Cubriendo grises: La solución definitiva para acabar con los silos

Que quede claro, los silos no sirven. Inhiben la colaboración y la capacidad de alinear un equipo detrás de una visión unificada. Es crucial que te deshagas de ellos.

Muchas organizaciones hoy en día que luchan con el cambio y no cumplen con su visión final pasan innumerables días, semanas y meses, sin mencionar los recursos, tratando de entender por qué no pueden eludir las barreras que se interponen en su camino. Y a menudo, no pueden definir cuáles son esas barreras.

<<< Estrategias comprobadas: aumentar la productividad de cada área >>>

En un artículo anterior hablamos sobre la mentalidad del silo y algunas de las formas en que las organizaciones pueden avanzar para eliminar la estructura y las barreras de comportamiento que impiden la comunicación, la colaboración y, en última instancia, el éxito.

La mentalidad del silo se puede definir como una mentalidad presente cuando ciertos departamentos o sectores no desean (o les es imposible debido al modo de almacenamiento) compartir información con otros en la misma organización. Este tipo de mentalidad termina reduciendo la eficiencia en la operación general, por lo tanto la confianza y la moral, y puede contribuir a la desaparición de una cultura empresarial productiva. 

A diferencia de muchos otros problemas de gestión, este es un problema que no ha desaparecido con los años. Los silos departamentales se consideran un dolor creciente para la mayoría de las organizaciones de todos los tamaños. Es deber de los líderes ejecutivos y la gerencia preparar y equipar a sus equipos con la mentalidad y la visión adecuadas para romper estas barreras organizacionales destructivas.

Las estructuras que te detienen

Me es difícil pensar en muchas organizaciones que no quieren ser más colaborativas, tener una visión alineada, comunicarse mejor o mejorar la confianza y la responsabilidad. No es necesario ser el CEO para comprender cómo todas esas cosas, cuando se ejecutan bien y están arraigadas en la cultura, conducen a increíbles retornos financieros. Sin embargo, muchas organizaciones luchan con sus sistemas y sus estructuras históricas, a veces no las reconocen, y no quieren alejarse de ellos temiendo la pérdida de control.

Es importante tener en cuenta que la mentalidad del silo no aparece accidentalmente ni es una coincidencia que la mayoría de las organizaciones luchen con guerras territoriales interdepartamentales. Debemos abordar el hecho de que los silos organizacionales también pueden ser el resultado de un equipo de liderazgo en conflicto, y ese conflicto se desata causando inquietud y los colaboradores tienen miedo de quedar en medio de este.

<<< Áreas más vinculadas: 8 maneras comprobables para lograrlo >>>

Muchos ejecutivos pueden analizar su organización y descartar las ineficiencias del departamento y la falta de soluciones interfuncionales debido a trabajadores inmaduros, falta de capacitación básica o simplemente la incapacidad para jugar bien entre ellos. Desafortunadamente, si bien estos comportamientos pueden ser el resultado de la mentalidad del silo; no suelen ser la causa raíz. Estas suposiciones en realidad conducirán a un daño a largo plazo para la organización en su conjunto al crear resentimiento y cinismo dentro de los equipos. Es responsabilidad del equipo de liderazgo reconocer esto y elevarse para crear soluciones efectivas a largo plazo que sean escalables, ejecutables y realistas.

Cómo tener éxito en entornos complejos

Las organizaciones que tendrán éxito en este entorno empresarial más volátil y complejo no solo deben desarrollar y comunicar regularmente una visión alineada, y la narrativa específica para respaldarla, sino también responder las preguntas:

"¿Qué comportamientos y mentalidades deben cambiar para lograr este objetivo?"

"¿Qué barreras se deben romper para lograr este esfuerzo de cambio?"

La construcción de relaciones más significativas fuera de los silos en los que las personas existen diluirá gradualmente la fuerza de esas barreras. Esto también mejora la confianza y la voluntad de compartir regularmente información importante. Todos están trabajando hacia un objetivo común y todos entienden sus roles en mover la empresa en esa dirección.

Aquí hay 5 pasos para alentar un frente unificado y abrir las líneas para comunicar una visión poderosa para el cambio:

No solo todos los colaboradores de la empresa necesitan remar en la misma dirección, sino que los equipos ejecutivos deben participar y estar a la vanguardia en la dirección del barco.

