Una de las herramientas más efectivas para la gestión de las finanzas de la actividad empresarial es controlar el presupuesto anual. La elaboración del presupuesto y el control de su cumplimiento y desviaciones contribuyen a fijar los objetivos económicos (en el aspecto de los ingresos, gastos e inversiones) y vigilar que las acciones destinadas para su concreción sean las adecuadas para lograrlo.
El término presupuesto proviene del latín “pre”, que significa antes de o delante de, y “supuesto”, que significa hecho; por lo que etimológicamente puede traducirse como “antes de lo hecho”. De este modo, consideramos el cálculo anticipado de ingresos y gastos de una actividad económica durante un periodo de tiempo, generalmente un año. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista en el plazo aproximado de un año.
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La elaboración del presupuesto nos obliga a fijar los objetivos y asignar los recursos de los que dispone la organización para alcanzarlos. Al reunir datos procedentes de actividades anteriores suele ser relativamente sencillo el proceso de elaboración del presupuesto en función de que se opte por seguir un camino lineal o se decida cambiar el rumbo de la organización.
Una vez que el presupuesto queda fijado y empieza a aplicarse, se debe proceder al control de la actividad y verificar los resultados de la misma para detectar en qué grado se van cumpliendo las expectativas. Para ello debemos estar al tanto de qué información necesitamos analizar para efectuar estos controles y cada cuánto tiempo debemos aplicarlos.
A través del control del presupuesto podemos descubrir qué se está realizando (Datos reales), compararlo con lo que queríamos hacer (Datos presupuestados), y verificar los logros, además de corregir las diferencias. Este proceso necesita una herramienta que permita detectar las desviaciones a tiempo, a fin de poder tomar las decisiones adecuadas que corrijan la dirección del plan de la empresa y además sea capaz de:
Otro aspecto importante es establecer las actividades clave que son especialmente relevantes para alcanzar esos objetivos, es decir, aquellas que son más sensibles a las desviaciones o, incluso, porque haya otras actividades que dependan su ejecución.
Como es de esperar, los controles de estas actividades deberán hacerse con mayor rigor y las desviaciones que se detecten en ellas tienen mayor importancia, por eso debemos poner especial vigilancia en ellas.
Porque entendemos que es imposible que la planificación se efectivice al 100%, resulta inevitable que se manifiesten las desviaciones, pero el hecho de detectarlas a tiempo nos permitirá una gestión más efectiva de nuestros recursos y ser más eficientes.
Esas desviaciones pueden ser tanto positivas como negativas para la actividad y debemos ser capaces de redireccionar esos recursos para trasladarlos de aquellas actividades donde las desviaciones son a nuestro favor hacia aquellas en las que se detectan carencias.
Crear un plan de acción sobre la base de diversas investigaciones, estudios y estadísticas disponibles es una de las utilidades más importantes que ostentan los presupuestos. Cada una de las áreas de una empresa definirá ciertos objetivos que deberán estar alineados con los de dicha empresa. Esto permitirá comprobar qué objetivos se cumplieron y cuáles no.
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A través del presupuesto, se podrán relacionar las actividades de un negocio, facilitando la toma de decisiones que determine el camino a seguir. Asimismo favorecerá el incremento de la productividad, aportará análisis suficiente para determinar si se necesita implementar cambios en la gestión del presupuesto anual o no.
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Además, gracias al control del presupuesto anual se evitan los excedentes en los gastos, y así las empresas ahorran dinero en lugar de perderlo.
En el caso de que todos los años tengamos excedentes de presupuesto (fondos sin utilizar) deberíamos preguntarnos si la metodología que estamos aplicando realmente es la apropiada: se deben revisar los cálculos y supuestos utilizados, ya que la función del presupuesto es controlar los recursos.
En definitiva, no perdamos de vista que controlar el presupuesto anual es una manera de elaborar una planificación estratégica de nuestra actividad para ese periodo. Por esta razón es importante identificar dónde se cumple esa planificación y dónde no, detectando las posibles desviaciones, con el objetivo final de alcanzar el equilibrio que sirva para lograr las metas propuestas.