A medida que se acerca fin de año, la mayoría de las empresas enfrenta un mismo desafío: cómo administrar el tiempo, los recursos y la energía de manera más inteligente para lograr los objetivos sin caer en el agotamiento operativo. En este escenario, el método 80/20, también conocido como principio de Pareto, se presenta como una herramienta estratégica para priorizar y optimizar.
El principio parte de una idea simple pero poderosa: el 20% de las causas genera el 80% de los efectos. En términos de gestión, esto significa que una minoría de actividades, proyectos o clientes suele producir la mayoría de los resultados. Reconocer y aprovechar esa proporción es clave para transformar la planificación de fin de año en un proceso mucho más eficiente.
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El último trimestre concentra múltiples exigencias: auditorías, balances, cumplimiento de metas anuales, renegociaciones con proveedores, planificación de presupuestos y definición de objetivos para el año siguiente. Ante esta acumulación de tareas, es habitual que los equipos se dispersen y que el tiempo se fragmente en actividades de bajo impacto.
La optimización de recursos 80/20 permite enfocar la atención en aquello que realmente mueve la aguja. En lugar de intentar abarcarlo todo, se trata de identificar cuáles son esas acciones críticas que producen el mayor retorno y cuáles son accesorias o pueden delegarse, automatizarse o incluso descartarse.
Este enfoque no solo mejora la eficiencia, sino que también ayuda a disminuir el estrés de los equipos y a sostener la motivación en una etapa del año particularmente intensa.
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El primer paso para aplicar el método 80/20 es poner sobre la mesa todas las actividades que demanda el cierre operativo. No se trata únicamente de listar tareas, sino de mapearlas en función de su impacto real en los objetivos de la organización.
Un ejercicio útil es crear un inventario de actividades clasificadas por áreas (finanzas, comercial, logística, recursos humanos, marketing). Una vez visible el universo completo, se puede analizar dónde se concentran los mayores resultados y qué actividades, aunque insumen tiempo, generan poco o ningún valor agregado.
Este mapeo inicial es revelador porque muchas veces se descubren esfuerzos repetidos, procesos que podrían simplificarse o tareas que consumen recursos desproporcionados en comparación con su contribución real.
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La pregunta clave es: ¿cuáles son las acciones que explican la mayor parte de los resultados? En una empresa de ventas, por ejemplo, puede que el 80% de la facturación provenga de un 20% de clientes estratégicos. En un área de marketing, tal vez una o dos campañas concentren la mayoría de los leads generados. En logística, puede que unos pocos procesos sean responsables de la eficiencia global de las entregas.
Para identificar este 20%, se recomienda:
El objetivo es separar lo esencial de lo accesorio, lo que realmente impacta de lo que simplemente ocupa espacio en la agenda.
Uno de los grandes aportes del principio de Pareto es que no se limita a señalar qué actividades deberían priorizarse, sino que abre la puerta a decisiones estratégicas sobre qué recortar y dónde invertir.
Si se identifica que ciertas tareas consumen tiempo sin aportar resultados proporcionales, el camino natural es recortarlas o automatizarlas. Este proceso libera recursos que pueden destinarse a las actividades de alto impacto. Por otro lado, si se detecta que determinadas acciones generan un retorno mayor al esperado, puede ser conveniente reforzar la inversión en ellas, incluso aunque implique redistribuir presupuesto.
La clave está en entender que la optimización no es solo reducción, sino reasignación inteligente: menos energía en lo que poco aporta y más en lo que multiplica resultados.
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Para hacer operativo este proceso, puede utilizarse un template sencillo de análisis de impacto basado en tres columnas:
La comparación de estas tres dimensiones permite visualizar rápidamente qué actividades deberían entrar en el 20% prioritario y cuáles pueden ser relegadas. Además, el template funciona como herramienta de comunicación interna, ya que facilita explicar al equipo las razones detrás de cada decisión de priorización.
Aplicar el método 80/20 no es solo una técnica de optimización, sino también un cambio cultural. Implica aceptar que no todo lo que se hace tiene el mismo peso y que renunciar a ciertas tareas no significa descuidar la operación, sino fortalecerla.
Este cambio de mentalidad puede resultar desafiante, sobre todo en organizaciones donde predomina la idea de que “todo es urgente”. Sin embargo, cuando se logra instalar, los beneficios se traducen en una mayor claridad estratégica, reducción del desgaste y mejores resultados en el largo plazo.
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El cierre operativo de fin de año no tiene por qué convertirse en una carrera de agotamiento. El método de Pareto ofrece una brújula práctica para decidir dónde poner la atención y cómo asignar los recursos de forma más inteligente.
La optimización de recursos 80/20 es, en definitiva, una invitación a enfocarse en lo que realmente importa: ese pequeño grupo de acciones que marca la diferencia en los resultados globales. Al aplicar este enfoque, las empresas no solo llegan mejor preparadas a diciembre, sino que también sientan las bases para un inicio de año más ordenado, realista y estratégico.