Los estudios jurídicos cuentan con una amplia cartera de clientes que deben gestionar y con los cuales deben cumplir en tiempo y forma para mantener las relaciones comerciales. Sin embargo, muchas veces cumplir con los cronogramas puede ser difícil si no existe una verdadera planificación del trabajo por año, por trimestre, por mes. En la industria legal, es común que esta planificación esté ausente de los objetivos que se plantean los estudios jurídicos, porque su enfoque se centra más en los problemas que tienen que resolver relacionados con su profesión que en la organización de sus tareas en sí.
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La planificación en estudios jurídicos es muy importante para evitar retrasarse con los plazos y asesoramientos a los clientes, ya que a menudo a los profesionales les cuesta darse cuenta si tienen el equipo necesario para realizar el trabajo y al mismo conocer si las horas que le están dedicando a ese cliente en valor son rentables en función de lo que le están cobrando. Normalmente, cuando se trata de gestionar los pagos, la documentación y otras tareas que involucre información, utilizan el Excel.
Pero lo cierto es que este programa es insuficiente para procesar un gran volumen de datos sin sentir que se convierte en un trabajo de nunca acabar. Por este motivo es que se hace necesario planificar. En este artículo, abordamos los problemas de seguimiento ante la falta de planificación en estudios jurídicos y qué se puede hacer para mejorar los resultados.
Hay varios problemas típicos en los estudios jurídicos a causa de la falta de planificación. Veremos a continuación 3 de ellos.
1. Sobrecarga de trabajo.
Cuando no se realiza una planificación adecuada de las tareas presentes en un estudio, es más probable que los profesionales experimenten sobrecarga de tareas, al tener que realizar más actividades de las que le permite su tiempo y energías. En consecuencia, estas personas trabajan horas extras fuera del estudio para poder cumplir con los plazos y con los clientes, o bien terminan eligiendo las tareas urgentes que sí o sí deben finalizar y van postergando aquellas que no son tan prioritarias en el tiempo.
No obstante, estas tareas que se vayan eludiendo se irán sumando y al final los profesionales se encontrarán con un acumulado de cosas que no se hicieron y que ahora sí urge darles prioridad, concluirlas o al menos avanzar en ellas. Una planificación efectiva ayudará a distribuir mejor las tareas priorizando las que son críticas pero sin olvidar o descuidar las que no tienen una máxima prioridad. Si se fija un cronograma para todas las tareas, será más sencillo tener un orden de la carga de trabajo y cumplir con los objetivos de cara al cliente.
2. Retrasos con los clientes.
Al no mantener una planificación de las tareas y permitir que el equipo esté sobrecargado de trabajo, es cada vez más cuesta arriba para ellos cumplir con los plazos que exigen los clientes, y para lograrlo, deben sacrificar tiempo fuera del horario laboral, lo que implica una pérdida de valor de las horas profesional y de los recursos invertidos.
Debido a esta circunstancia, pueden ocurrir dos cosas: los profesionales no pueden cumplir con los clientes y estos, decepcionados, se van a otro estudio; o bien, que cumplan con los clientes a regañadientes, sacrificando su propio tiempo, pero que a largo plazo el tiempo “regalado” se traduzca en pérdidas de ganancias, ya que ese tiempo de más no será contabilizado o considerado dentro del presupuesto. La planificación en estudios jurídicos evitará que las horas de los profesionales se desperdicien.
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3. Estancamiento comercial.
Un estudio jurídico que no planifica su actividad ni se plantea objetivos a lograr no tiene un norte a donde ir, y por lo tanto, no podrá crecer. El hecho de que las personas estén sobrecargadas de trabajo y hagan malabares para mantener a los clientes satisfechos, mientras pierden oportunidades de mejorar sus ganancias, frena cualquier intento de crecimiento del negocio y la mayoría de los estudios que siguen en esta dirección terminan estancándose.
