3 problemas resueltos por el Work OS monday.com para pequeñas empresas

En los últimos dos años, las empresas de todos los tamaños se han visto afectadas de formas que van más allá de sus finanzas, como el cambio al trabajo remoto y las demandas de los consumidores.

Las pequeñas empresas, en particular, deben ser proactivas en la búsqueda y creación de soluciones para un modelo de negocios más sostenible, atractivo y transparente, para que puedan cuidar a sus empleados y clientes mientras llevan a cabo proyectos, iniciativas y cumplen objetivos a largo plazo.

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Un Work OS le permite a las pequeñas empresas tener flujos de trabajo personalizados y fáciles de implementar para fomentar decisiones rápidas y precisas basadas en datos. En este artículo, cubriremos los conceptos básicos de un sistema operativo de trabajo y, lo que es más importante, cómo puede cambiar la forma en que opera una pequeña empresa.

¿Qué es un Work OS? 

Un sistema operativo de trabajo (Work OS) es una plataforma abierta en la que los equipos crean y personalizan las soluciones que necesitan para ejecutarse más rápido, ser más ágiles y moverse al ritmo de los negocios. Las plataformas Work OS están diseñadas para resistir el paso del tiempo y escalar con el crecimiento de una organización ya que se adaptan a cualquier industria o equipo.

El Work OS de monday.com hace posible que cualquier persona cree las herramientas que necesita para ejecutar todos los aspectos de su trabajo, desde el trabajo diario hasta proyectos que duran meses. Al combinar componentes básicos, como aplicaciones e integraciones, los miembros del equipo tienen el poder de crear o personalizar las soluciones que mejor se adapten a ellos.

¿Qué hace un Work OS?

El objetivo de un sistema operativo de trabajo es brindar a una organización la flexibilidad para empoderar a los empleados y desbloquear su verdadero potencial, mientras ahorra tiempo. Un Work OS va más allá de una herramienta de gestión de tareas o un software de gestión de proyectos al proporcionar los medios para:

• Crear flujos de trabajo.
• Asignar tareas.
• Visualizar el trabajo en diferentes vistas, es decir, diagrama de Gantt, vista Kanban, vista de línea de tiempo y más.
• Importar y exportar archivos y datos.
• Implementar la automatización del flujo de trabajo para tareas mundanas y repetitivas.
• Llevar la comunicación del equipo a un solo lugar.
• Generar paneles e informes elegantes.
• Integrar con tus herramientas más importantes.

Además de aumentar la productividad como resultado de lo anterior, el Work OS de monday.com ofrece seguridad a nivel empresarial, permisos de varios niveles, colaboración asincrónica mejorada e informes avanzados. Nuestros equipos también están constantemente desarrollando nuevas funciones para mejorar la forma en que haces tu trabajo.

Utilizar un Work OS puede mejorar la forma en que las pequeñas empresas y corporaciones ejecutan su trabajo porque crea una vista de 360 grados de las cargas de trabajo, los recursos y la información necesaria para analizar su progreso y éxito en tiempo real.

¿Por qué es importante un sistema operativo de trabajo para las pequeñas empresas?

Una pequeña empresa hace malabares con varias funciones, desde operaciones y finanzas hasta marketing, por lo que necesita una amplia variedad de capacidades. El Marco de aplicaciones de bajo código de monday.com le permite a las pequeñas empresas crear sus propias aplicaciones personalizadas o aprovechar las aplicaciones disponibles en el mercado en lugar de depender de varias herramientas. Estos son solo algunos casos de uso de un sistema operativo de trabajo para pequeñas empresas:

• CRM.
• Gestión de voluntariado sin ánimo de lucro.
• Planificación de eventos.
• Tienda virtual.
• Creación de contenido.
• Y más.

En un esfuerzo por mantenerse competitivos y relevantes para sus consumidores objetivo, muchas pequeñas empresas están evolucionando en dos áreas principales:

Cultura de la empresa.

Las pequeñas empresas suelen tener equipos más pequeños y unidos, pero esto no siempre significa que el espíritu de la cultura colaborativa esté presente.

En un estudio de Stanford de 2017, se descubrió que incluso la percepción de colaborar en una tarea en lugar de hacerlo solo puede mejorar el rendimiento, involucrar a los miembros del equipo y reducir la fatiga.

Para muchas pequeñas empresas, es más fácil decirlo que hacerlo. La implementación de un Work OS puede ayudar a una pequeña empresa a dar vida a esta cultura de dos maneras:

• Campeón de la transparencia: un sistema operativo de trabajo brinda a todos acceso a los objetivos más importantes de la organización, quién es responsable de qué e incluso la cantidad de tiempo o recursos necesarios. Cuanto más alineado esté su equipo con sus objetivos individuales y cómo se relaciona con los objetivos más importantes del negocio, mejor será su moral e inversión y, con suerte, la productividad.
• Aumente la comunicación en contexto: el sistema operativo de trabajo de monday.com le permite proporcionar comentarios inmediatos en un hilo de cada elemento en un flujo de trabajo. Esto reduce el tiempo desperdiciado en correos electrónicos desorganizados y conversaciones de chat y garantiza que los comentarios siempre estén en el contexto de proyectos específicos.

