Incrementar la productividad siempre ha sido un objetivo en paralelo de las empresas junto a la búsqueda de aumentar las ganancias, porque mientras más productivos son los colaboradores más temprano que tarde se llegará a los objetivos comerciales. Sin embargo, el proceso para llegar a cierto nivel de productividad ideal no es sencillo, ya que generalmente la curva de mejora no es ascendente, una vez iniciadas las prácticas, sino que sufre mesetas constantes en donde incluso pueden retornar periodos de baja productividad.
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Existe una sensación muy presente en la mayoría de las organizaciones de que es muy difícil sostener en el tiempo los buenos hábitos para incrementar la productividad. Esto sucede porque debe ir acompañado con cada nueva práctica el firme propósito de cambiar. Pero el cambio no puede recaer solo en los colaboradores sino en toda la organización. Si desde los niveles superiores no reside el mismo compromiso de cambiar los hábitos, siempre habrá retrasos e ineficiencia en alguna instancia del proceso, generando un efecto dominó.
En otros artículos, hemos compartido diversas prácticas para mejorar la productividad, como por ejemplo fijar objetivos del día, reducir la cantidad de reuniones, asignar un tiempo a cada tarea, tomar descansos, evitar la procrastinación, etc. Pero a esta altura buscamos hilar un poco más fino, tratando de ajustar la finalidad de este tipo de prácticas para transformarlas en hábitos de todos los días. En este artículo, hicimos una selección de 6 mejores hábitos para incrementar la productividad, que involucran a toda la organización.
Mejorar la productividad de manera definitiva es posible, solo hay que enfocarse en aquello que se quiere lograr y mantenerlo en el tiempo, entendiendo que el esfuerzo del cambio vale la pena. Veamos cuáles son estos hábitos de mejora.
1. Variar o rotar las tareas de los colaboradores.
En la mitología griega, Sísifo era un rey Corinto que fue castigado por Hades a transportar una enorme roca hasta la cima de una colina, pero esta siempre se despeñaba y rodaba ladera abajo, por lo que Sísifo debía volver a repetir la misma operación con igual resultado. Imagina ser parte de este mito y tener que repetir la misma tarea todos los días de tu vida con escasa variación. ¿Verdad que también para ti sería un castigo?
Evita asignarle a tus colaboradores siempre las mismas tareas o serán cada vez más improductivos. La repetición de la misma actividad terminará por desmotivarlos, y es posible que, si su situación no cambia, decidan buscar nuevos horizontes. ¿Supones que no están preparados para nuevos desafíos? Si no lo pruebas, nunca lo sabrás. El aprendizaje de nuevas habilidades y tareas aumenta la motivación y compromiso laboral, lo que repercute positivamente en un incremento de la productividad.
2. Agregar valor al trabajo de las personas para motivarlas más.
Bien, lograste cambiar la rutina de tus colaboradores y la tuya también. Ahora el paso siguiente es hacer que esas tareas aporten valor a la empresa. ¿Cómo influye lo que hago en el logro de los objetivos? ¿Cómo puedo hacerlo mejor? Si además de asumir nuevos retos, estos pueden determinar el destino de un negocio, el esfuerzo individual y en conjunto de las personas será incluso mayor. Aprender a manejar una herramienta de automatización para agilizar el proceso de nutrición de leads puede aumentar significativamente la tasa de conversión.
3. Implementar los horarios no lineales o tomar descansos periódicos.
Otra buena práctica para incrementar la productividad es implementar los horarios no lineales. Esto significa romper con el horario fijo de 8 horas de corrido, donde solo se corta para el almuerzo. Un horario no lineal es administrar tu tiempo según tus necesidades y la de tus colaboradores, aprovechando los momentos del día en que más productivas son las personas. Muchas veces, forzar a los colaboradores a cumplir un horario fijo en una época tan agitada y cargada de actividad puede ser contraproducente por el estrés que provoca.
Pretender que todas las personas son iguales y van a responder productivamente en un determinado horario es un error. Generalmente, las personas que se desempeñan mejor a la mañana temprano, a la tarde bajan su rendimiento. Por el contrario, las personas que son más bien noctámbulas que diurnas se activan a la tarde o noche, mientras que durante la mañana son menos productivas. Teniendo esto en cuenta, divide las tareas más importantes para que sean realizadas en los horarios más productivos de cada persona.
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4. Utilizar el calendario para agendar la carga de trabajo a un horario determinado.
Una vez que tienes toda la carga de trabajo correctamente distribuida, fija los plazos para llevarlas a cabo. Asegúrate de que todos tus colaboradores utilicen la herramienta calendario de Google, tanto para agendar reuniones como para tener un registro de las tareas a realizar en la carga horaria semanal. Así podrás ajustar tus actividades y las de los demás a ese plan sin que ninguna interfiera con las actividades del otro. También te permitirá manejar tus propios tiempos y a tu equipo, si trabajan en remoto, y que todos los miembros de la organización tengan visualización del calendario de cada uno.
5. Clasificar las tareas en orden de prioridad.
Ya tienes la carga de trabajo delimitada para cada uno de los colaboradores de tu equipo, comenzaste a aplicar horarios no lineales y todos utilizan adecuadamente el calendario. El paso siguiente ahora es la priorización de tareas según el orden de importancia. Entonces, las tareas que son cruciales para obtener un resultado comercial serán las que se pongan en primer lugar. Luego le seguirán las que tengan una prioridad moderada, pero que no deben postergarse. Por último, las tareas que no son para nada urgentes, se pueden postergar o frenar, aunque sin olvidarse de ellas.
6. Evita la multitarea completando una por vez.
“El que mucho abarca poco aprieta”, reza otro dicho popular, por lo que hacer varias tareas a la vez nunca fue una buena idea y no es para nada productivo. Cuando tratas de resolver muchas cuestiones juntas, generalmente no terminas resolviendo nada, y, en cambio, pierdes tiempo valioso con la misma cantidad de tareas sin finalizar. Y si llegas a concluir algunas tareas en el proceso, probablemente no sean resueltas con la suficiente maduración que si les brindas una dedicación completa.
Para evitar esto, enfoca toda tu atención y concentración en una tarea hasta terminarla. Luego sí puedes iniciar otra, completarla y así sucesivamente hasta finalizar todo el proceso diario. Tu equipo tendrá menos estrés cuando logre internalizar este hábito en su rutina.
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En síntesis, la mejor manera de incrementar la productividad es evitar el mismo ciclo de repetición de tareas de ciertas funciones operativas, aprender a priorizar las tareas importantes y que agregan valor, implementar horarios no lineales, utilizar el calendario y romper con la multitarea para siempre. Estos hábitos, por supuesto, no se incorporan de la noche a la mañana y tiene que ser un ejercicio de toda la organización en conjunto, para que no quede en un intento que, imposible de mantener, se cae a los pocos meses, sino que con disciplina, compromiso y motivación se convierta en parte del know how de tu empresa.