Las organizaciones se plantean objetivos desde la gerencia para superar nuevos desafíos que las hagan crecer más y posicionarse mejor en el mercado. Pero a veces, no es tan fácil definir un objetivo que una a todas las áreas haciendo que trabajen en conjunto para alcanzarlo. La gestión por resultados puede ayudar a las empresas a planificar sus objetivos más adecuadamente conforme a una visión en común de los miembros que la componen
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Ahora bien, la falta de alineación se debe principalmente a que los departamentos en ocasiones prefieren centrar sus esfuerzos en lograr sus propios objetivos departamentales, y enfocarse en un objetivo general podría desviarlos del camino que están trazando individualmente con su equipo. Pero al insistir en trabajar de forma aislada, es cuando se manifiestan los silos de información.
Los silos provocan que exista una desconexión entre las áreas y la alta dirección. Por lo tanto, que departamentos y área directiva vayan por caminos separados haciendo malabarismos para alcanzar sus propios objetivos. Hemos conocido en artículos anteriores cómo la gestión por procesos elimina los silos por el trabajo colaborativo que exige.
En este artículo, vamos a conocer qué entendemos por gestión por resultados y cómo también esta metodología que contiene a la gestión por procesos puede ayudar a alinear los objetivos de una organización.
La gestión por resultados, también conocida como administración por objetivos, busca mejorar la eficacia empresarial, a partir de promover una actitud inclusiva a todos los niveles de la organización para lograr resultados que provengan del esfuerzo conjunto.
Esta metodología se inició con el fin de evitar que la actividad diaria de una empresa, es decir, las funciones y tareas cotidianas, la desvíen de sus objetivos generales. Desde ese momento, es un concepto que está en constante evolución, por lo que actualmente, la gestión por resultados conforma un sistema más dinámico que busca integrar los objetivos de crecimiento con la necesidad de desarrollo de la organización en su totalidad.
Asimismo, la gestión por resultados se vincula estrechamente a la planificación estratégica previamente elaborada y definida, que tiene el principal propósito de alcanzar resultados realistas en el plazo establecido de antemano. En consecuencia, las responsabilidades se estructuran a lo largo de toda la organización, a partir del plan estratégico que establece los objetivos generales.
En otras palabras, la gestión por resultados es básicamente una metodología para alinear a la organización a través de un plan estratégico. La empresa como pirámide define un objetivo. La gestión por resultados lo que plantea es que cuando como empresa defina un objetivo lo expanda a toda la organización y que hasta los niveles inferiores contribuyan a ese objetivo para que de esa forma todos sepan hacia dónde van estando alineados.
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Desde que la dirección fija un objetivo general, toda la organización queda involucrada en alcanzar ese objetivo, por lo que se teje alrededor de él una red de relaciones que atraviesa el nivel estratégico, táctico y operativo. A continuación, veremos cómo la gestión por resultados puede alinear tu empresa trabajando sobre los tres niveles de planificación mencionados.
En un plan estratégico se delimitan objetivos y se identifican riesgos. Es gestionado por la dirección empresarial, aunque se trata de una tarea colaborativa entre todos los miembros de la organización. Dentro del plan estratégico, las personas involucradas deben conocer el entorno, deben definir la visión, misión y valores.
Luego, deberás elaborar un análisis interno de la empresa, identificando fortalezas y debilidades, así como los posibles riesgos a presentarse. La aparición de la pandemia fue un riesgo impredecible sobre el cual los líderes empresariales tuvieron que tomar decisiones cruciales para mantener la estabilidad de la estructura. organizacional.
A partir del análisis interno para identificar fortalezas, debilidades y amenazas, se puede comenzar a fijar los objetivos SMART (medibles, alcanzables, relevantes y temporales). Los objetivos específicos pueden desprenderse de un objetivo general, definido previamente por la alta dirección. Luego, estos objetivos deberán ser alineados con los objetivos operativos fijados por cada área.
