La revolución digital está acaparando todos los ámbitos de la vida de las personas haciendo que hoy en día las tecnologías sean herramientas útiles tanto para relacionarse con el entorno como para establecer la modalidad de trabajo. En un principio, fueron las empresas más grandes las que comenzaron a implementar tecnologías y descubrieron las ventajas de la digitalización. Sin embargo, las pymes también se están animando de a poco a incorporar alguna en sus negocios.
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Existía cierto recelo con respecto a la transformación digital en las pymes, ya que se creía que representaba costos demasiado elevados para una empresa con un capital financiero inferior a una multinacional. También se decía que sería muy difícil para una pyme familiar o que recién se iniciaba en el mundo de los negocios gestionar el cambio incorporando alguna herramienta tecnológica.
Creemos que ha llegado un punto en que debemos desmitificar estas ideas condicionantes, propias de los prejuicios que suelen ponerse de manifiesto cuando hacemos comparaciones inútiles e injustas. A veces, no importa el tamaño de la empresa sino que las metas organizacionales estén bien encaminadas. Y parte de esta dinámica se puede lograr innovando mediante la implementación de un software que nos ayude a ir más allá de nuestras expectativas iniciales.
La propuesta para este artículo consiste en analizar por qué es necesaria la transformación digital en las pymes, qué ventajas aporta, qué problemas soluciona, a fin de demostrar cómo facilita el trabajo de cada empresa.
La tecnología avanza a pasos agigantados y lo que era efectivo antes ya no lo es. La era de los dispositivos analógicos ha quedado atrás y la transformación digital se ha convertido en una necesidad de mejora y crecimiento de las empresas que buscan posicionarse en el mercado, ofreciendo productos o servicios a la medida de las expectativas de los clientes.
La gran diversidad de soluciones y aplicaciones digitales genera que las personas se vuelvan cada vez más exigentes con lo que esperan de las marcas. Además, la competencia también es mayor, por lo que si los compradores no se convencen de la funcionalidad de un producto o servicio, se van a otro lugar. Lo mismo ocurre a nivel interno de una empresa, sobre todo, en las pymes.
Los profesionales que ingresan a una empresa ya no se conforman con que les ofrezcan condiciones que no cumplen con sus necesidades. En el caso de la transformación digital en las pymes, los trabajadores suelen rechazar puestos de trabajo que impliquen procesos manuales y repetitivos, donde no se utilice casi la tecnología cuando debería usarse.
Las pymes que piensan que ahorran costos en tecnología, en realidad, están gastando más prescindiendo de ellas, porque consumen más tiempo realizando tareas de poco valor y más recursos en mano de obra. Para ayudarte a comprender el verdadero impacto de la tecnología, a continuación, enumeramos las principales ventajas de la transformación digital en las pymes y cómo ayuda a mejorar el día a día.
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Contar con una herramienta digital permite que las pymes agilicen las tareas de los colaboradores logrando mayores niveles de productividad. La complejidad de los procesos se reduce y las tareas se pueden realizar en menos tiempo, ahorrando recursos como el papel, pizarras, marcadores y lapiceras. Esto no significa que estos elementos no sean útiles, pero dejan de ser imprescindibles como elemento de oficina. Al tardar menos, se puede avanzar más en otras actividades que agregan valor.
Del mismo modo, la transformación digital aumenta la eficiencia operativa ahorrando costos. Esto se traduce en la obtención de los mismos resultados o mejores, pero en menos tiempo y utilizando menos recursos. De esta manera, una actividad digitalizada puede reducir la mano de obra, por lo que en lugar de varias personas ejecutando el proceso alcanzará solo con una. Si se necesita menos mano de obra, se ahorra dinero en personal humano para tareas rudimentarias.
Cuando se ahorra tiempo, puedes hacer actividades de mayor valor para tu empresa. Esto implica hacer crecer tu negocio fijando nuevos objetivos comerciales para los cuales necesitas tener las áreas, tecnologías y personas en completa alineación. Las tareas monótonas dejarán de ser un problema porque la herramienta digital se encargará de realizarlas reduciendo el error humano.
Utilizar la transformación digital también aumenta la rentabilidad por las oportunidades de promocionar la marca que ofrece a través de los distintos canales de difusión, como los sitios web, donde puedes publicar contenidos de valor para atraer a tu audiencia. Pero asimismo, las redes sociales son plataformas muy accesibles para la venta online y las pautas publicitarias, porque siempre están los usuarios interactuando y es más fácil llegar a ellos. A más visitantes a tu sitio e interacciones en redes, mayores posibilidades de obtener clientes que compren.
Asimismo, la transformación digital en las pymes permite almacenar una gran cantidad de datos de clientes en software CRM de gestión de relaciones con los clientes. Estas soluciones tecnológicas están más al alcance de las pymes que un ERP y son tan eficientes y hasta más fáciles de usar que un sistema ERP, lo que incrementa las oportunidades de ventas conociendo sus necesidades de antemano para brindar productos o servicios que ofrezcan una positiva experiencia del cliente.
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Finalmente, todas estas ventajas de la transformación digital en las pymes que enumeramos solamente son factibles si la empresa la gestiona correctamente, porque de nada sirve adquirir un sistema tecnológico si no estamos capacitados para implementarlo. No se trata solo de un tema de dinero, ya que, como observamos, existen soluciones que se ajustan a todos los presupuestos. Un CRM es una herramienta ideal para el equipo comercial de una pyme.
No obstante, se requiere formación adecuada para los colaboradores, a fin de que puedan utilizar una herramienta correctamente para que la mejora sea viable. Por otro lado, es necesario que previamente los procesos estén formalizados para saber qué pretendemos digitalizar. No todo es digitalizable, pero si sabemos cuáles son los procesos o tareas que precisan tecnología, será más sencillo notar la diferencia y tener éxito con la innovación.