Es imperativo que el equipo de liderazgo acuerde una visión común y unificada para la organización. Debe haber un gran nivel de aceptación por parte de los ejecutivos y una comprensión central de las metas a largo plazo de la compañía, los objetivos del departamento y las iniciativas clave dentro del equipo de liderazgo antes de transmitirlo a los equipos. Un equipo de liderazgo unificado fomentará la confianza, creará poder y sacará a los gerentes de la mentalidad de "mi departamento" y de la mentalidad de "nuestra organización". Y los líderes deben ser consistentes con todos sus comportamientos primero antes de que otros los sigan.

Una vez que el equipo de liderazgo ha aceptado la visión unificada global de la organización, es importante que este equipo determine los problemas subyacentes que pueden estar causando el efecto dominó de los silos. Muchas veces se identifican múltiples metas y objetivos tácticos, pero depende del equipo de liderazgo permanecer en la tarea y definir el enfoque único y cualitativo que se comparte entre ellos como la máxima prioridad. Una vez que se ha identificado el "elefante en la sala", es importante que todos los ejecutivos y todos los miembros de la gerencia trabajen juntos para lograr ese objetivo común. También es imprescindible que todos los trabajadores conozcan este objetivo y comprendan cómo pueden tener un impacto individual.

Felicitaciones a los ejecutivos y equipos de gestión, si llegaron a este paso quiere decir que pudieron establecer con éxito un objetivo común unificado y comprender cómo se entrelazan las diversas partes de un todo. Se gana la mitad de la batalla. Los pasos finales para eliminar los silos cubren la ejecución e implementación. La motivación puede variar de un equipo a otro y, lo que es más importante, de un individuo a otro. Lo que realmente define a un gerente exitoso es uno que sea capaz de identificar qué componentes clave motivan a cada uno de sus empleados y cómo comunicarlo de manera efectiva a una amplia gama de audiencias. Una vez que se ha identificado el objetivo común, cada miembro del equipo de gestión debe incentivar a los trabajadores en consecuencia.

Al igual que cualquier objetivo establecido, es importante que una vez que se defina este objetivo, también se mida con precisión. El equipo de liderazgo debe establecer un marco de tiempo para completar la meta común, puntos de referencia para el éxito y delegar tareas y objetivos específicos a otros miembros del equipo y hasta las tropas de primera línea. El empoderamiento y la rendición de cuentas son clave.

No es raro que se necesite una gran cantidad de inercia para mantener el impulso. No olvidemos que los equipos prosperan con la rutina y el refuerzo constante. El trabajo en equipo y la cooperación constante deben estar presentes para que los 3 pasos anteriores funcionen correctamente.

La famosa cita de Francis Bacon "el conocimiento es poder" tiene un papel fundamental en las organizaciones modernas. Hay algunos factores clave en la creación de un equipo próspero y productivo; conocimiento, colaboración, creatividad y confianza. Sin estos cuatro factores básicos, cualquier equipo está destinado a fallar.

Para alentar a sus equipos a exhibir estos 4 rasgos, se recomienda que la administración permita y fomente la interacción entre departamentos. El intercambio de conocimientos y la colaboración que inevitablemente tendrá lugar entre los equipos no tiene precio. Para maximizar la colaboración, el conocimiento, la creatividad y la confianzca, se sugiere que la gerencia trabaje para reducir reuniones innecesarias largas y frecuentes, construya salas de reuniones pequeñas y accesibles, implemente un sistema de capacitación interdepartamental y fomente la retroalimentación constructiva de los departamentos externos.

<<< Procesos transversales: 5 claves para implementarlos con éxito >>>

Desglosar los silos no es una tarea fácil para ninguna organización, sin embargo, evitar estos problemas será más perjudicial para los empleados y, en última instancia, la capacidad general de unirse por cualquier esfuerzo de transformación. Los cinco pasos están diseñados para ayudar a facilitar una visión unificada y establecer pasos realistas para proporcionar a los miembros del equipo un propósito claro y medios para lograr el objetivo común final. No hay nada más poderoso en una organización que tener a todos los colaboradores remando ferozmente en la misma dirección.

Y de nuevo, estas visiones no tienen que ser demasiado complejas o ser un salto salvaje hacia la grandeza. Tienen que ser algo con lo que el equipo pueda conectarse, donde todos entiendan cómo hablar no solo para ganar, sino también para comportarse allí. Una visión claramente comunicada, un poco de reestructuración y cambio de mentalidad junto con consistencia y disciplina es la forma en que las mejores organizaciones prosperarán en el siglo XXI.