A esto hay que agregar que cuando los profesionales de un estudio no tienen una herramienta tecnológica que les ordene el trabajo, el proceso se puede volver caótico, razón por la cual deben solicitar reportes a otros colegas para adquirir mayor visibilidad sobre el trabajo de cada uno, en lugar de contar con una base de datos centralizada que revele estos números sin necesidad de que la persona pierda tiempo realizando un informe a través de un Excel.
Sin planificación, sin procesos ni objetivos claros y sin tecnología no solo los estudios jurídicos sino cualquier empresa se estanca. Tener procesos definidos y una herramienta tecnológica podría ayudarles a distribuir mejor la carga de trabajo. Pero no solo tienen problemas para planificar las tareas sino que también enfrentan dificultades para determinar cuándo crecer.
Por ejemplo, si tu estudio tiene ahora 300 clientes, que te insumen 2000 horas, de las cuales las repartes en 10 personas del equipo. Pero si el año entrante ingresan 10 clientes más, las ganancias serán mayores, por lo tanto, será conveniente contratar a más personas para gestionar a esos nuevos clientes que demandarán necesariamente más tiempo.
Sin embargo, los estudios jurídicos tienden a quedarse con la clientela cautiva con la que ya trabajan y no están especialmente interesados en crecer o aumentar la cantidad de clientes, porque están cómodos con los que ya tienen y confían que se van a mantener. Entonces, en lugar de dirigir el negocio hacia el crecimiento y plantearse objetivos de aumento de clientes para su estudio, dependen de sus clientes habituales para obtener rentabilidad, aun cuando alguno pueda irse.
En otras palabras, los estudios jurídicos no plantean objetivos de crecimiento sino que se mantienen en el mismo estadio sin retrocesos pero tampoco con avances significativos. Al no poder planificar la carga de trabajo, tampoco pueden planificar en términos de objetivos comerciales que haga su negocio más escalable en el tiempo. En la mayoría de los estudios se obtienen los clientes por referidos, amigos y contactos, por lo que carecen de otro canal o medio para atraer nuevos clientes. Simplemente, se quedan con los mismos clientes.
Al obtener sus clientes por referidos y contactos cercanos, se sobreentiende que no cuentan con un sitio web y páginas en las redes sociales para publicar contenidos de marketing relacionados con los servicios que ofrecen. Por la misma razón, tampoco suelen tener proceso comercial, porque es el mismo dueño del estudio o su colega más calificado quienes gestionan los negocios con los clientes.
De modo similar a la planificación en distintos tipos de organizaciones, en un estudio jurídico también se puede comenzar evaluando el estado actual del estudio en comparación con la meta por alcanzar. Para hacerlo factible, establece objetivos realizables y relevantes para la realidad de tu estudio, teniendo en cuenta el público, el área legal de acción y las perspectivas de crecimiento.
De esta manera, para evitar el estancamiento, un buen objetivo que puedes trazar es aumentar la cantidad de clientes. Para lograr esto, puedes abrir un sitio web y publicar contenidos jurídicos para atraer clientes potenciales a tu página y obtener mayores oportunidades de negocios.
Pero asimismo, puedes incorporar nuevas áreas y brindar más servicios, para lo cual necesitarás contratar personal especializado para cubrir esas áreas, lo que te otorgará una ventaja competitiva por abarcar servicios que otros estudios quizá aún no hayan incorporado. Si a los nuevos servicios prestados le añades tecnología para agilizar las transacciones comerciales, la documentación, la gestión con los clientes, firmas digitales y otros trámites, será mucho más fácil planificar el trabajo de cada mes o periodo y ajustar la ejecución a esa planificación.
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En definitiva, la falta de planificación en estudios jurídicos no solo se reduce a la sobrecarga de tareas, sino a la imposibilidad de generar nuevos clientes, fidelizar los existentes y a construir procesos comerciales robustos que garanticen mayor escalabilidad. Muchos estudios sobreviven sin planificar, pero asimismo terminan estancados y sin un horizonte hacia el cual apuntar. Solo planteando objetivos de crecimiento que marquen el camino a seguir, procesos claros que los sostengan y una herramienta tecnológica adecuada podrás llevar tu estudio jurídico a un nivel superior.