Es primordial que entiendas que los procesos no necesariamente tienen que estar compuestos por tareas complejas. Para que puedan considerarse como tal, basta y sobra con que las tareas que los componen estén encadenadas unas a otras y generen un valor añadido.
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De acuerdo con esta definición podemos decir que casi todo lo que ocurre en el interior de una empresa, sea cual sea la actividad que desarrolle, puede ser considerado como un proceso. Es por ello que es importante adoptar un modelo basado en la gestión de procesos. Para poder hacerlo lo esencial es que entiendas a tu empresa como un todo, es decir, no es solo la suma de cada una de sus áreas, sino una unidad.
En la actualidad, muchas empresas se encuentran incorporando procesos de trabajo o realizando una optimización de los procesos, con el fin de lograr un mayor nivel de eficiencia y efectividad al menor costo posible, que les permita ser más competitivos, más rentables y lograr diferenciarse de su competencia por su calidad y servicio al cliente.
Como bien ya sabes, durante la ejecución de todo proceso, actúan personas, recursos tecnológicos, materiales, infraestructura y, muy importante, interviene el tiempo. La buena o mala utilización de estos recursos determinará al finalizar, el grado de satisfacción del cliente y como consecuencia la rentabilidad de la empresa
Si en la realidad de tu empresa estás pensando en realizar o mejorar algunos de los siguientes aspectos, quiere decir que debes enfocarte en la incorporación de procesos o en la mejora de los que ya tienes.
Entonces, debe entenderse que la optimización de procesos está orientada a ayudar a la empresa a rediseñar sus procesos de negocio con el objetivo de reducir costos y mejorar la eficiencia, obteniendo así el mayor beneficio posible usando las herramientas de mejora adecuada. Un proceso defectuoso genera sobrecostos y si es uno de los procesos principales, hará que se reste competitividad y eventualmente afectará la rentabilidad.
Las ventajas que supone la aplicación de este modelo o la mejora de los procesos que ya están siendo llevados a cabo son numerosas. Aquí te brindamos una serie de beneficios que obtendrás tras la aplicación y/o mejora de tus procesos.
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Facilita la toma de decisiones, ya que al estar alineadas todas las áreas de la empresa, se evita la reiteración innecesaria de órdenes y, por lo tanto, puede tomar decisiones de forma clara y sin entrar en contradicciones. Además, tus mensajes serán más eficaces y dispondrá de canales de comunicación adecuados en cada caso.
Al mejorar la comunicación y la relación entre las distintas áreas, es lógico que a la vez también mejore el uso de los recursos. De esta forma evitas que deba realizarse una formulación de soluciones adicionales, lo que produce un gasto orientado a corregir fallos.
La implementación de procesos y mejora de los mismos, favorece la interconexión entre distintas áreas lo que logra una mejora en las zonas improductivas de los procesos o aquellas en las que el valor añadido sea mínimo. Esto ayuda a que los productos sean cada vez mejores y se ajusten a las necesidades de los clientes.
Y si los productos son mejores… incurrirá notablemente en la satisfacción de los clientes, que debe ser el principal objetivo de cualquier estrategia de ventas.
Finalizando, debes comprender que la implementación de procesos de trabajo y mejora de los mismos hará que puedas reducir los desperdicios, que puedas reducir los costos. Esto te permitirá asegurarte de que no se va a tomar ningún paso innecesario y se va a realizar ninguna acción no deseada, por lo tanto aumentará la rentabilidad de tu empresa.