Procesos transversales: 5 claves para implementarlos con éxito

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Cuando se habla de procesos transversales surge la duda de si es un tipo de proceso o alguna metodología. Bien, dejemos en claro que son aquellos procesos que atraviesan distintas áreas de una empresa, y por lo tanto, observarlos de esta forma nos permite eliminar (o intentan eliminar) el esquema de las actividades en silos, logrando abarcar toda la estructura de la empresa, y podemos hacer uso de la tecnología como vehículo de automatización y reducción de esfuerzo.

Los silos organizacionales son sin duda la estructura gerencial más extendida, a pesar de que todos los libros de texto de gestión advierten contra ellos explicando lo malo que es este tipo de estructura. Esto es cierto para todo tipo de organizaciones, ya sean empresas, organismos públicos u organizaciones sin fines de lucro, etc.

Las tecnologías de la información a menudo se presentan como un poderoso catalizador para tal modo de colaboración transversal dentro de las empresas o incluso entre diferentes empresas (esto es particularmente cierto para proyectos complejos). Sin embargo, para la gran mayoría de las organizaciones, la gestión por silos sigue siendo la forma predeterminada de gestión.

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Como te hemos contado en otros artículos, las organizaciones que tienen una gestión por silos son aquellas que se caracterizan por tener gerentes que dedican una cantidad significativa de energía a la acumulación de conocimientos, minimizan la movilidad del personal y evitan la agrupación de recursos entre departamentos o unidades de negocios. El énfasis está en apropiarse de recursos internos, particularmente habilidades y conocimientos, y luego protegerlos celosamente. El principal riesgo con este enfoque, aparte del desperdicio (reinventando constantemente la rueda, invirtiendo varias veces para alcanzar el mismo resultado), es enfocar la energía de la organización hacia adentro y no hacia afuera, a expensas de una mejor comprensión de la competencia y tendencias del mercado.

La verdadera pregunta es: ¿cómo podemos alejarnos de este tipo de organización?

No existe una solución mágica, pero existen iniciativas concretas que se pueden tomar para avanzar en la dirección correcta. La primera prioridad de acción es trabajar en cambiar los modelos mentales de los colaboradores, comenzando en la parte superior de la empresa.

A menudo es útil ejecutar una auditoría para sacar a la luz aspectos disfuncionales y hacerlos discutibles. La participación de un facilitador externo puede ser invaluable en este proceso. Los ejecutivos y gerentes con frecuencia acusan a sus propios colegas de perpetuar los silos, sin darse cuenta de que ellos también están contribuyendo a esta situación. Necesitan tomar conciencia de su propio comportamiento para poder implementar un proceso de cambio genuino.

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Luego, debe poner en cascada este proceso de sensibilización en toda la empresa, con capacitaciones que se centren en superar los silos organizacionales y promover la gestión transversal. Cuanto más abajo vayas en la jerarquía de la empresa, menor será la resistencia al cambio. ¡Los colaboradores que no están en puestos gerenciales a menudo están ansiosos por compartir conocimientos y trabajar de manera transversal!

La creación de equipos de proyectos transversales puede ayudar a abrir brechas, erosionando las barreras entre las diferentes estructuras. Estos deben estar compuestos por colaboradores de diferentes departamentos y entidades, enfocándose en temas de interés general como "cómo fortalecer la innovación", "cómo aumentar la capacidad de respuesta" o "cómo centrarse más en el cliente".

Los programas de capacitación en gestión transversal a menudo se requieren para los equipos involucrados. Las sesiones metodológicas pueden respaldarse de manera útil con “proyectos de aprendizaje en acción”, que sirven como laboratorios para la experimentación transversal (y el aprendizaje). Pero es importante no perder de vista el objetivo real: esta no debería ser una iniciativa única, ya que el objetivo es cambiar la forma en que funciona la organización en su conjunto. El desafío es hacer la transición de administrar un proyecto específico a adoptar un estilo de administración basado en proyectos.

Por supuesto, no todo está escrito sobre procesos transversales, y cómo identificarlos, ni cómo mejorarlos, ya que cada industria y empresa tienen comportamientos diferentes, pero podemos decir que hay 5 aspectos clave que debes tener presente para poder romper la estructura de los procesos actuales:

  1. Considera el proceso comercial, no el proceso de un área: Es importante hacer procesos de negocio y como tal, que los procesos de un área o departamento se segreguen en tareas o subprocesos de ese proceso transversal. ¿Qué? Es decir, identifica el objetivo comercial global primero, y luego determina las tareas y roles que están asociados a este objetivo. Así tendrás identificado el proceso del negocio, independientemente de las áreas o departamentos involucrados.
  2. Determina el inicio y el final: Más allá de crear desde cero un proceso comercial, es importante ver el estado actual, es decir, para diseñar o crear una solución que mejore y potencie este proceso debes observar y evaluar los procesos actuales. Es crucial que no te quedes solo con lo que tus colaboradores te digan, sino que establezcas el alcance de estos procesos, para que puedas aclarar el flujo de tareas que están asociadas. La clave para lograr esto se basa en una buena encuesta del proceso.
  3. Busca roles y responsabilidades alineados con los procesos de negocio: Además de que los productos y la tecnología estén orientados a las necesidades de un usuario, los roles que impactan en un proceso comercial deben cumplir con las demandas de ese proceso para que cumpla con el objetivo marcado para competir en un mercado.
  4. Identifica líderes de procesos, no jefes: Busca aquellos colaboradores que parecen conocer todo el negocio como si fuera su propia familia, estas personas son líderes potenciales con una visión integral del desempeño del negocio, conocen los riesgos y brindan soluciones para mitigarlos.
  5. Haz un prototipo de tu diseño: Sé que no es un mueble ni una maqueta, pero las tareas deben ser analizadas y observadas para que todas las partes interesadas (e involucradas) las entiendan, lo importante es que no se imponga un punto de vista y nada más, puedes tomar sugerencias que mejoren el rendimiento del proceso, pero estos deben ser detallado en un prototipo donde las personas puedan visualizar su rol a través del proceso. Para eso es importante poder diagramar los procesos. - “Pero los procesos en esta empresa son dinámicos y varían constantemente”. - En realidad, lo más probable es que no, y si sucede, hay un riesgo de estar perdiendo productividad. Lee lo siguiente: Puede haber variaciones en algunos procesos, pero a nivel macro hay un proceso establecido: La empresa toma un input de recursos, los procesa, y genera un output (resultado). Este es el macro-proceso. Es importante conocerlo, y empezar a desglosar los subprocesos que lo hacen posible, y aquí te quedará bien claro de qué hablamos cuando hablamos de procesos transversales que involucran a los distintos departamentos de tu empresa. Cuida que esos procesos y el flujo de la información y los recursos sea fluido, dinámico, y óptimo.

¿Conoces algún otro factor clave a tener en cuenta al diseñar un proceso transversal?

Diagnóstico y mejora de procesos

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