Todos queremos lograr la productividad y la efectividad en todo lo que hacemos, pero cuando se trata de gente que tenemos a cargo ésto suele complicarse un poco, porque no todos tenemos la misma forma de ver las cosas. Y todo se resume a las diferencias entre expectativas y percepciones, por lo cual cuando están alineadas es que los equipos trabajan de forma excelente, cuando no nacen las asperezas.
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En mi caso en particular, suelo ser muy obsesivo con el tiempo, las tareas, los pendientes y las actividades por realizar. No sólo mías, sino de todo el equipo que trabaja en Drew Marketing, por lo tanto considero que luego de un cierto período (2 ó 3 años de constante mejora), estamos en condiciones de poder armar una buena guía de cómo mejorar la productividad laboral, y no morir en el intento.
Una vez me supieron decir: "No sólo hay que ser, sino que parecer también", y esta frase es real. La primera impresión cuenta bastante, entonces lo que es tu empresa, la imagen, el logo, la home del sitio web, la diagramación de los servicios, la arquitectura y estética de las redes sociales, las tarjetas de visita, y todo esto que suena a que nada tiene que ver con el título, en realidad tiene MUCHO que ver.
Tus colaboradores deben poder tener una visión clara lo más acercada a cómo tu lo ves, y tus potenciales y actuales clientes también, sin esto no podemos hablar de productividad. Es como el origen de todo.
¿Cómo divides a tus equipos? ¿Por funciones, por productos ó por zonas geográficas? Tener una clara organización interna ayuda a que no existan los famosos "grises", y esta organización comienza desde algo tan pero tan simple como los correos electrónicos. Existen empresas (Experiencia propia) que algunos correos son con el nombre, otros por la función, otros por la línea de productos, etc. Esto sólo lo entiende el dueño, nadie más, no existe una correlación, una línea.
Claro, la organización interna no sólo se define por el nombre de un correo electrónico, pero si demuestra si la empresa está organizada ó no. Y si te lo preguntas: Si, esto suele confundir hasta las responsabilidades de tus colaboradores, asique toma un excel, la nómina del personal y organiza los puestos, y correos de una forma inteligente.
Una vez definido lo anterior, establecer los límites de un puesto al otro es clave, ¿Cuál es el objetivo de cada área? ¿Qué responsabilidades tiene? Y lo más importante (donde generalmente están los problemas), establecer prioridades.
Muchas veces, nuestros colaboradores priorizan cosas que quizás no son importantes como otras, pero no lo hacen de mal genio, sino que al no tener un orden de prioridades, es lo mismo empezar por la tarea A, que por la B.
Hablando se entiende la gente, pero muchas veces lo que hablamos (Ó lo que escribimos), suele tener tantas interpretaciones como narices hay en el mundo, entonces.. ¿Cómo resolver esto? Existe algo que se llama Objetivos inteligentes, u Objetivos SMART (Aqui un kit que te servirá). Estos objetivos buscan plantear metas específicas, medibles, alcanzables, reales y bajo un cierto tiempo determinado. Para que no existan dudas de lo que estamos planeando, y del norte al que apuntamos. (Puedes ver más aqui, aqui e incluso crear los de tu propia empresa aqui).
Estos objetivos, lo ideal es plantearlo uno global de empresa, y varios por áreas. De ésta forma, se logra tener un equilibrio perfecto entre expectativas y percepciones.
A veces, en cada departamento, el objetivo suele ser muy ambicioso, ó bien difícil de lograr, lo cual esto puede desmotivar al equipo, y justamente eso no queremos, ¿Verdad? Entonces.. Para aquellos objetivos/departamentos que exista este tipo de situación, hay que pensarlo como si dice un decir local: "Un chancho grande que lo podemos comer de a poquito".
Estos son los Quick-Wins, mini-objetivos a 30/60/90 días, que permita mantener súper vigente la motivación a medida que se van logrando.
Un súper equipo motivado sin que los niveles más jerárquicos (Por más que cada vez existan menos) apoyen a las personas, nada, pero nada de lo escrito anteriormente sirve. Tu como líder debes funcionar como un comodín, transmitiendo ganas, empuje, apoyo y dedicación en cada uno de los departamentos, en cada una de las personas. Sé un líder, no un jefe.
Gran problema que suele ocurrir más que nada en empresas familiares, pero en empresas "no familiares" también pero menos recurrente. Pensar "Nadie lo hace como yo lo hago" es cierto, nadie lo va a hacer igual que tú, incluso lo pueden hacer mejor que tú. Pero cerrándote en esto, no logras nada, es más pierdes la oportunidad de que se genere una productividad mayor sólo por no saber delegar.
Confiar en las personas y transmitir esta confianza hace que la gente aprenda, que la gente sepa que es importante y que juega un papel crucial en el funcionamiento de la empresa.
Nadie puede trabajar 8, 10 o 12 horas contínuas manteniendo los mismos niveles de productividad. Incluso, muchas empresas prefieren que su personal esté trabajando de "mala gana" a que invertir 2 horas de conversación/contención buscando la solución al problema X que tengan. O incluso, otras empresas le dan mayor importancia a la cantidad de horas que pasan en su puesto de trabajo que a la productividad que generan.
Trabajar 8 horas por día sin descanso no es igual a productividad. (Pensá en el lugar de ellos, sé empático, te lo agradecerán, y no sólo eso, te lo devolverán con creces).
La comunicación externa tiene que ver estrictamente con el punto 1 y 2, pero la interna considero que muchas veces es la más importante. He visto mil de ocasiones que se han generado malos entendidos (Y graves) por la delegación de una tarea por e-mail, ó incluso de una conversación rápida. En esto hay que entrenar las capacidades de comunicación, entender que el tono que usemos puede ser tomado de buena forma ó de no tan buena, que no es lo mismo usar una palabra X que un sinónimo. Creo fervientemente que las palabras tienen poderes, y debemos saber usarlas lo mejor posible para no herir ó impactar negativamente en otras personas.
Como así también debemos mejorar la escucha activa, característica que cuesta mucho, sobretodo si eres de esas personas que mientras te hablan, en vez de escuchar te pones a pensar en qué vas a responder.
Algo que muchas veces dejamos de lado es la profesionalización, la educación contínua de nuestra gente. Y esto es clave para mejorar la productividad. A un equipo más capaz, un equipo más productivo, a más productividad, mejor rentabilidad. Simple y sencillo.
Cuando en una empresa se mantiene una mirada proactiva, no es muy difícil innovar, y esta reacción contínua a los cambios, a la modernización trae beneficios muy provechosos como uno de ellos ser más competitivos.
En la actualidad existen diversas formas de modernizarse, ó incluso de innovar, ¡Aprovechemos las herramientas que existen! Desde Drew Marketing, somos partners oficiales de Monday.com, un software que permite llevar el control de la productividad desde tableros de estrategia gerencial, hasta procesos de venta, recursos humanos, administrativos, y mucho más que hablamos de algo en éste post, pero más adelante adentraremos más en detalle.
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Esto es parte de la motivación, e "incentivar" no sólo se refiere a que sea un esfuerzo económico, sino que en forma de momentos, beneficios extra, días libres, días de home-office, entre otros incentivos que se pueden utilizar.
Recuerda: Tu empresa es tu gente, tu gente es tu empresa. Sin ellos, no estarías leyendo esto para ser más productivos, valóralos, quiérelos y forma un equipo con un fin en común. No un grupo de personas con distintos intereses.