La automatización es clave en tu estrategia

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Para poder lograr ser más rentables y eficientes, en la actualidad las empresas optan por automatizar sus procesos.

Por lo general todas las actividades que se desarrollan dentro de una empresa están basadas – o tienen como soporte- un proceso. Este puede estar formalizado o no, pero siempre nos va a mostrar la manera en la que fluye la información dentro de la organización. Una vez que los procesos están definidos, es decir, se tiene en claro qué personas, de qué áreas y qué tareas deben desarrollar dentro de la empresa es el momento en que se puede comenzar a plantear la necesidad de automatizar tareas.

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Entonces, podemos decir que con procesos automatizados se puede lograr que una empresa sea mucho más competitiva y por ende más productiva, además, es será más rápida para la toma de decisiones del día a día. Por otro lado, con la automatización de tareas evitarás:

  • Tareas en cola: Ya sea de una empresa de producción como de un trabajo de oficina, automatizar procesos puede evitar que se generen tareas en cola mejorando la producción. Las limitaciones que puede generar una lista de tareas se minimizan a la hora de automatizar procesos.
  • Grandes tiempos de espera para tomar decisiones: La tarea que lleva más tiempo es la de esperar a que lleguen los documentos. En el caso de una empresa que sea pequeña puede que la tarea de retornar información dependa sólo de una persona, pero en una gran compañía esto puede llegar a depender de diferentes departamentos, por lo tanto podría suceder también que la documentación se pierda o que no haya llegado con tiempo suficiente.
  • Pérdida de tareas pendientes de realizar: Cuando una tarea ha sido completada, lo normal es que se cambie el estado como completado. El sistema automatizado tiene una manera única de mover el trabajo a la siguiente fase del proceso, el “estado” de la tarea es una forma de saber si está hecha, si está pendiente o está en proceso. Muchas plataformas para automatizaciones permiten que los empleados puedan modificar el estado de la tarea, es decir, puede dejarla en pausa a la espera de ciertos documentos y cuando se haya completado seguir su camino de manera normal.
  • Difícil acceso a la información: La información crítica debe ser accesible siempre desde cualquier parte. Cuando se asigna una tarea a una persona, es necesario que dicha información se encuentre fácilmente accesible. No es productivo asignar una tarea a alguien que después debe dedicar horas a buscar la información para poder hacerse una idea de la situación. Un buen sistema de automatizaciones debe permitir adjuntar documentos para que se muestre a la persona encargada que puede estar en la misma oficina, o en un lugar diferente.
  • Necesidad de tablas repletas de datos: Un sistema de automatizaciones maneja una gran cantidad de datos en tiempo real y que todos estos datos deben ser accesibles de una manera u otra. Esto no supone tener un panel de control muy complejo con muchas tablas sino todo lo contrario.
  • Pérdida de documentos e información: Es importante aclarar que en la actualidad las empresas cuentan tanto con información física como digital, y muchas veces durante la toma de decisiones es necesario que la información física pase de un departamento a otro y no siempre es fácil, ya que puede ser que se trabaje en diferentes sucursales, o que la documentación sea necesaria en dos departamentos distintos a la misma vez. A la hora de automatizar procesos, se suele instalar un sistema de reconocimiento para poder digitalizar la documentación en papel para acceder a ella de forma posterior de una manera mucho más cómoda.
  • Falta de trazabilidad de las tareas: Los sistemas que permiten automatizar procesos suelen guardar un histórico de los cambios de estado, pero disponen de campos para poder añadir comentarios. Lo más común es que, una vez completada queda registrada la fecha en la que se ha completado, el tiempo utilizado y la persona que lo ha completado.

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  • Falta de conocimiento del estado de tu empresa en tiempo real: La automatización no solo trata de agilizar procesos, sino que sirve de documentación de los mismos. Al manejar una gran cantidad de datos, se pueden examinar generando un panel de control y ver la cantidad de tareas que se realizan, los ciclos de facturación, si se están cumpliendo los tiempos de entrega.

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En definitiva, haciendo un buen seguimiento y análisis de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de tu empresa, contando con la tecnología y asesoramiento adecuados, puedes asegurarte tener una buena gestión dentro de la empresa e impulsar su crecimiento.

Diagnóstico y mejora de procesos

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