El plan operativo tiene que estar alineado con el plan estratégico, por lo que necesariamente debe formar parte de este y crear sus propios objetivos operativos. Para desarrollar este plan, todos los miembros de los equipos de cada área deben participar. El principal objetivo del plan operativo es otorgar visibilidad a los procesos y objetivos que cada equipo debe alcanzar a corto plazo.
Cabe destacar que en el mismo plan operativo se trazan los procesos y proyectos, con sus respectivos indicadores, que atraviesan los distintos objetivos operativos del plan homónimo. Por consiguiente, se deben identificar los procesos y proyectos actuales de cada área para definir cuáles de ellos apoyan el logro de los objetivos operativos. Posteriormente, será necesario definir indicadores para obtener un seguimiento en tiempo real de los procesos y proyectos ligados al cumplimiento del plan operativo.
Fijar un presupuesto debe incluir tanto al plan estratégico como al plan operativo y calcular el costo de los recursos con que contarán las áreas para llevar a cabo la producción de bienes y servicios. Para tal fin, la dirección asigna los recursos necesarios para cada área. De fijar correctamente depende el éxito o el fracaso de la gestión por resultados.
En esta instancia se identifican y alinean los proyectos y procesos con sus respectivos indicadores. Es la etapa fáctica por excelencia, en donde se elabora y aprueba el plan estratégico y se contrasta con la realización de los planes operativos de cada área.
El último paso de alineación a través de la gestión por resultados es la evaluación y seguimiento utilizando indicadores de los distintos procesos y proyectos. En esta etapa de registros, se buscará alinear gestión y planificación evaluando el avance de los objetivos trazados en el plan estratégico, a fin de que se estén realizando adecuadamente.
La metodología de gestión por resultados es un análisis general de la organización, y en función de ese análisis que realiza, elabora un plan estratégico. Ahora bien, ¿cómo se logra este objetivo, cuándo se alcanza? ¿En qué tiempo, con qué recursos, nos alcanza la capacidad que tenemos hoy? Debemos definir inicialmente el cómo y el cuándo del objetivo para comenzar a trazar el plan estratégico.
Y una vez que se determina ese plan se procederá a asegurarse en cada nivel gerencial, es decir, los mandos altos, medios e inferiores que son los que realizan las tareas operativas, de que todos estén alineados.
Por ejemplo, si el objetivo estratégico de tu empresa es posicionarse en China, se efectúa todo el plan estratégico para llegar al mercado chino, pero si los procesos no soportan este plan de acción, es ahí donde la gestión por resultados te permite identificar los puntos que la organización tiene más débiles.
A partir de allí, la gestión por resultados alinea la empresa a través de un objetivo claro.Todo objetivo, siempre que se formule, tiene que implicar un cambio, ya que toda empresa quiere llegar a un lugar diferente de donde se encuentra actualmente. Entonces, para tener un objetivo bien formulado tiene que tener un plan definido.
La definición de los objetivos interviene en todos los niveles: dirección, que tiene una mirada de uno a tres años; los mandos medios, que son los encargados de las tácticas departamentales y están en la ejecución del día a día; y los mandos inferiores que son las personas que ejecutan las tareas. Si desde la persona final hasta el mando más alto, logran poder entender y participar del objetivo, todos pueden construir ese norte al que toda empresa aspira llegar.
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En síntesis, la gestión por resultados es una metodología orientada al alcance de objetivos generales, que impulsen el rumbo de una empresa hacia el crecimiento. Para obtenerlo, debemos alinear estos objetivos al resto de la organización, entendiendo que en el nivel estratégico la gestión por resultados se ocupa de plantear los objetivos generales. En el nivel táctico, mediante la creación de un plan estratégico, se trazan objetivos estratégicos que, a su vez, deberán ser incluidos en los planes operativos de cada área.
Llegamos al nivel operativo, en donde cada plan operativo ya ha fijado objetivos específicos para cada área. Para la realización de los mismos, se diseñan procesos, los cuales incluyen proyectos que pueden abarcar una o más áreas. De este modo, la gestión por procesos atraviesa los niveles táctico y operativo, por lo que es un eslabón indispensable de la gestión por resultados, a nivel macro.