

Ejemplo 2: una empresa de desarrollo de software utiliza un sistema operativo de trabajo para colaborar entre propietarios de productos, gerentes de éxito de clientes y desarrolladores. Toda la información de las herramientas que usan los equipos (Jira, Github y Zendesk) está integrada en el sistema operativo. Toda la comunicación interna y entre equipos se realiza dentro de la plataforma Work OS: los propietarios de productos gestionan solicitudes de funciones, hojas de ruta y priorización; los desarrolladores actualizan a los propietarios de productos sobre el progreso y los problemas, los agentes de éxito de los clientes actualizan a los propietarios de productos según las solicitudes de los clientes y más

¿Cómo eliges el sistema operativo de trabajo correcto?

Aunque los sistemas operativos se crean para todos los usuarios de una organización, en lugar de atender a un subconjunto de profesionales, no reemplazan necesariamente otros sistemas de software. Típicamente encapsulan esos sistemas a través de la integración.

Todas las ofertas de Work OS varían en facilidad de uso y flexibilidad. Es importante elegir el mejor sistema para tus necesidades.

Consideraciones para seleccionar el mejor sistema

• Flexibilidad: ¿Qué tan flexible es el sistema? ¿Puedes adaptarlo a los flujos de trabajo de tu organización?
• Integración: ¿El sistema operativo Work tiene la capacidad de integrarse con las herramientas que utilizas en tu organización?
• Facilidad de adopción: ¿Podrán los equipos de tu organización utilizarlo? ¿Es intuitivo? ¿Qué tipo de curva de aprendizaje implica? ¿Requiere implementación de TI?
• Tiempo: ¿El sistema admite la colaboración para sincronizar empleados y equipos? ¿El sistema ahorra tiempo o crea más trabajo? ¿Admite automatizaciones que pueden eliminar actividades manuales? ¿Requiere que reclutes a alguien para administrarlo?

¿Por qué mi organización debería usar monday.com?

monday.com es el sistema operativo que impulsa a los equipos para ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza. Es el sistema más completo y flexible para usuarios de todos los tamaños, desde empresas grandes, pequeñas y medianas y usuarios individuales. Características de monday.com:

Integraciones múltiples: la integración le permite centralizar sus datos y herramientas en el sistema operativo. monday.com incluye una variedad de integraciones, entre ellas: Fuerza de ventas, Mailchimp, GitHub, Shopify, Jira, Hubspot, Herramientas de Microsoft Office, etc

Flexible: monday.com es el sistema operativo de trabajo más flexible del mercado, lo que significa que, en lugar de flujos de trabajo predefinidos, puedes crear tus propios flujos de trabajo utilizando bloques de trabajo.

Fácil de usar: no requiere codificación, lo que permite tasas de adopción más altas en toda la organización.

Automatizaciones: permite a los equipos ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas. Esto elimina el trabajo pesado y permite a los equipos centrarse en el trabajo que requiere su talento.

Múltiples opciones de visualización: ofrece a los líderes y gerentes varias opciones para ver su trabajo organizacional y de equipo, ayudándolos a mantenerse actualizados sobre el progreso.

Para obtener más información sobre monday.com, haga clic aquí.

¿Cómo se configura un sistema operativo de trabajo?

Las ofertas de Work OS fomentan la flexibilidad, la visibilidad, el enfoque y la colaboración. Configurar un sistema operativo de trabajo es fácil con la propuesta adecuada.

Paso 1: transfiere todos los datos de la organización a su sistema operativo de trabajo a través de integraciones. Las integraciones transfieren fácilmente sus datos al sistema operativo de trabajo, para que pueda comenzar el proceso sin estrés. Esto puede incluir tickets de Zendesk, correos electrónicos recibidos, correos electrónicos de CRM y más.

Paso 2: crea flujos de trabajo. Ya sea un flujo de trabajo de creación de campaña o un flujo de trabajo de lanzamiento de producto, este debe tener en cuenta cada paso del proceso.

Paso 3: Invita a todos tus colaboradores, proveedores y miembros del equipo al Work OS para que su comunicación organizacional ocurra dentro del contexto del trabajo en el sistema. Por ejemplo, puedes comentar dentro de elementos de trabajo o procesos para mantener a los equipos en la misma página. Para que un sistema operativo de trabajo sea más efectivo, toda la comunicación debe ocurrir dentro del sistema y del proyecto o flujo de trabajo. Esto puede incluir discusiones sobre tareas y proyectos, recopilación de datos de clientes y empleados, y más. También puedes invitar a proveedores y clientes externos a tus tableros compartidos.

Paso 4: crea paneles que te brinden una visibilidad de alto nivel de los procesos, proyectos y flujos de trabajo en curso. Esto dará visibilidad a los ejecutivos y gerentes de todo lo que sucede en la organización con una vista panorámica. Un sistema operativo de trabajo te brinda la capacidad de rastrear el progreso y los proyectos, ver la cantidad de tareas completas en un sprint y verificar la disponibilidad de los empleados, de manera rápida y fácil.

Al completar los pasos del 1 al 4, has dado un gran salto hacia una mayor visibilidad y transparencia en su equipo.

Ahora, puedes usar las funciones más avanzadas de las plataformas Work OS, como: automatizar los flujos de trabajo para liberar a los empleados del trabajo repetitivo. Puedes crear notificaciones para las próximas fechas de vencimiento, asignar automáticamente miembros relevantes del equipo a las tareas, enviar las fechas de vencimiento de acuerdo con el progreso del proyecto y configurar flujos de trabajo para actualizar automáticamente los miembros del equipo de una vez.

Work OS: construido para la próxima evolución del trabajo

El futuro del trabajo ya está aquí, y los equipos deben ser más ágiles, digitales y comunicativos que nunca. Las ofertas de Work OS se han convertido en una solución. Sirven como un espacio digital para todo el trabajo dentro de una organización y, por lo tanto, son especialmente adecuados para los desafíos que enfrentan los equipos y las organizaciones de hoy en día, ayudándoles a ser más adaptables y ágiles, enfrentar fácilmente la transformación digital y mejorar la colaboración entre equipos. Con características únicas, monday.com es el sistema operativo de trabajo más fácil y flexible que permite a los equipos ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza.