Las tecnologías de colaboración ayudan a mejorar la productividad

El auge de la economía global y la fuerza de trabajo distribuida significa que las organizaciones deben asegurarse de que los equipos puedan trabajar juntos sin problemas desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Facilitar la colaboración es clave para mejorar la productividad de los trabajadores. Un entorno colaborativo también ayuda a reducir los costos, acortar los plazos, mejorar la productividad y aumentar el retorno de la inversión (ROI) al conectar varios equipos en entornos comerciales y culturales complejos para promover objetivos comunes, fomentar valores compartidos y construir relaciones. 

Por otro lado, una interrupción en la comunicación y la falta de colaboración pueden generar malentendidos, retrasos, errores e ineficiencias que impactan negativamente en la productividad. 

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Para fomentar la colaboración entre equipos en diferentes ubicaciones, las organizaciones deben proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas para que puedan comunicarse y trabajar juntos de manera rentable. 

Cómo la colaboración mejora la productividad 

El uso de tecnologías de colaboración ayuda a las organizaciones de cualquier tamaño a mejorar la productividad. Por ejemplo, la encuesta de ICP encontró que las empresas que usaban Slack informaron una reducción promedio del 49% en los volúmenes de correo electrónico, una caída del 25% en el número de reuniones y un aumento del 32% en la productividad. 

Entonces, ¿en qué áreas específicas puede la colaboración mejorar la productividad? 

1. Eliminar los silos permitiendo que los miembros del equipo se comuniquen entre sí en todos los departamentos. Esto minimiza la fricción y los retrasos en los procesos comerciales al tiempo que ayuda a construir una organización centrada en el cliente , para que los colaboradores puedan enfocar su tiempo y esfuerzos en lo que importa. 
2. Mejorar la experiencia del cliente conectando a los clientes con el miembro del equipo adecuado para reducir el tiempo y los recursos necesarios para la atención al cliente, de modo que menos empleados puedan atender a más clientes sin comprometer la calidad. 
3. Mejorar la colaboración y las comunicaciones externas para mejorar las relaciones entre proveedores y reducir la fricción en el proceso de adquisición, disminuyendo así los costos y aumentando la rentabilidad. 
4. Habilitar el intercambio de información en tiempo real (p. Ej., Sincronización de datos, uso compartido de archivos) para facilitar los procesos comerciales y, al mismo tiempo, minimizar los retrasos y errores que reducen la productividad y afectan la experiencia del cliente. 
5. Agilizar los flujos de trabajo mejorando la comunicación entre departamentos (por ejemplo, fabricación, ventas, marketing, adquisiciones, TI) para crear una organización ágil que pueda responder a la demanda del mercado de manera rentable. 
6. Facilitar la gestión de proyectos aumentando la transparencia y la visibilidad, mantenga una línea de comunicación abierta y asegúrese de que todo esté bien encaminado para evitar costosos errores y confusiones. 
7. Compartir información sobre políticas, programas, promociones, programación, presupuestos, etc. para minimizar el tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas. 
8. Permitir que los trabajadores del conocimiento obtengan acceso en tiempo real y ubiquen datos de manera rápida y precisa con un sistema de administración de contenido. 
9. Facilitar la ejecución de proyectos e iniciativas asegurándose de que la información se pueda compartir de forma rápida y concisa. Ayuda a mejorar el tiempo de comercialización, aumentar la agilidad y optimizar la utilización de los recursos distribuidos. 
10. Promover la resolución de problemas en equipo, especialmente para los trabajadores remotos, al permitir que los empleados se reúnan, debatan y tomen decisiones con agilidad y precisión. 
11. Eliminar los problemas de control de versiones, que pueden provocar retrasos, errores e ineficiencias, con el intercambio de archivos en tiempo real para que los miembros del equipo no tengan que enviar documentos mediante correos electrónicos. 
12. Fomentar la innovación reduciendo el tiempo de ciclo desde la idea hasta la implementación.  Permite que los empleados repitan ideas rápidamente aprovechando los talentos de toda la organización.

Características clave a considerar al seleccionar tecnologías de colaboración

Las empresas utilizan las redes sociales, el intercambio de documentos, el chat, la información de presencia, las conferencias web, la pizarra digital interactiva, las aplicaciones móviles, las aplicaciones de automatización y más para aumentar la productividad de los empleados. 

Usar la plataforma de colaboración adecuada es clave para impulsar la rentabilidad y la productividad en el lugar de trabajo. Sin embargo, con tantas tecnologías en el mercado, no siempre es fácil identificar la solución adecuada para tu negocio. A continuación, se incluyen algunos factores a tener en cuenta durante el proceso de selección: 

1. Basado en la nube : reduce los costos de TI al tiempo que permite a los usuarios acceder al software en cualquier momento y desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo para que los empleados puedan mantenerse productivos ya sea que estén en la oficina, en casa o de viaje. 
2. Automatización del flujo de trabajo : elimina los cuellos de botella y asegúrate de que las personas adecuadas obtengan la información adecuada en el momento adecuado para ejecutar varios procesos comerciales. Por ejemplo, al integrar la automatización de formularios con un sistema de gestión de documentos, puedes evitar tener que transferir archivos y datos manualmente, lo cual es muy ineficiente y propenso a retrasos y errores. 
3. Uso compartido de archivos en tiempo real : permite a los miembros del equipo compartir, acceder, editar y recuperar los archivos, datos, documentos y otras formas de medios más recientes para evitar retrasos, errores y problemas de control de versiones. 
4. Interfaz amigable para dispositivos móviles: permite a los usuarios acceder a la plataforma desde cualquier lugar utilizando dispositivos móviles (por ejemplo, teléfonos inteligentes, tabletas) para que puedan permanecer conectados y responder a las solicitudes de manera oportuna. 
5. Análisis en tiempo real: recopila y analiza datos de toda la organización y proporciona a los usuarios conocimientos prácticos mediante tecnologías como el aprendizaje automático y el análisis predictivo para respaldar la toma de decisiones precisa basada en datos. Esto ayuda a garantizar que todos actúen sobre la misma información para minimizar los errores. 
6. Búsqueda: permita a los usuarios utilizar palabras clave, etiquetas y filtros de búsqueda para localizar rápidamente contenido, archivos y conversaciones anteriores, que solían ser una tarea laboriosa y que requería mucho tiempo. 
7. Calendario personal y grupal: evita los dolores de cabeza de programación que consumen mucho tiempo y son propensos a errores mediante el uso de calendarios compartidos para coordinar las reuniones y actividades del equipo con una frustración mínima. 
8. Soporte de incorporación y capacitación : brinda la capacitación y el soporte adecuados para que los empleados puedan maximizar la productividad utilizando todas las funciones de la plataforma. 
9. Integración : sincroniza con tus sistemas actuales para garantizar un intercambio de información fluido y minimizar la transferencia manual de datos, que requiere mucho tiempo y es propensa a errores. 
10. Seguridad : protege los datos confidenciales mediante la aplicación de los últimos protocolos de ciberseguridad para que los empleados puedan compartir y acceder a la información mientras cumplen con las regulaciones de la industria. 
11. Tiempo de actividad y respaldo : el tiempo de inactividad es muy costoso e impacta la productividad en toda la organización. Tu plataforma colaborativa debe tener redundancia incorporada y un plan integral de respaldo y recuperación para minimizar el tiempo de inactividad. 
12. Control de acceso : Permite que solo el personal adecuado vea, edite o comparta archivos o datos específicos para una seguridad óptima mientras garantiza que las personas adecuadas puedan obtener la información adecuada para hacer su trabajo sin demoras. 

Encontrar las soluciones de colaboración adecuadas 

Al seleccionar herramientas de colaboración para que tu empresa mejore la productividad, también debes considerar lo siguiente: 

• Requisitos comerciales: utiliza una plataforma que pueda resolver tus desafíos específicos, trabajar tanto para equipos internos como para socios externos, y que pueda cumplir con los objetivos de la empresa a corto y largo plazo. 
• Características: Reúne los requisitos de los empleados para asegurarte de elegir herramientas de colaboración que puedan facilitar los procesos, optimizar los flujos de trabajo y mejorar el rendimiento del usuario. ¡Tus herramientas de colaboración no deberían generar más trabajo para sus empleados! 
• Costo: considera el ROI y los gastos continuos de TI asociados con las actualizaciones y el mantenimiento para que puedas garantizar la rentabilidad y la alta productividad a largo plazo. 
• Soporte: Un proveedor confiable debe brindar soporte técnico de primer nivel para ayudarte a maximizar la productividad asegurándote de que el software se esté ejecutando de manera óptima y resolviendo los problemas rápidamente. 

En última instancia, una plataforma de colaboración eficaz debe garantizar que las personas adecuadas obtengan la información adecuada en el momento adecuado para optimizar los procesos, eliminar los cuellos de botella, minimizar los retrasos y reducir los errores de la manera más rentable posible 

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