Mayor responsabilidad en el lugar de trabajo.

Tan solo dos meses después del brote de la pandemia de COVID-19, las organizaciones pudieron ver y sentir el cambio en el trabajo más allá de cambiar a remoto. Muchas personas se encontraron asumiendo una mayor responsabilidad en el trabajo o cambiando sus funciones. Un Work OS puede ayudar al equipo en esta transición de varias maneras:

• Gestión del equipo: con varios miembros del equipo que desempeñan muchas funciones, es importante contar con una manera precisa y fácil de comprender la carga de trabajo y la capacidad de todos para evitar el agotamiento. monday.com tiene una vista de carga de trabajo para ese propósito, entre otras cosas. Esta visibilidad adicional también permite a los gerentes ver el trabajo en todos los departamentos.

• Pasar de la ejecución al empoderamiento: en un artículo reciente de Forbes, Melody Wilding, LMSW, describe cómo algunos miembros del equipo pueden encontrarse con más responsabilidades y verse absorbidos por un funcionamiento excesivo. La facilidad de un sistema operativo de trabajo de código bajo/sin código, arrastrar y soltar puede ayudar a empoderar a estos empleados no solo para administrar su propio tiempo de manera más eficiente, sino también para visualizar claramente cuándo tiene sentido pasar otras tareas.
  
  

¿Hay algún desafío al implementar un sistema operativo de trabajo?

Cuando los propietarios de pequeñas empresas buscan por primera vez un sistema operativo de trabajo, es posible que se sorprendan gratamente por la gran cantidad de opciones que existen. Sin embargo, lo que viene después del registro y la suscripción (implementación) puede causar algunos contratiempos si no elige la plataforma adecuada.

Después de todo, deseas elegir una plataforma que se pueda personalizar para adaptarse a tu pequeña empresa, en lugar de que tu equipo tenga que adaptar sus necesidades a la estructura rígida de un software. Aprender una nueva herramienta lleva tiempo, por lo que es esencial elegir una con una interfaz fácil de usar. 

monday.com es el entorno perfecto para una fácil implementación ya que cuenta con flexibilidad y soporte continuos a medida que tu empresa modifica la estrategia o la dirección y el tamaño del proyecto. monday.com también tiene un centro de plantillas y atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana para ayudarte en cada paso del camino.

También querrás contar con un sistema operativo de trabajo que ofrezca una aplicación móvil, para que puedas administrar las cosas sobre la marcha.

Funcionalidades clave que debe tener un sistema operativo de trabajo.

Una pequeña empresa tiene que realizar muchas funciones. Aquí, hay un vistazo de algunas de sus principales funciones comerciales y cómo un sistema operativo de trabajo puede ayudarla.

Automatizaciones.

Como parte de las funciones de recursos humanos de tu empresa, la gestión de tareas importantes como la nómina, el seguimiento del tiempo y más puede dispersarse rápidamente. Puedes usar automatizaciones para ayudar con varios de estos tipos de tareas, como procesar el papeleo de los empleados.

Por ejemplo, cuando un empleado envía una nueva solicitud de vacaciones y llega a un gerente para su revisión, puedes enviar automáticamente un correo electrónico para notificar al empleado que recibiste la solicitud con una explicación de los próximos pasos.

Plantillas.

La gestión de marketing y ventas van de la mano con el éxito o la evolución de tu pequeña empresa, pero no siempre es fácil saber cómo mapearlos. Un sistema operativo de trabajo debe tener una oferta sólida de plantillas, de modo que pueda convertirse en propietario y ejecutor de todos sus flujos de trabajo y, luego, convertirlos en paneles e informes. ¿La bonificación adicional? Puedes comenzar rápidamente con plantillas probadas y verdaderas.

Encuestas y formularios.

Como propietario de una pequeña empresa, sabes lo importante que es la comprensión profunda de tus clientes y su satisfacción. Busca un sistema operativo de trabajo como monday.com que te permita crear encuestas y formularios de satisfacción del cliente cuyas respuestas se completarán automáticamente en tu espacio de trabajo o tablero principal. A partir de ahí, puedes obtener información sobre las opiniones y motivaciones de tus clientes y sacar conclusiones precisas basadas en datos sobre su estrategia.

3 problemas de pequeñas empresas: resueltos.

Las pequeñas empresas son únicas en varios aspectos, desde su tamaño hasta su producto y, por supuesto, la forma en que tienden a interactuar con los consumidores. Para no que no te pierdas en la mezcla, hemos recopilado tres puntos débiles que tu pequeña empresa podría enfrentar y cómo un Work OS puede ayudarte a pivotar y prosperar a pesar de ellos.

1. Trabajo remoto. 

Si muchos de tus empleados han pasado de ser colegas en la oficina a compañeros de equipo remotos o híbridos y se deben hacer ajustes.

