Scoro es una empresa mundialmente famosa por integrar todas las funciones que necesita una empresa en una sola herramienta. En este artículo, te contamos el caso de estudio de una agencia de marketing llamada Hub y con sede en Londres.
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“Cuando estás en transición de una etapa de crecimiento a otra, los sistemas pueden fragmentarse. Para respaldar nuestra trayectoria, sacamos todo de la caja, reunimos todos nuestros procesos y les brindamos sinergia”. – Kate Paterson, cofundadora y directora de operaciones, Hub.
Hub comenzó su vida como una empresa de producción de videos hace 20 años y era operada desde una habitación. Ahora, es una agencia que ofrece una participación extraordinaria de la audiencia para sus clientes en una variedad de sectores, en particular, servicios financieros, legal, educativo y minorista.
Cuando hablamos con la cofundadora Kate, Hub se estaba preparando para mudarse a un local más grande para dar cabida a un equipo que se espera supere los 50 en los próximos tres años.
Hasta hace poco, Hub usaba cada vez más productos de software para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y respaldar los requisitos y las preferencias personales de los miembros del equipo. Esto sucede a menudo en las agencias de marketing a medida que crecen y sus requisitos de gestión de proyectos se vuelven más complejos, dice Kate.
“La gente empieza a adoptar cosas para que su propio trabajo sea más fácil y eficiente, pero no necesariamente se lo cuentan a nadie ni piensan en los flujos de trabajo. Ahí es cuando los procesos pueden volverse lentos. Para evitar esto, hemos analizado de nuevo lo que necesitamos como empresa y cómo podemos automatizar y optimizar tanto como sea posible”.
Automatizar más procesos comerciales le permitirá a Hub recuperar tiempo que puede reinvertirse en producir un gran trabajo para los clientes. “Necesitamos que los flujos de trabajo sean lo más rápidos posible”, dice Kate. “La cotización, la gestión del tiempo y la facturación son una parte crucial de lo que queremos.”
Scoro permite realizar una gestión eficaz del trabajo de extremo a extremo. Acelera las tareas rutinarias, elimina la duplicación de esfuerzos y ayuda a reducir el error humano. Admite cotizaciones precisas: los usuarios pueden crear plantillas personalizadas para cotizaciones de clientes, por lo que es rápido producir y enviar archivos PDF detallados y precisos que describen los costos y cualquier otro elemento relevante del contrato. Facilita la creación de tareas y la asignación de recursos cuando llega el trabajo y le permite a los usuarios administrar el progreso en tiempo real. Cuando el trabajo esté terminado, entregado y aprobado, otros pocos clics crearán la factura.
¿Qué harán los miembros del equipo con las horas que esto puede ahorrar? Por un lado, podrán realizar un trabajo aún mejor, cree Kate. Y eso es vital para todas las empresas creativas, especialmente una como Hub que se enorgullece de ofrecer una "interacción extraordinaria con la audiencia" y tiene "queremos ser medidos por los resultados" como uno de sus valores fundamentales.
Y si bien el ahorro de tiempo es clave, la mejora en la estructura de la nueva función de gestión de proyectos de Hub (basada en Scoro) es lo que les permitirá brindar el mejor servicio al cliente.
En cualquier negocio, perder el tiempo cuesta dinero. También hace que sea más difícil ofrecer horarios flexibles a los miembros del equipo, algo que Kate cree que es importante para la cultura de Hub. Ella dice que la empresa ya es súper flexible y varios empleados planifican sus horas de trabajo en torno a otros compromisos. Ahora, los gerentes están analizando otra vez cómo se puede mejorar esta libertad. Cuando esté completamente integrado, Scoro respaldará esa ambición. “Siempre hemos sido un antílope saltarín, pero agregar nuevos departamentos, estructuras y sistemas amenazaba con convertirnos en una morsa de movimiento lento”, dice Kate. "¡Scoro nos mantiene firmemente en territorio de antílopes!."
La automatización también proporcionará la base firme que Hub necesita para lograr el crecimiento establecido en su plan de tres años:
“Con los sistemas anteriores, era difícil identificar las métricas financieras y los puntos de datos que necesitamos por lo que teníamos un cuello de botella de información”, cuenta Kate.
Scoro reúne la información comercial de una empresa en un solo lugar. Presenta datos visualmente en tableros personalizables y brinda a los gerentes una descripción general en tiempo real de cómo se asignan los recursos, así como el progreso y la rentabilidad del proyecto. Los gerentes de Hub tienen objetivos claros y eligieron Scoro porque les brinda las herramientas y la información que necesitan para alcanzarlos.
“Necesitamos información comercial detallada y confiable para asegurarnos de que contamos con los niveles de personal y los márgenes de beneficio correctos. Con eso, podemos poner en marcha nuestro plan de crecimiento y evolucionar de una pequeña a una mediana empresa”.
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Kate y su equipo invirtieron una cantidad significativa de tiempo para encontrar el software de gestión del trabajo adecuado, verificar las necesidades de los miembros individuales del equipo y revisar el mercado. Analizaron muchas opciones y probaron unas cinco, pero siguieron recurriendo a Scoro, dice Kate, porque se dieron cuenta de que los demás no ofrecían un único paquete global e interoperable. Si hubieran invertido en algo más, habrían necesitado otro software para llenar los vacíos. Además, dice, es fácil de usar y tiene la flexibilidad de adaptarse a las necesidades futuras de sus clientes:
“Lo que nos gusta de Scoro es que es fácil hacer las cosas con unos pocos clics y tiene una interfaz intuitiva. Podemos ver que nuestra gente seguirá adelante y crecerá junto con nosotros”.