Probablemente, en las empresas que aplican la gestión de proyectos pensar en el fracaso de un proyecto es en lo último que se piensa, pero sin embargo, es un riesgo que está latente mientras no se planifique adecuadamente. En muchos casos, esta problemática está implícita porque la mayoría de los proyectos llegan a término y, en esencia, el objetivo se cumple, aunque no de la manera esperada.
<<<5 beneficios de la gestión por proyectos en tu empresa>>>
Una de las principales alertas de por qué fracasa un proyecto es tener que aumentar los costos para alcanzar el objetivo, por lo que se pierden los beneficios de haberlo ejecutado con el presupuesto inicial. De modo similar ocurre si incluso manteniendo el presupuesto no se llega al plazo establecido con todos los entregables, debido a un deficiente cálculo del tiempo que llevaría realizar el proyecto.
Además de los retrasos y los sobrecostos de un proyecto mal formulado, también debemos contemplar que podría haber costos ocultos que impacten negativamente en la productividad de las tareas. En este artículo, nos proponemos analizar por qué fracasan los proyectos y cómo podemos evitar que ocurra.
Un proyecto se convierte en un fracaso cuando no entrega lo requerido dentro del presupuesto y tiempo acordado. Sin embargo, en la mayoría de los casos, las partes interesadas deciden si el proyecto fue un éxito o un fracaso en función de su juicio y satisfacción con el resultado.
Algunos proyectos también se consideran un fracaso si no cumplen con el pronóstico financiero o no se alinean con el objetivo de ROI. Existen varias razones, y la buena noticia es que se puede abordar cada obstáculo y hacer que tu próximo proyecto sea exitoso con la ayuda de algunos conceptos básicos de gestión de proyectos.
Existen diferentes causas por las cuales un proyecto puede fracasar. A continuación, detallamos las más relevantes.
En este aspecto, es más común que en Latinoamérica no se planifique como debería y que tiendan a la improvisación. En Europa existe más planificación y en Japón aún más. Se invierte mucho dinero en planificación, por lo que, en consecuencia, la ejecución va sobre rieles y es más fácil alcanzar los objetivos del proyecto.
El líder del proyecto project manager debe comunicar los avances, los desvíos y promover acciones específicas en función de esos avatares. Si esto no ocurre, la estructura del proyecto se va diluyendo y aumentan los riesgos de que algo inesperado pueda ocurrir durante el trayecto y se tenga que volver atrás.
Para evitar esto, es crucial que cada rol y función en la gestión de un proyecto estén claramente definidos. De lo contrario, el equipo de trabajo estará sobrecargado y no llegará a tiempo con el cumplimiento de los distintos hitos.
<<<Planificación, gestión y control de diferentes proyectos>>>
Un sponsor en un proyecto es un patrocinador ejecutivo que es el responsable del éxito del proyecto y ofrece orientación y recursos necesarios al equipo y al director. Puede constituir una sola persona o un grupo. Sin embargo, si la empresa debe implementar un CRM pero el patrocinador se va de viaje o abandona el proyecto, luego llega otro que no está tan involucrado con el proyecto y entonces, este se termina retrasando o cancelando para iniciar un proyecto nuevo y plagado de riesgos. Por consiguiente, los patrocinadores son importantes para encaminar un proyecto hacia su finalización, y es necesario que estos se comprometan con el proyecto de principio a fin.
No suelen gestionarse los cambios por diversas razones: el presupuesto del proyecto puede aumentar, debido a la inflación del país, o por alguna crisis económica a nivel global como la pandemia o la guerra. Pero principalmente, a nivel interno, la falta de control de cambios se debe a la mala planificación. Entonces, provoca que el tiempo se extienda más de lo previsto, o bien que la calidad de los entregables no sea la esperada.
En estos casos, posiblemente para llegar al plazo previsto se entregue menos de lo esperado o con una calidad deficiente. Esto produce que los proyectos no se concluyan como estaba estipulado, aunque no necesariamente que se interrumpan, sino que se entregue un producto incompleto.
No importa qué tan bien planificado esté tu proyecto, la falta de visibilidad puede conducir rápidamente al fracaso. Es primordial crear un sistema de gestión de proyectos que proporcione visibilidad, no solo para el director del proyecto, sino para todos los integrantes del equipo. La visibilidad incluye la transparencia del proyecto del estado de la tarea, una comunicación clara y una buena gestión de documentos.
Cuando todos conocen el estado de cada tarea del proyecto, pueden ayudar o ajustarse en consecuencia. Fomenta el trabajo proactivo y la resolución de problemas. La gestión de documentos no tiene por qué ser complicada. De hecho, tener un lugar de almacenamiento digital centralizado para todos los documentos del proyecto facilita el trabajo de un director de proyecto, además que promueve la visibilidad.
<<<Medir, controlar y mejorar: indicadores en la gestión de proyectos>>>
En líneas generales, las razones de por qué fracasan los proyectos se resumen en 5 causas principales: la falta de planificación, los roles no definidos, la ausencia de un sponsor, la falta de control de cambios y visibilidad. Básicamente, los proyectos fracasan cuando no se planifica correctamente ni define con claridad el alcance del proyecto, por lo que se corre el riesgo de que no se cumpla con los entregables o el plazo de entrega se extienda más allá de lo establecido al inicio.