Cómo puede ayudar un sistema operativo de trabajo:

Un Work OS es perfecto para la fuerza laboral remota de su empresa porque puedes usarlo para administrar los horarios de trabajo, enviar actualizaciones importantes y colaborar en el trabajo: todo en una plataforma intuitiva con una aplicación móvil.

2. El dinero y las compras se están volviendo digitales.

La frase "El efectivo es el rey" parece estar pasando de moda, especialmente cuando se trata de negocios. Según Finaria.it, los pagos digitales alcanzarán los 6,6 billones de dólares en 2021, lo que supone un salto del 40 % en solo dos años.

Los pagos sin efectivo son atractivos para los clientes debido a los métodos fáciles de usar además del efecto de COVID-19: las personas están adoptando los pagos sin contacto como parte de sus medidas de seguridad personal. Esto también es un guiño al auge del comercio electrónico en general. Las empresas más competitivas hacen que sus ofertas estén disponibles en línea para mantenerse en contacto con sus clientes.

Cómo puede ayudar un sistema operativo de trabajo:

Hacer la transición de la tienda a la venta online no es el proceso más fácil, especialmente si su negocio ha funcionado de cierta manera durante años.

Work OS de monday.com ofrece integraciones con plataformas de comercio electrónico como Shopify, lo que hace que obtener una vista de alto nivel de su tienda en un solo lugar y hacer un seguimiento automático de sus productos, inventario y pedidos sea mucho más sencillo.

Por ejemplo, con la integración de Shopify y monday.com, puedes recibir una notificación cuando llegue un pedido y coordinar con tu equipo para que te envíen sus productos. A partir de ahí, es fácil hacer un seguimiento de lo que debe enviarse a quién y asegurarse de que llegue a tiempo. También puedes realizar un seguimiento del inventario con nuestra plantilla de gestión de inventario prefabricada.

3. Tiempo y dinero perdidos por procesos ineficientes e inseguros.

Los empleadores responsables y comprensivos deben trabajar para crear un entorno de trabajo más seguro y eficiente, ya sea totalmente remoto o en persona. Muchas personas no hacen la conexión de que hacer esto puede, a su vez, tener un impacto positivo en sus resultados. Veamos cómo un sistema operativo de trabajo puede ayudarlo a hacerlo.

Cómo puede ayudar un sistema operativo de trabajo:

monday.com puede ayudar a tu pequeña empresa a dejar de usar papel, lo que beneficiará al medio ambiente y la forma en que funciona tu empresa. Estos son solo algunos de los beneficios de hacer el cambio:

• Ahorra dinero: el costo de trabajar con papel puede ser de hasta $400,000 por año.
• Ahorra tiempo: una empresa pierde un promedio de 4 semanas de productividad por año al esperar documentos en papel mal archivados, mal etiquetados, sin seguimiento o perdidos.
• Más fácil de transferir información: monday.com ofrece almacenamiento en la nube para que todos tus documentos puedan vivir en un solo lugar donde puedes buscarlos y compartirlos fácilmente cuando los necesites.
• Permite una mayor seguridad: en 2020, hubo más de 1000 violaciones de datos en los EE. UU. Naturalmente, dejar de usar papel o ser más digital aumenta el temor de los piratas informáticos. 
  
  

Caso de éxito de una pequeña empresa: Kim Garst

Parte de su investigación cuando se trata de un Work OS serán testimonios de clientes que los han usado y logrado el éxito. Para que no tengas que buscar demasiado, te daremos una breve descripción de uno de Kim Garst, fundador y director ejecutivo de KG Enterprises, LLC, una agencia líder en marketing, consultoría y capacitación, que usó el Work OS de monday. com  para escalar rápidamente sus ganancias, negocios y su equipo remoto.

Con un paquete completo que incluye administrar un blog y un nuevo cliente, Kim y su hermana, Ronda, vieron la necesidad de una plataforma flexible que les permitiera desarrollar los flujos de trabajo y los procesos para satisfacer sus necesidades únicas que también servirían a una creciente y equipo distribuido globalmente (en un 600% hasta ahora).

Después de usar la prueba gratuita de monday.com, el dúo la usó para una amplia gama de funciones, desde comunicarse, colaborar y coordinarse con empleados y clientes en múltiples zonas horarias hasta contratar personal o crear contenido para su blog con procesos definidos y repetibles sin importa dónde estén. Para la historia completa, puede leer aquí.

<<< Integración de Google Drive en monday.com >>>

Llevar a las pequeñas empresas al gran éxito

Los entornos de trabajo cambiantes y los cambios en la demanda de los consumidores pueden generar mucho estrés en las pequeñas empresas: les exige encontrar soluciones que puedan ayudarlas a pivotar y escalar con facilidad mientras priorizan la satisfacción de sus empleados y clientes.

Para hacer malabarismos con sus necesidades, las pequeñas empresas pueden usar una herramienta intuitiva y fácil de implementar como el Work OS de monday.com para maximizar su productividad y crear soluciones personalizables que les ayuden a tener éxito.